Assistant Administratif - Secrétariat & Dématérialisation

Cyrillus; Neuilly-sur-Seine; Sur place; EUR 25 000 - 33 000; Plein temps

Résumé du poste

Cyrillus, au sein de la Direction Déléguée Bâtiments et Logistique, recherche une personne pour assurer le secrétariat courant et le suivi administratif.

Vous accueillerez la direction, gérerez les courriers, suivrez les factures et litiges, préparerez les certificats et les comptes-rendus, et participerez à la dématérialisation via XBus et e-temptation dans un cadre structuré et multi‑services.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique de la direction.
• Enregistrement des courriers entrants et sortants et redistribution des courriers.
• Relances fournisseurs sur la facturation et litiges avec les entreprises (rédaction, envoi, suivi et classement).
• Contrôle des pièces de déclaration de sous-traitance, préparation du courrier d’agrément, envoi et classement.
• Préparation des certificats de libération des retenues de garantie, envoi et classement.
• Courriers du service parkings : contrôle des contrats, mise en signature et classement.
• Rédaction des comptes-rendus de réunion et de chantier, pour le service administratif et juridique.
• Participation à la dématérialisation des courriers sur l’outil XBus.
• Préparation du planning des congés et saisie dans le logiciel e-temptation, etats des heures supplémentaires et archivage.
• Réapprovisionnement en fournitures et consommables pour la direction.

Description du poste

Cyrillus, au sein de la Direction Déléguée Bâtiments et Logistique, recherche une personne pour assurer le secrétariat courant et le suivi administratif.

Vous accueillerez la direction, gérerez les courriers, suivrez les factures et litiges, préparerez les certificats et les comptes-rendus, et participerez à la dématérialisation via XBus et e-temptation dans un cadre structuré et multi‑services.