Agent Administration H/F

Ministère des armées - Civils de la Défense; Arrondissement de Tours; On-site; EUR 21,000 - 28,000; Full time

Job summary

Ministère des armées - Civils de la Défense recherche un(e) secrétaire pour travailler sous l autorité du chef de pôle Tours centre Nouâtre. Vous assurez l accueil, le secrétariat et le suivi des dossiers et activités du pôle.

Vous serez en charge de la gestion des temps sur Gaëtan, du suivi des candidatures et de l archivage des documents réglementaires, avec une polyvalence possible selon les besoins du service.

Qualifications

• Expérience en administration et/ou secrétariat.
• Connaissance du cadre des armées et des services afférents.
• Souhaite évoluer dans le domaine d'emploi.

Responsibilities

• Accueillir et orienter les visiteurs; répondre au téléphone.
• Être l interlocuteur privilégié pour la gestion d'entité sur Gaëtan (temps).
• Suivre dossiers complexes ou sensibles au profit du commandement.
• Organiser des activités planifiées (décompte d'effectif, transport, horaires).
• Renforcer ponctuellement certaines cellules du pôle.
• Assurer la suppléance du correspondant RH et le suivi des candidatures stagiaires.
• Conseiller le personnel du pôle sur congés, CET, Gaëtan.
• Classer et archiver la production règlementaire.
• Suivi des ordres de mission et des arrêts maladie via le SIRH et ISA02.

Skills

Administration

Secrétariat

Gestion du temps

Education

Bac+2 Secrétariat/Assistant(e) de direction

Tools

SIRH

Job description

Détail du poste

Sous l'autorité directe du chef de pôle Tours centre Nouâtre, vous occupez la fonction de secrétaire au sein de la passerelle de pôle. Vous êtes en charge de réaliser toutes les tâches afférentes au secrétariat.

• Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs ou correspondants téléphoniques ;
• Être l'interlocuteur privilégié en tant que gestionnaire d'entité de la plateforme Gaëtan (gestion du temps) pour le personnel civil et militaire du site Tours centre.
• Participer au suivi de dossiers complexes ou sensibles au profit du commandement du pôle ;
• Assurer l'organisation de certaines activités planifiées (décompte d'effectif, transport, horaires, lieux...)
• Participer au renfort de certaines cellules du pôle en cas de besoin (polyvalence souhaitée)
• Assurer la suppléance du correspondant RH en son absence ainsi que le suivi au quotidien des prospections et candidatures aux stages
• Apporte son conseil à tout le personnel civil du pôle (congés, CET, Gaëtan etc.)
• Effectuer le classement et l'archivage de toute la production règlementaire du pôle
• Suivi des ordres de mission de la création jusqu'à la liquidation financière, des arrêts maladies du personnel dans le système d'informations ressources humaines (SIRH) correspondant ainsi que l'établissement et compte rendu d'activité Indemnités de sujétion des activités opérationnelles (ISAO).

Le profil recherché

Vous avez une expérience en administration et / ou en secrétariat.Vous êtes familier du commissariat des armées ou, tout du moins du ministère des armées et des anciens combattants.Vous souhaitez évoluer au sein de votre domaine d'emploi.

Vous avez une expérience en administration et / ou en secrétariat.
Vous êtes familier du commissariat des armées ou, tout du moins du ministère des armées et des anciens combattants.
Vous souhaitez évoluer au sein de votre domaine d'emploi.