ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DE CHANTIER F/H

ENERGIPOLE; Thoiry; Sur place; EUR 30 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

ENERGIPOLE recherche un responsable administratif sur le site de Thoiry pour assurer le bon fonctionnement des activités administratives liées à l'exploitation du chantier de méthanisation. Vous apportez organisation, rigueur et réactivité pour tenir ce rôle central et servir les équipes terrain et exploitation.

Vous assurez la gestion documentaire, le suivi des commandes, la conformité ICPE et la logistique des livraisons, tout en coordonnant les intervenants et en préparant les éléments

Qualifications

• BAC+2 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou équivalent.
• 2 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en environnement industriel, BTP ou chantier.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et traçabilité.

Responsabilités

• Rédaction, classement et archivage des documents administratifs.
• Suivi des dossiers fournisseurs, sous-traitants et prestataires.
• Gestion des courriers entrants et sortants.
• Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
• Passation et suivi des bons de commande.
• Rapprochement des factures et bons de livraison.
• Imputation analytique.
• Suivi des litiges fournisseurs.
• Appui administratif au suivi réglementaire ICPE.
• Gestion des documents de traçabilité (déchets, digestats, intrants).
• Archivage des rapports et comptes-rendus d'exploitation.
• Planification et coordination logistique des livraisons et interventions.
• Interface entre les équipes terrain, les prestataires et la direction.
• Accueil des intervenants sur site.
• Suivi des pointages et plannings d'équipe.
• Gestion des notes de frais.
• Préparation des éléments variables de paie.
• Appui au responsable d'exploitation dans les tâches administratives quotidiennes.

Connaissances

Bureautique

Rigueur

Gestion documentaire

Multi-dossiers

Autonomie

Sens du service

Formation

BAC+2 en gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Véritable pivot administratif du site, vous assurez le bon fonctionnement de l'ensemble des activités administratives liées à l'exploitation de notre chantier de méthanisation. Organisation, rigueur et réactivité sont vos meilleurs atouts pour tenir ce rôle central.

Gestion administrative & documentaire

Rédaction, classement et archivage des documents administratifs.

• Suivi des dossiers fournisseurs, sous-traitants et prestataires
• Gestion des courriers entrants et sortants
• Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi

Suivi des commandes & achats

Passation et suivi des bons de commande.

• Rapprochement des factures et bons de livraison
• Imputation analytique
• Suivi des litiges fournisseurs

Conformité & Traçabilité

Appui administratif au suivi réglementaire ICPE.

• Gestion des documents de traçabilité (déchets, digestats, intrants)
• Archivage des rapports et comptes-rendus d'exploitation

Logistique & Coordination

Planification et coordination logistique des livraisons et interventions.

• Interface entre les équipes terrain, les prestataires et la direction
• Accueil des intervenants sur site

Support RH & Exploitation

Suivi des pointages et plannings d'équipe.

• Gestion des notes de frais
• Préparation des éléments variables de paie
• Appui au responsable d'exploitation dans les tâches administratives quotidiennes

Profil Recherché

Formation

BAC+2 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou équivalent.

Expérience

2 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en environnement industriel, BTP ou chantier.

Compétences clés

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Rigueur dans le suivi documentaire & la traçabilité
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Sens du service, réactivité & gestion des priorités
• Aisance relationnelle avec les équipes terrain et prestataires
• Autonomie et force de proposition
• Discrétion & respect de la confidentialité
• Permis B souhaité