Assistant archiviste (H/F)

Cepid; Metz; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Le poste proposé au sein de Cepid concerne l'Archiviste OA en charge de la gestion du patrimoine des Ouvrages d'art (OA) et de l'archivage numérique et papier. Vous interviendrez sur le transfert d'archives entre services et sur la massification de la numérisation, avec une collaboration étroite avec le POA1 et les équipes OA.

Basé à Metz, vous assurerez le classement, la référence et le maintien de la qualité des documents techniques, procédures et notes, en veillant au respect des règles et

Qualifications

• Capacité à exécuter une mission d'archivage et à suivre procédures.
• Savoir-faire en informatique de base (LibreOffice, scan).
• Sens du service et rigueur dans la gestion documentaire.

Responsabilités

• Gérer le patrimoine OA et assister POA1 sur la gestion des archives.
• Transférer les archives vers le dossier centralisé d'archivage et préparer les commandes de numérisation.
• Identifier les propriétaires des archives gérées par des tiers et transférer celles-ci.
• Organiser l'archivage de la documentation technique papier et numériser les dossiers.
• Poursuivre le référencement des documents afin de créer une base de données numérique de consultation.

Connaissances

Archivage

Informatique basique

Rigueur

Résolution de problèmes

Relationnel

Outils

LibreOffice

Scanner

Description du poste

Le poste est à pourvoir à compter du 1er septembre .

Le SOA assure, pour le compte de la DIR Est, le pilotage de l'ensemble de l'activité « Ouvrages d'art » (1700 OA sur 10 départements : ponts, murs de soutènement, tunnels) de la DIR EST, soit des missions :

• de maîtrise d'œuvre études d'entretien ou de réparation d'OA, jusqu'aux travaux ;
• d'assistance technique au maître d'œuvre travaux SIR (notamment aide à VISA ou OPR) ;
• d'assistance et d'expertise pour le maître d'ouvrage SPR, et les Divisions d'Exploitation ;
• d'aide à la programmation du Contrat de Gestion volet OA ;
• de gestion du patrimoine ;
• de définition et de portage de politiques et d'animation technique générale au sein de la DIR dans le domaine OA.

Il est composé d'une unité de gestion du patrimoine OA (POA 1), de deux bureaux d'études de réparations (POA 2 et POA 3) et d'une unité d'externalisation de maîtrise d'œuvre (POA 4) créée en 2021.

Le SOA a récemment déménagé son site d'archives vers l'ouest de Metz. Ce déménagement a permis d'identifier un grand nombre de dossiers d'OA appartenant à d'autres gestionnaires (collectivités). Le service souhaite donc transférer ces archives vers leurs différents propriétaires.

Le SOA vient aussi de démarrer une démarche de numérisation en masse d'archives d'OA. Cette numérisation concerne à la fois les données de construction (sous-dossiers 1 et 2) et les données de la vie courante des ouvrages (sous-dossier 3). Ces archives sont largement restées en format papier depuis la création des DIRs. Un accès rapide et centralisé est devenu nécessaire.

Missions (raison d'être du poste)

- Gérer le patrimoine OA : être en appui des agents POA1 sur la mission de gestion du patrimoine OA et plus spécifiquement sur le volet gestion des archives OA.

Missions spécifiques

• Appuyer le POA1 sur la gestion des archives de conception, construction et gestion OA (sous-dossiers 1 et 2).
• Cet appui porte premièrement, sur la poursuite du transfert d'archives numériques stockées sur différents dossiers de Services (SOA et SIR) vers notre dossier centralisé d'archivage. L'appui porte deuxièmement, sur la préparation de commandes de numérisation en masse à un prestataire extérieur.
• Appuyer le POA1 sur le transfert d'archives de gestionnaires tiers.
• Le SOA dispose d'un certain nombre d'archives d'ouvrages dont il n'a pas la gestion (collectivités). Il s'agira d'identifier les propriétaires de celles-ci et de les transférer.
• Organiser un système d'archivage de la documentation technique papier du SOA.
• Le SOA dispose d'une documentation en version papier sur les OA (procédures, formations, notes techniques...). Cette documentation n'est actuellement que partiellement référencée ou organisée. Il s'agira de poursuivre le référencement de ces documents afin d'acquérir une base de données numérique de consultation.

Liaison Hiérarchique

• Positionnement dans la structure : Sous l'autorité du chef de pôle et de son adjoint. En étroite collaboration avec l'agent en charge des archives.

Relations internes et externes

• En interne DIR : relations avec l'ensemble des agents du POA1 et dans une moindre mesure avec les agents du service OA.
• En externe DIR : relations possibles avec le CEREMA, les CD 52, 57 et 70, ainsi que certaines entreprises titulaires de nos marchés.

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire

• Garantie de la qualité technique d'archivage.
• Force de proposition en matière de gestion des archives.

Compétences techniques

• Capacité à exécuter une mission d'archivage.
• Compétences de base en informatique (utilisation de Libre Office, d'un scanner.).

Compétences relationnelles

• Capacité à résoudre des problèmes.
• Sens des relations humaines et de l'organisation.
• Sens du service- Faire preuve de rigueur et de précision Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Avoir le sens du service Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
• Etre force de proposition Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
• Traiter des archives6 Mois - Sur poste archiviste si pas diplome