Assistant/Assistante d'exploitation (H/F)

Bassin de Pompey; Bitche; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Bassin de Pompey recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les dirigeants et le responsable d'exploitation dans l'organisation quotidienne et l'administration des sites du groupe.

Vous serez chargé(e) de rédiger courriers, gérer les documents, assurer l'archivage et coordonner les actions entre les sites, tout en veillant au respect des délais et au bon déroulement des dossiers.

Qualifications

• Compétences rédactionnelles et organisationnelles solides.
• Rigueur, respect des délais et sens du détail.
• Autonomie et capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Rédiger et mettre en forme les courriers et mails du service.
• Éditer et envoyer tout écrit à la demande du service.
• Rechercher et préparer la documentation pour les rendez-vous clients.
• Gérer l'impression, la reliure, la découpe et la plastification de documents.
• Assurer l'archivage et le classement des dossiers traités ou en cours.
• Gérer les fournitures de bureau et la relation avec fournisseurs et clients.
• Établir les devis et saisir les menus/etablir les enquêtes de satisfaction.
• Consolider les bordereaux de livraison et suivre les paiements.

Connaissances

Rédaction et mise en forme

Archivage et classement

Gestion des documents

Relance et coordination

Saisie et contrôle des livraisons

Relation fournisseurs/clients

Description du poste

Assister les dirigeants de l'entreprise et le responsable d'exploitation dans l'organisation quotidienne de leurs activités, et dans l'administration de certains sites.

COMPETENCES :

• Rédiger / mettre en forme les courriers et mails du service,
• Editer et envoyer tout écrit à la demande du service,
• Rechercher et préparer la documentation pour l'encadrement en vue d'un rendez-vous client.
• Imprimer, relier, découper et plastifier certains documents.
• Respecter les délais et garantir l'enchainement des différentes étapes, de chaque dossier en cours, en relançant chaque acteur le moment venu,
• Garantir le parfait archivage et le classement des dossiers traités ou en cours de traitement,
• Régir les fournitures de bureau.

Assurer la relation directe avec certains fournisseurs et clients, avec l'accord du service. Garantir l'uniformité des moyens d'identification (produits / lieux.) sur les sites.

Opérations courantes de gestion, en autonomie :

• Etablir les devis de repas et les courriers pour les sites,
• Saisir les menus établis.
• Préparer les enquêtes de satisfaction.
• Réaliser la consolidation des bordereaux de livraison afin d'obtenir l'accord de paiement des sites,
• Enregistrer les bons de livraison,
• En charge des feuilles de liaisons de chaque site tous les jours.
• Tous les jeudis, remplir les chiffres sur le plan de production pour la semaine suivante.
• Ventiler les comptes des clients, saisir les bons de livraison, éditer un listing pour contrôler toute inexactitude,
• Fournir aux différents sites les bordereaux de factures consolidés des clients et traiter éventuellement les litiges.
• Créer / Rassembler tous les supports de communication liés à l'ouverture d'un site (signalétique, zoning, affichage.).
• Elaborer couramment les étiquettes et affiches prix pour les produits et les transmettre aux sites.
• Être en charge des animations papiers, contractuelles hors animations annuelles (fin d'année, journée fériée, journée thématique.) avec la direction : recueillir les demandes clients, concevoir les animations papiers, envoyer les messages animations et, rappeler en temps voulu à l'encadrement l'organisation de ces animations pour se libérer.

Vous travaillerez le MARDI de 8h30 à 12h30, le JEUDI de 08h30 à 12h30 et 13h00 à 18h00 et le VENDREDI de 08h30 à 12h30 et de 13h00 à 16h00.