Assistant administratif comptable et commercial (F/H)

Résidence Seniors Villas Ginkgos \"Les Oliviers\"; Toulouse; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

La Résidence Seniors Villas Ginkgos «Les Oliviers» recherche une personne polyvalente pour assurer l’accueil, l’administration et la relation avec les habitants. Vous accompagnerez les familles et les intervenants, gérerez les dossiers, les contrats et la facturation dans un cadre résidentiel.

Vous interviendrez dans la tenue des états des lieux et le secrétariat quotidien. Le poste implique le traitement du courrier, la communication interne et le suivi commercial des demandes de renseignements

Qualifications

• Gestion des dossiers des habitants et documents administratifs.
• Rédaction de contrats et de documents administratifs liés au parcours de l’habitant.
• Gestion de la facturation et du suivi des encaissements.

Responsabilités

• Accueillir, renseigner et accompagner les habitants, leurs familles et les intervenants extérieurs.
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité.
• Constituer et suivre les dossiers des habitants.
• Rédiger les contrats, devis et documents administratifs liés au parcours de l’habitant.
• Réaliser les états des lieux d’entrée et de sortie.
• Gérer le courrier et la diffusion de documents.
• Préparer la facturation mensuelle des résidents et suivre les encaissements.
• Effectuer les relances clients et la gestion comptable courante de la résidence.

Connaissances

Accueil et relation client

Gestion administrative

Comptabilité et facturation

Sage X3

Outils

Sage X3

Description du poste

Votre mission

Véritable relais de la Responsable et du Responsable Adjoint de la résidence, vous occupez une fonction clé au carrefour de l'accueil, de l'administration, de la comptabilité et de la relation commerciale.

Accueil et accompagnement des habitants

• Accueillir, renseigner et accompagner les habitants, leurs familles et les intervenants extérieurs.
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité.
• Participer à la création d'une atmosphère chaleureuse et bienveillante au sein de la résidence.

Gestion administrative

• Constituer et suivre les dossiers des habitants.
• Rédiger les contrats, devis et documents administratifs liés au parcours de l'habitant.
• Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie.
• Assurer les travaux de secrétariat : courriers, affichages, communication interne, diffusion de documents.
• Gérer le courrier et veiller à la mise à jour des outils de gestion de la résidence.

Comptabilité et facturation

• Préparer la facturation mensuelle des résidents.
• Établir les factures via le logiciel Sage X3 (formation assurée si nécessaire).
• Suivre les encaissements et les relances clients.
• Assurer la gestion comptable courante de la résidence, y compris le suivi de la TVA.

Développement commercial

• Participer à la gestion des demandes de renseignements.
• Organiser les rendez-vous commerciaux.
• Effectuer les relances téléphoniques et assurer un suivi personnalisé des contacts.