Assistant administratif comptable et commercial (F/H)

Villas Ginkgos; Toulouse; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Villas Ginkgos recherche un poste polyvalent en accueil et administration à Toulouse. Vous assurez l'accueil des habitants et des visiteurs, la gestion administrative et la comptabilité, avec un rôle clé dans le développement commercial et la relation Clients.

Le poste implique la rédaction de documents, le suivi des dossiers et la coordination entre les services, dans un cadre orienté service et qualité de vie des résidents.

Qualifications

• Constituer et suivre les dossiers des habitants.
• Rédiger les contrats, devis et documents administratifs liés au parcours de l'habitant.
• Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie.
• Gérer le courrier et la diffusion de documents.
• Suivre les encaissements et la facturation.

Responsabilités

• Accueillir, renseigner et accompagner habitants et intervenants extérieurs.
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité.
• Assurer les travaux de secrétariat et la communication interne.
• Effectuer la gestion comptable courante et le suivi TVA.
• Organiser les rendez-vous et le suivi commercial.

Connaissances

Accueil et relation client

Renseignement et orientation

Gestion administrative

Secrétariat

Relation commerciale

Comptabilité

Outils

Sage X3

Description du poste

Votre mission

Véritable relais de la Responsable et du Responsable Adjoint de la résidence, vous occupez une fonction clé au carrefour de l'accueil, de l'administration, de la comptabilité et de la relation commerciale.

Accueil et accompagnement des habitants

• Accueillir, renseigner et accompagner les habitants, leurs familles et les intervenants extérieurs.
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité.
• Participer à la création d'une atmosphère chaleureuse et bienveillante au sein de la résidence.

Gestion administrative

• Constituer et suivre les dossiers des habitants.
• Rédiger les contrats, devis et documents administratifs liés au parcours de l'habitant.
• Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie.
• Assurer les travaux de secrétariat : courriers, affichages, communication interne, diffusion de documents.
• Gérer le courrier et veiller à la mise à jour des outils de gestion de la résidence.

Comptabilité et facturation

• Préparer la facturation mensuelle des résidents.
• Établir les factures via le logiciel Sage X3 (formation assurée si nécessaire).
• Suivre les encaissements et les relances clients.
• Assurer la gestion comptable courante de la résidence, y compris le suivi de la TVA.

Développement commercial

• Participer à la gestion des demandes de renseignements.
• Organiser les rendez-vous commerciaux.
• Effectuer les relances téléphoniques et assurer un suivi personnalisé des contacts.