AGENT DE SECRETARIAT

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Cuers; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

La cellule secrétariat du DED, au sein des Civils de la Défense, assure l’enregistrement des courriers, la gestion téléphonique et l’archivage, tout en assurant le soutien administratif au DED et au DMR.

Le poste requiert expérience en secrétariat, maîtrise Word/Excel/Outlook, sens de l’organisation, discrétion et capacité à travailler en équipe dans un environnement administratif.

Qualifications

• Organisation et methode exigées pour gérer le flux de courriers et dossiers.
• Maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel et Outlook.
• Adaptabilité pour traiter des demandes variées et sensibles.
• Savoir travailler en équipe tout en respectant la confidentialité.

Responsibilities

• Enregistrer les courriers entrants et sortants.
• Assurer la correspondance téléphonique et la gestion des appels.
• Gérer les fournitures de bureau et les commandes.
• Établir les ordres de missions et codifier les factures fournisseurs.
• Soutenir les agents du DED et du département Comptabilités.
• Réaliser la mise en forme des notes, réserver les salles et archiver les documents.
• Être correspondant Santé et Sécurité au Travail et Environnement en lien avec le DMR.

Skills

Organisation et méthode

Adaptabilité

Travail en équipe

Confidentialité et discrétion

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Vos missions en quelques mots

Au sein du DED, la cellule secrétariat assure notamment l’enregistrement des courriers entrants et sortants, assure la correspondance téléphonique, gère la gestion des fournitures de bureau, établit les ordres de missions de la SDAF, Codifie (trigramme) les factures déposées par les fournisseurs, assure le soutien aux agents du DED et du département des Comptabilités et traite les demandes diverses (mise en forme des notes, réserver les salles de réunions, établir les avis de visites, effectuer le classement et l’archivage). L’agent de secrétariat a le rôle de Correspondant de Santé et Sécurité au Travail et Environnement en liaison avec le département maîtrise des risques (DMR).

Profil recherché

Bénéficiant d’une première expérience en secrétariat, le candidat dispose des compétencessuivantes : organisation et methode, maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook),adaptabilité, savoir travailler en équipe, confidentialité et discrétion professionnelle.