Assistant administratif H/F

COPAS MPA; Guilherand-Granges; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

COPAS MPA recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) SAV pour soutenir l’équipe dans le traitement et le suivi administratif des demandes clients, avec une interface de premier niveau entre les clients, les techniciens et les services internes.

Vous travaillerez en lien étroit avec l’assistante administrative et coordination SAV, les responsables d’agence et les techniciens pour assurer l’enregistrement, le suivi, les relances et la facturation, afin de garantir une relation client fluide et

Responsibilities

• Réceptionner les demandes d’intervention et assurer leur enregistrement et suivi administratif.
• Enregistrer les demandes dans les outils de gestion et garantir leur traçabilité.
• Assurer la relation client par téléphone et mail et informer sur l’avancement.
• Relancer les règlements et préparer les pièces pour la facturation.

Job description

Votre rôle :

Venir en appui de l’équipe dans le traitement et le suivi administratif de l’activité SAV, en assurant une interface de 1er niveau entre les clients, les techniciens et les équipes internes.

Au quotidien, vous:

• contribuez à la fluidité du traitement administratif des demandes,
• garantissez leur traçabilité et leur suivi,
• participez au suivi des éléments nécessaires à la facturation et à la relation client.

Ce que l’on attend de vous ?

En lien étroit avec l’Assistante administrative et coordination SAV, les responsables d’agence et les techniciens, vous contribuez à la bonne prise en charge des demandes clients et à leur suivi administratif.

Vos missions s’articulent autour de 4 axes principaux:

1. Gestion et suivi des demandes d’intervention

Vous réceptionnez les demandes d’intervention transmises par mail, téléphone ou via les plateformes clients, puis vous en assurez l’enregistrement et le suivi administratif.

Vous veillez notamment à :

• accuser réception des demandes selon les procédures propres à chaque client,
• enregistrer les demandes dans les outils de gestion,
• identifier le bon circuit de traitement et transmettre les informations aux interlocuteurs internes concernés,
• assurer la traçabilité des demandes jusqu’à leur clôture,
• veiller à la bonne remontée des rapports d’intervention dans les délais attendus.

2. Suivi spécifique des demandes hospitalières

Vous prenez en charge le suivi administratif de certaines demandes d’intervention liées à nos clients hospitaliers, nécessitant une traçabilité renforcée.

À ce titre, vous :

• enregistrez les demandes et les rapports associés dans les outils de suivi,
• contrôlez le respect des délais de remontée des rapports,
• contactez les techniciens lorsque cela est nécessaire pour assurer le bon suivi des demandes,
• tenez à jour les tableaux et fichiers de suivi,
• récupérez, reportez et classez les informations nécessaires à la traçabilité attendue par le client,
• préparez les éléments nécessaires à la facturation spécifique de ce périmètre lorsqu’elle s’applique.

3. Relation client et suivi des sollicitations

Vous constituez un premier point de contact pour nos clients, par téléphone et par mail.

Vous assurez :

• l’accueil téléphonique et le traitement des mails du service,
• les premières réponses aux demandes de suivi, relances ou réclamations,
• l’information des clients sur l’avancement administratif de leur dossier,
• la transmission aux responsables concernés des situations nécessitant une décision ou un arbitrage.

Vous veillez à maintenir une communication claire, professionnelle et adaptée, y compris lorsque la situation nécessite davantage de pédagogie ou de diplomatie.

4. Relances administratives et suivi des règlements

Vous contribuez également au suivi administratif des dossiers en réalisant les relances nécessaires par mail ou téléphone, notamment pour permettre leur mise en facturation.

Vous participez au suivi des règlements clients en :

• identifiant les règlements en retard à partir des éléments disponibles ;
• réalisant les relances clients ;
• assurant le suivi des réponses obtenues ;
• identifiant les éventuels blocages administratifs ou litiges ;
• transmettant les situations complexes aux interlocuteurs internes concernés.

À travers ces différentes missions, vous contribuez directement à la qualité du suivi administratif et de la relation client.