Un(e) Secrétaire de Direction

ALEFPA; Valenciennes, Douchy-les-Mines; Remote; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

ALEFPA recrute pour renforcer le Service d’Accueil et d’Education. Vous assurez la gestion administrative du personnel et le secrétariat au sein du Service d’Accueil de Jour Educatif - SAJE.

Diplôme de niveau 5 (BTS Assistant(e) de Direction) et permis B requis; connaissance du secteur médico-social serait un plus. Travail en équipe pluridisciplinaire et rigueur attendus.

Qualifications

• Diplôme de niveau 5 (BTS Assistant(e) de Direction).
• Expérience souhaitée; connaissance du secteur médico-social serait un plus.
• Permis B exigé (déplacements fréquents).
• Maîtrise de Word et Excel; connaissance du logiciel CEGI appréciée.

Responsibilities

• La gestion administrative du personnel: constitution, suivi et archivage des dossiers; rédaction des contrats et avenants; saisie des éléments variables de paie et absences; gestion des congés et formations.
• La gestion du secrétariat: accueil téléphonique et courriers; suivi administratif des usagers; mise à jour des dossiers et liaison avec partenaires.
• Mise à jour de tableaux et rédaction/mise en forme des documents du service; classement et archivage des dossiers.

Education

BTS Assistant(e) de Direction

Tools

Word

Excel

CEGI

Job description

Placé(e) sous l’autorité de la Directrice d’établissement, et en lien fonctionnel avec les chef(fe)s de services, vous effectuez :

La gestion administrative du personnel :

• Constitution, suivi et archivage des dossiers du personnel
• Rédaction des contrats de travail et avenants aux contrats de travail
• Recueil et saisie des éléments variables de paie et des absences
• Gestion des personnels (annualisation, congés, absences, formations…)

La gestion du secrétariat :

• Assurer les tâches de secrétariat (courriers, accueil téléphonique, tenue des dossiers…)
• Assurer le suivi administratif des usagers
• Mettre à jour le dossier des usagers (bilans et écrits professionnels)
• Assurer la liaison entre le service, la famille, les différents partenaires impliqués dans les prises en charge et les interlocuteurs administratifs
• Mise à jour de différents tableaux
• Rédiger et mettre en forme les documents et informations nécessaires au service
• Réaliser des tâches de classement, d’archivage

Exigences

• Diplôme de niveau 5 (BTS Assistant(e) de Direction)
• Expérience souhaitée, une connaissance du secteur médico-social serait un plus
• Permis B exigé (déplacements fréquents dans les différents établissements)
• Très bonne maîtrise de l’outil informatique notamment Word et Excel. La connaissance du logiciel CEGI serait un plus
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Dynamisme, force de proposition, prise d'initiatives, polyvalence, discrétion et rigueur

Vous êtes autonome dans la mise en œuvre de vos missions au quotidien et rendez compte de vos activités

STAR (Service Temporaire d’Accueil et de Répit)

Poste à pourvoir À pourvoir dès que possible

Service d'Accueil de Jour Educatif - SAJE