Assistant administratif H/F

M2i Formation Diplômante; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de formation à Paris recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour gérer les dossiers de formation et assurer leur conformité avant facturation. Le candidat idéal a un Bac +2, une première expérience en administration ou facturation, et maîtrise les outils informatiques. Des compétences relationnelles et une grande rigueur sont exigées. Le poste propose des avantages tels que le télétravail et le remboursement des transports.

Prestations

Mutuelle

Remboursement des transports à hauteur de 50%

Télétravail 1J/semaine

Carte restaurant

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire en facturation ou en administration des ventes.
• Une expérience dans le secteur de la formation professionnelle est appréciée.
• Maîtrise des outils informatiques.

Responsabilités

• Gérer les dossiers de formation présentiels et à distance.
• Préparer et valider les dossiers pour facturation.
• Assurer le suivi administratif du service.

Connaissances

Rigueur

Capacités relationnelles

Sens du service

Flexibilité

Réactivité

Formation

Bac +2 en gestion administrative

Outils

Pack office

Outils de gestion

Teams

Description du poste

Nous recherchons pour notre agence du 15ème notre futur(e) Assistant(e) administratif(ve) donc le rôle principal sera la livraison administrative des dossiers de formation et la garantie de leur conformité avant facturation.

Rattaché(e) à la directrice des opérations, vos missions seront les suivantes :

Gestion et suivi des livraisons de dossiers

• Gérer les dossiers de formation présentiels (Paris) et à distance (National)
• Préparer les dossiers « prêts à facturer » avec leurs feuilles d’émargements
• Suivre et contrôler les Feuilles d'émargements dans M2i Sign
• Répondre aux partenaires/Sous-traitants (achats de siège) concernant les réclamations ou de demandes de présence

Validation et livraison administrative

• Valider manuellement les feuilles d’émargement dès leur complétude
• Effectuer la livraison finale du dossier et donner le feu vert pour la facturation.
• Accéder à la commande associées dans l’outil de gestion pour renseigner la date comptable et la date de livraison et passer en statut expédié/Livré

Facturation

• S’assurer que toutes les livraisons sont validées et conformes avant émission des factures
• Réaliser la facturation en cycles courts

Gestion quotidienne et support administratif

• Gérer le quotidien administratif du service : suivi des livraisons, relances, archivage et communication avec les partenaires internes/externes
• Maintenir un tableau de suivi des dossiers livrés et facturés
• Contribuer à l’amélioration continue des process administratifs et de facturation

De formation supérieure Bac +2 en gestion administrative, vous disposez d'une première expérience sur un poste similaire, en facturation ou en administration des ventes. Une expérience dans le secteur de la formation professionnelle serait appréciée pour mener à bien vos missions.

Vous maitrisez les différents logiciels informatiques (Outils de gestion, Pack office, Teams).

Une grande rigueur est demandée dans le suivi administratif des dossiers.

Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités relationnelles et votre sens du service.

Vous savez travailler dans un environnement flexible et polyvalent, car nos métiers évoluent constamment. La réactivité est primordiale pour faciliter la facturation.

Avantages

• Mutuelle
• Remboursement des transports à hauteur de 50%
• Télétravail 1J/semaine
• Carte restaurant

Processus

• 1 entretien avec la recruteuse, 1 test de personnalité
• 1 entretien avec la manager des opérations

Né du rapprochement entre M2i Formation et Abilways, SKOLAE Formation est le premier multi-spécialiste de la formation professionnelle en France. Notre mission : accompagner les entreprises et les individus dans l’acquisition des compétences qui façonnent le monde du travail d’aujourd’hui et de demain.

Avec 8 marques expertes (M2I, EFE, CFPJ, YESNYOU, ACP, ISM, PYRAMYD et NEMETRA), nous couvrons toutes les compétences clés : IA & IT, management, soft skills, droit, finance, communication, design, marketing, achats, RSE, et langues.

Quelques chiffres qui parlent d’eux-mêmes

• 3 000 formations certifiantes et diplômantes
• 150 000 apprenants formés chaque année
• 40 centres de formation en France + un écosystème digital puissant (classes virtuelles, blended learning)
• Des labels de qualité reconnus (Qualiopi, ICDL, TOSA, PMP®, ITIL®, Microsoft®…)

Pourquoi nous rejoindre ?

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Chez SKOLAE Formation, vous trouverez bien plus qu’un poste : vous contribuerez à transformer les compétences et à façonner l’avenir du travail.