Assistant Administratif H / F

Mon Campus; Le Crès; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre de formation en Occitanie recherche une assistante administrative pour assurer la gestion et le suivi des opérations liées aux apprentis et aux entreprises partenaires. Les responsabilités incluent la gestion des communications, le montage des contrats d'apprentissage et le suivi de la qualité et de la conformité. Le candidat idéal aura une formation administrative et des compétences en communication efficaces.

Qualifications

• Expérience préalable en gestion administrative est préférable.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.
• Connaissance des réglementations liées à l'apprentissage.

Responsabilités

• Gérer les communications et l'accueil des interlocuteurs.
• Monter et suivre les contrats d'apprentissage.
• Assurer le lien avec les entreprises et suivre les contrats.
• Contribuer à l'élaboration des plannings.
• Participer à la vérification de la qualité et conformité.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation

Formation

Diplôme dans un domaine administratif

Description du poste

L'assistante administrative assure la gestion et le suivi administratif des apprentis, des entreprises partenaires et des formations. Elle a un rôle central dans le montage des contrats d'apprentissage et conventions, le suivi administratif en entreprise au sein du CFA.

Domaines d'intervention :

1. Accueil et gestion des communications

• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels entrants.
• Accueillir, orienter et renseigner les différents interlocuteurs (entreprises, apprenants, formateurs, partenaires).
• Assurer un relais d'information efficace entre les différents services.

2. Montage des contrats et conventions

• Élaborer et renseigner les contrats d'apprentissage (CERFA).
• Vérifier la conformité des informations avec les entreprises et les apprentis.
• Établir et suivre les conventions de formation entre le CFA, l'apprenti et l'entreprise.
• Assurer la transmission des contrats aux OPCO et organismes compétents.
• Suivre les retours, corrections éventuelles et valider la prise en charge.

3. Suivi en entreprise

• Assurer le lien administratif entre le CFA et les entreprises partenaires.
• Suivre l'évolution des contrats (avenants, ruptures, prolongations).
• Accompagner les entreprises dans leurs démarches administratives liées aux apprentis.
• Centraliser et traiter les informations relatives à la présence et à l'évaluation des apprentis en entreprise.

4. Appui à la direction

Participer à l'élaboration des plannings et des outils de pilotage.

Monter les contrats de partenariats pour nos conseillers indépendants.

Contribuer à la rédaction de tableaux de bord, bilans et rapports d'activité.

Assister le directeur dans la gestion quotidienne de l'établissement.

5. Coordination avec le conseiller en formation

Collaborer avec les conseiller en formation pour assurer la continuité entre le placement des candidats et la signature des contrats.

Échanger les informations nécessaires au suivi des apprentis.

6. Suivi qualité et conformité

• Veiller au respect des obligations légales et réglementaires liées à l'apprentissage.
• Participer au suivi des indicateurs qualité (Qualiopi, évaluations, taux de réussite).
• Préparer les audits internes / externes en rassemblant les pièces justificatives.

7. Suivi financier complémentaire

• Assurer le suivi des prises en charge OPCO et autres financements (subventions, aides).
• Vérifier la concordance entre les conventions, contrats et facturations.
• Tenir à jour des tableaux de suivi budgétaires.