Assistant(e) Secrétariat Polyvalent | Gestion & Planning

CENTRE DE LA FORMATION ET DU DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES; Île-de-France; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Centre de la Formation et du Développement des Compétences recherche une assistante ou un assistant administratif pour soutenir le fonctionnement du département. Vous gérerez les appels, les rendez-vous, le courrier, l'archivage et la diffusion de documents.

Vous assurerez l'organisation des réunions et le suivi des formations dispensées par le département au sein des établissements. Vous serez responsable de l'agenda du Chef de Département et de l'adjoint, tout en collaborant avec le cabinet

Responsabilités

• Gestion des appels téléphoniques (une chef de département, une adjointe à la chef de départements, six juristes et un coordinateur laïcité et culte)
• Demandes d'observations aux hôpitaux et transmission des jugements
• Prises de rendez-vous
• Frappe de courrier et envoi
• Répartition du courrier
• Organisation des réunions
• Ouverture de dossiers
• Scan et copies
• Archivage
• Commande de fournitures
• Diffusion de documents
• Enregistrements informatiques des dossiers sur le logiciel CICERON ou SharePoint (formation prévue)
• Organisation du planning des congés du Département
• Gestion de l'agenda du Chef de Département et adjoint au Chef de Département
• Elaboration et suivi du tableau des formations dispensées par le Département au sein des établissements de l'AP-HP
• Gestion des dossiers RPVPC en lien avec le cabinet d'avocat, transmission des dossiers, relances
• Appui auprès des hôpitaux pour la gestion des dossiers en lien avec le cabinet d'avocat
• Transfert des nouveaux dossiers au cabinet
• Traitement des demandes de statistiques pour le département
• Gestion des tableaux de suivi des dossiers
• Responsable/référente Intranet pour le département

Description du poste

Centre de la Formation et du Développement des Compétences recherche une assistante ou un assistant administratif pour soutenir le fonctionnement du département. Vous gérerez les appels, les rendez-vous, le courrier, l'archivage et la diffusion de documents.

Vous assurerez l'organisation des réunions et le suivi des formations dispensées par le département au sein des établissements. Vous serez responsable de l'agenda du Chef de Département et de l'adjoint, tout en collaborant avec le cabinet