Assistant administratif comptable et commercial (F/H)

Villas Ginkgos; Challans; In loco; EUR 19.000 - 24.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Villas Ginkgos recherche un(e) collaborateur.trice polyvalent(e) pour assurer l'accueil et l'accompagnement des habitants de la résidence, ainsi que le soutien administratif et commercial. Au cœur de l'équipe, vous gérez l'accueil physique et téléphonique, préparez les documents administratifs, suivez les contrats et les factures, et contribuez au développement commercial de la résidence.

Le poste implique une collaboration avec la Responsable et l'Adjoint et demande sens du service, rigueur et

Competenze

• Maîtrise des tâches d'accueil et de relation avec les habitants et leurs familles.
• Gestion des dossiers administratifs, rédaction de documents et états des lieux.
• Facturation mensuelle et suivi des encaissements, y compris TVA.
• Développement et suivi des demandes commerciales et rendez-vous clients.

Mansioni

• Niveau accueil: accueil physique et téléphonique, orientation des habitants et intervenants.
• Gestion administrative: constitution et suivi des dossiers, rédaction des contrats et documents.
• Comptabilité et facturation: préparation et envoi des factures via Sage X3, suivi des paiements.
• Développement commercial: gestion des demandes et relances téléphoniques, organisation des rendez-vous.

Conoscenze

Accueil et relation clientèle

Gestion administrative

Comptabilité et facturation

Gestion des dossiers habitants

Développement commercial

Strumenti

Sage X3

Descrizione del lavoro

Votre mission

Véritable relais de la Responsable et du Responsable Adjoint de la résidence, vous occupez une fonction clé au carrefour de l'accueil, de l'administration, de la comptabilité et de la relation commerciale.

Accueil et accompagnement des habitants

• Accueillir, renseigner et accompagner les habitants, leurs familles et les intervenants extérieurs.
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité.
• Participer à la création d'une atmosphère chaleureuse et bienveillante au sein de la résidence.

Gestion administrative

• Constituer et suivre les dossiers des habitants.
• Rédiger les contrats, devis et documents administratifs liés au parcours de l'habitant.
• Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie.
• Assurer les travaux de secrétariat : courriers, affichages, communication interne, diffusion de documents.
• Gérer le courrier et veiller à la mise à jour des outils de gestion de la résidence.

Comptabilité et facturation

• Préparer la facturation mensuelle des résidents.
• Établir les factures via le logiciel Sage X3 (formation assurée si nécessaire).
• Suivre les encaissements et les relances clients.
• Assurer la gestion comptable courante de la résidence, y compris le suivi de la TVA.

Développement commercial

• Participer à la gestion des demandes de renseignements.
• Organiser les rendez-vous commerciaux.
• Effectuer les relances téléphoniques et assurer un suivi personnalisé des contacts.