Agent d'Accueil Logistique - Assistant Administratif H/F

Cannes-Emplois; Cannes; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Cannes-Emplois recherche un(e) agent administratif et logistique pour soutenir l’entrepreneuriat au sein de la pépinière et du campus, accueillir les visiteurs et gérer les salles et les réservations.

Le poste implique la gestion du secrétariat, l’accueil téléphonique et physique, le suivi des budgets, et le soutien opérationnel des activités administratives et des événements.

Qualifications

• Organiser un agenda et prendre des rendez-vous.
• Saisir des documents et courriers administratifs.
• Élaborer et renseigner un tableau de bord.
• Maîtrise des outils bureautiques Word et Outlook.
• Connaissances de bases de données et publipostage.
• Notions d’anglais.
• Disponibilité et travail en équipe.

Responsabilités

• Assurer le support logistique et administratif au service de l’entreprenariat.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la pépinière et du campus, dépose et base de la demande.
• Accueillir les locations mises à disposition tiers (préparation, mise en place des salles, accueil des participants et utilisateurs).
• Gérer le planning de réservation des salles.
• Établir conjointement les bilans annuels et suivi des indicateurs.
• Préparer les réunions et ateliers, participer à la préparation des événements.
• Veiller à la propreté des lieux
• Gérer le secrétariat administratif de la direction, classement, l'archivage
• Gérer les courriers arrivés/départs de la direction
• Saisir et mettre en forme des documents et courriers administratifs et conventions
• Participer au suivi financier de la direction pour les activités suivantes: engagements comptables et les bons de commande
• Exécuter les commandes et les encaissements de loyers et autres recettes
• Gérer les fournitures et les stocks de la direction
• Gérer les conventions de domiciliation et d'hébergement, avenants
• Apporter soutien au bon fonctionnement général du service

Connaissances

Gestion agenda

Accueil et service client

Saisie documents

Tableaux de bord

Notions d’anglais

Outils

Word

Outlook

Régi.net

Marché

Astre

Poseidon

Description du poste

• Assurez le support logistique et administratif au service de l'entreprenariat.


• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la pépinière et du campus, dépose et base de la demande (déplacements professionnels dans les sites de la C.A.C.P.L)


• Accueillir les locations mises à disposition tiers (préparation, mise en place des salles, accueil des participants et utilisateurs), participe à la gestion de la logistique des biens de la C.A.C.P.L (logistique, convocation, inscriptions, dates et lieux...), manutentions diverses, équipements techniques, cocktails, courses


• Assurer leur accueil téléphonique et physique


• Gérer conjointement le planning de réservation des salles


• Établir conjointement les bilans annuels et suivi des indicateurs


• Préparer les réunions et ateliers, participer à la préparation des événements (logistique, convocations, dates et lieux)


• Participer à la gestion de la logistique des bâtiments, équipements, moyens généraux


• Veiller à la propreté des lieux


• Gérer le planning de réservation des salles


• Assurer le secrétariat administratif de la direction, classement, l'archivage


• Gérer les courriers arrivés/départs de la direction


• Saisir et mettre en forme des documents et courriers administratifs et conventions


• Participer à la gestion des prises de rendez-vous et des agendas de la direction, de la directrice et du directeur adjoint


• Participer au suivi financier de la direction pour les activités suivantes: engagements comptables et les bons de commande


• Exécuter les commandes (de l'expression des besoins à la facturation). Procéder aux encaissements de loyers et autres recettes en lien avec la direction des finances


• Gérer les fournitures et les stocks de la direction


• Gérer les conventions de domiciliation et d'hébergements, avenants (rédaction, signatures, contrôle légalité...)


• Apporter soutien au bon fonctionnement général du service

Savoir-faire

• Organiser un agenda et prendre des rendez-vous ;


• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;


• Élaborer et renseigner un tableau de bord ;


• Maîtrise des outils bureautiques notamment Word et Outlook, notions de gestion de bases de données (publipostage) ;


• Utilisation des logiciels métiers de gestion administrative et de gestion financière (Régi.net, Marché, Astre, Poseidon) ;

Savoir de compte.

Savoirs

• Notions d'organisation et de gestion du temps ;


• Techniques et outils de communication ;


• Techniques de secrétariat et de classement de documents ;


• Tableaux de bord et outils de planification et de reportings ;


• Notions d'anglais.

Savoir être

• Disponibilité ;


• Bonne présentation ;


• Travail en équipe et de réserve professionnelle.