Agent de Secretariat H/F

Ministère des armées - Civils de la Défense; Rennes; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Le poste est affecté à la section management de l'information du Commandement de la DANZ Ouest. Vous assistez aux réunions de commandement, organisez les activités de la direction et gérez les appels téléphoniques.

Vous tenez à jour les agendas et les pièces permanentes, veillez à l’archivage, et traitez les demandes via SILLAGE et CHORUS DT. Compétences fortes en gestion et travail en équipe attendues.

Qualifications

• Expérience en service courrier ou gestion administrative
• Connaissance de la chaîne CND et de ses procédures
• Maîtrise CORAIL et des outils SI MUSE, CHORUS DTm, EUREKA
• Esprit d''initiative, qualités relationnelles, travail en équipe et rigueur

Responsibilities

• Assister aux réunions de commandement et organiser les activitésdirectionnelles
• Gérer les agendas du directeur et du directeur adjoint
• Maintenir à jour les pièces permanentes et archiver
• Suivre les demandes de prestations via SILLAGE (véhicule, fournitures, restauration, salles)
• Attribuer et ventiler le courrier sur COR@IL et version papier
• Commander et gérer le stock de fournitures via UGAP et DEFENSE BUREAU
• Émettre et recevoir des messages sur le SI MUSE
• Traiter les dossiers de frais de déplacements via CHORUS DT
• Participer à l''organisation des activités de cohésion
• Réaliser divers travaux de reproduction

Skills

Gestion administrative

Sens de l'organisation

Esprit d'équipe

Rigueur

Initiative

Tools

CORAIL SI MUSE

CHORUS DTm

EUREKA

Job description

Détail du poste

Affecté à la section management de l'information du Commandement de la DANZ Ouest, et placé sous l'autorité de l'Officier supérieur adjoint, vous :

• Assisterez aux réunions de commandement, planifiez et organisez des activités de la direction, réceptionnez et orientez des appels téléphoniques ;
• Gérerez les agendas du directeur et du directeur adjoint ;
• Tiendrez à jour les pièces permanentes (adresses, consignes, délégation de signature...) et veillez à son archivage ;
• Réaliserez et suivrez l'avancée des demandes de prestations de soutien via SILLAGE (demande de véhicule, commande de fournitures, restauration, réservation de salles de réunion) ;
• Attribuerez et ventilerez le courrier arrivée et départ sur COR@IL et en version papier ;
• Commanderez et gérerez le stock de fournitures de bureau pour le commandement de la DANZ Ouest au moyen d'une carte achat niveau 3 sur le marché UGAP et DEFENSE BUREAU ;
• Emettrez et recevrez des messages sur le Système d'information (SI) MUSE ;
• Traiterez dans leur totalité les dossiers de frais de déplacements via CHORUS DT ;
• Participerez à l'organisation des activités de cohésion mises en oeuvre par la Direction ;
• Réaliserez divers travaux de reproduction.

Le profil recherché

Vous détenez une expérience dans un service courrier ou de gestion administrative et avez une connaissance de la chaine CND et de ses procédures. Vous maîtrisez les différents outils tel que CORAIL - Système d'information (SI) MUSE, CHORUS DTm, EUREKA. Votre esprit d'initiative, vos qualités relationnelles et votre sens du travail en équipe ainsi que votre rigueur sont indispensables à l'exercice de ces missions.