SECRETAIRE ASSISTANT DMD DU TARN

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Toulouse; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un secrétaire assistant expérimenté pour assurer le secrétariat et suppléance informatique au sein de la DMD dans le Tarn. Vous gérerez le courrier, les budgets, ainsi que les relations avec les services internes et externes.

Profil requis: expérience significative en secrétariat, connaissance des ressources humaines pour les réservistes, habilitation secret défense et sens de la discrétion.

Qualifications

• Avoir tenu un secrétariat et posséder une forte expérience dans ce domaine.
• Bonnes connaissances militaires générales des personnels et de l’informatique.
• Habilitation secret défense et formation à la sécurité des systèmes d’information.

Responsibilities

• Assurer l’ensemble des fonctions d’administration et le secrétariat de la délégation militaire départementale.
• Rédiger les correspondances, les comptes rendus et bilans périodiques.
• Fournir les éléments techniques nécessaire à la prise de décision.
• Gérer et enregistrer le courrier, accueillir et orienter les visiteurs.
• Former les personnels et participer à la conduite d’exercices.
• Suivre les contrats d’entretien et de maintenance.

Skills

Autonomie

Initiative

Relationnel

Discrétion

Organisation

Esprit d’équipe

Tools

MS Office

Ressources humaines logiciels

Job description

Vos missions en quelques mots

Placé sous les ordres directs du DMD Adjoint (81), le secrétaire assistant assure les fonctions de chef de secrétariat et de suppléant informatique au sein de la DMD (81) dans le TARN : il est chargé aussi de la gestion des personnels de réserve, du courrier du suivi des différents budgets attribués. Il assure également le suivi et l’entretien courant des matériels en dotation ou affectés à la DMD. Dans ce cadre l’agent aura des relations avec les organismes interne ou externe du ministère.

• Assurer l’ensemble des fonctions d’administration (ressources humaines, matériels, finances, budget de fonctionnement…) et le secrétariat de la délégation militaire départementale
• Rédiger les correspondances diverses, les comptes rendus et bilans périodiques
• Fournir les éléments techniques nécessaire à la prise de décision
• Communiquer avec les services déconcentrés, les associations, les commandements départementaux (coordination en relations publiques)
• Gérer et enregistrer le courrier arrivée, départ, normal et classifié.
• Recevoir, accueillir, orienter (téléphone, visiteurs)
• Former les personnels d’active et de réserve à l’utilisation du matériel chiffrant
• Participer à la conduite d’exercice
• Assurer le suivi des différents contrats (entretien locatif, maintenance informatique et périphérique…)
• Suivre dans la presse (régionale et locale) les relations publiques des armées
• Peut participer aux cérémonies militaires, à la préparation des réunions

Profil recherché

Avoir tenu un secrétariat et posséder une forte expérience dans ce domaine ainsi que dans la gestion RH des réservistes. Pratique du travail en état-major apprécié. Disponibilité (astreinte opérationnelle) Force de proposition Bonnes connaissances militaires générales des personnels et de l’informatique. Habilitation secret défense. Formation à la sécurité des systèmes d’information.

• Savoir être
• Autonomie
• initiative
• Sens du relationnel
• Discrétion
• Organisation, méthodologie
• Esprit d’équipe