Assistant - Assistante d'Exploitation H/F

Sarreguemines-Emplois; Bitche; Sur place; EUR 18 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Sarreguemines-Emplois recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les dirigeants et le responsable d'exploitation dans l'organisation quotidienne et l'administration de sites. Vous rédigerez et mettrez en forme les courriers et mails, gérerez les documents, imprimerez et archiverez, tout en respectant les délais et en assurant le suivi des dossiers.

Une expérience en gestion administrative et une bonne maîtrise des outils bureautiques sont souhaitées; vous travaillerez sur les

Qualifications

• Rédiger et mettre en forme les courriers et mails du service.
• Préparer la documentation pour rendez-vous client.
• Suivre les dossiers et assurer l'archivage efficace.

Responsabilités

• Rédiger/mise en forme les courriers et mails du service.
• Editer et envoyer tout écrit à la demande du service.
• Gérer les documents et assurer l'archivage.

Connaissances

Rédaction courriers

Gestion des documents

Archivage et classement

Relation fournisseurs/clients

Respect des délais

Maîtrise bureautique

Formation

Employé qualifié

Description du poste

Assister les dirigeants de l'entreprise et le responsable d'exploitation dans l'organisation quotidienne de leurs activités, et dans l'administration de certains sites.COMPETENCES : - Rédiger / mettre en forme les courriers et mails du service,- Editer et envoyer tout écrit à la demande du service,- Rechercher et préparer la documentation pour l'encadrement en vue d'un rendez-vous client.- Imprimer, relier, découper et plastifier certains documents.- Respecter les délais et garantir l'enchainement des différentes étapes, de chaque dossier en cours, en relançant chaque acteur le moment venu,- Garantir le parfait archivage et le classement des dossiers traités ou en cours de traitement,- Régir les fournitures de bureau.

• - Rédiger / mettre en forme les courriers et mails du service,
• - Editer et envoyer tout écrit à la demande du service,
• - Rechercher et préparer la documentation pour l'encadrement en vue d'un rendez-vous client.
• - Imprimer, relier, découper et plastifier certains documents.
• - Respecter les délais et garantir l'enchainement des différentes étapes, de chaque dossier en cours, en relançant chaque acteur le moment venu,
• - Garantir le parfait archivage et le classement des dossiers traités ou en cours de traitement,
• - Régir les fournitures de bureau.

Assurer la relation directe avec certains fournisseurs et clients, avec l'accord du service. Garantir l'uniformité des moyens d'identification (produits / lieux.) sur les sites.Aide à l'administration de certains sites, essentiellement en assistance technique, après consultation des dirigeants :Opérations courantes de gestion, en autonomie :-

• - Etablir les devis de repas et les courriers pour les sites,
• - Saisir les menus établis.
• - Préparer les enquêtes de satisfaction.
• - Réaliser la consolidation des bordereaux de livraison afin d'obtenir l'accord de paiement des sites,
• - Enregistrer les bons de livraison,
• - En charge des feuilles de liaisons de chaque site tous les jours.
• - Tous les jeudis, remplir les chiffres sur le plan de production pour la semaine suivante.
• - Ventiler les comptes des clients, saisir les bons de livraison, éditer un listing pour contrôler toute inexactitude,
• - Fournir aux différents sites les bordereaux de factures consolidés des clients et traiter éventuellement les litiges.
• - Créer / Rassembler tous les supports de communication liés à l'ouverture d'un site (signalétique, zoning, affichage.).
• - Elaborer couramment les étiquettes et affiches prix pour les produits et les transmettre aux sites.
• - Être en charge des animations papiers, contractuelles hors animations annuelles (fin d'année, journée fériée, journée thématique.) avec la direction : recueillir les demandes clients, concevoir les animations papiers, envoyer les messages animations et, rappeler en temps voulu à l'encadrement l'organisation de ces animations pour se libérer.

Vous travaillerez le MARDI de 8h30 à 12h30, le JEUDI de 08h30 à 12h30 et 13h00 à 18h00 et le VENDREDI de 08h30 à 12h30 et de 13h00 à 16h00.

Experience: 1 An(s)Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documentsQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Restauration collective sous contrat

• Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations.
• Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.