Adjoint en gestion de scolarité - Stages H/F

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybride; EUR 179 000 - 214 000; Plein temps

Résumé du poste

EMS recherche une adjointe/adjoint en gestion de scolarité pour superviser les stages et les relations extérieures. Vous assurez la gestion administrative, le suivi des conventions et l’accompagnement des étudiants dans le cadre de l’enseignement supérieur.

Vous contribuerez à l’organisation d’événements, au pilotage des offres et au respect des obligations légales liées aux stages, tout en coordonnant avec les enseignants et les entreprises partenaires.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative, idéalement dans l’enseignement supérieur.
• Connaissance des procédures universitaires et du monde de l’entreprise.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et idéalement du logiciel PStage.
• Notions de droit du travail et de la réglementation des stages en France.

Responsabilités

• Gestion administrative des stages et suivi des conventions.
• Archivage et gestion des documents (conventions, attestations, évaluations).
• Validation des offres de stage et diffusion via les plateformes dédiées.
• Accompagnement des étudiants: information et conseils.
• Suivi pédagogique avec les enseignants tuteurs.
• Gestion des litiges et des ruptures de convention.
• Prospection et partenariats avec les entreprises.
• Organisation d’événements (forums, job datings).
• Rédaction de supports et représentation de l’EMS en salons.

Connaissances

Gestion administrative

Procédures universitaires

Informatique bureautique

Droit du travail

Formation

Aucune requirement d’étude

Outils

Excel

Word

PStage

Description du poste

Adjoint en gestion de scolarité - Stages H/F

Offre d'emploi personnels

Descriptif de l'employeur

Avec près de 4500 étudiants, 85 enseignants chercheurs dont 16 professeurs d’université et 40 maîtres de conférence, plus de 400 intervenants professionnels et 36 diplômes reconnus par l’Etat en formation initiale et en alternance, l’EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national.

Descriptif du poste

Au sein du Pôle Relations extérieures de l'EMS et sous la responsabilité du Responsable du Pôle, la gestionnaire de scolarité en charge des stages assurera les missions suivantes:

Gestion administrative des stages

Suivi des conventions de stage :

Vérification réglementaire et mise en signature des conventions de stage (étudiants, entreprises, établissements).

Archivage et gestion des documents (conventions, attestations, évaluations).

Validation des offres de stage :

Analyse de la pertinence des offres (durée, rémunération, missions) en collaboration avec les enseignants référents.

Diffusion des offres via les plateformes dédiées

Accompagnement des étudiants

Information et conseil :

Participation à l’organisation de réunions d’information sur les procédures de stage (obligations légales, droits, recherche de stage).

Accompagnement individualisé pour les étudiants en difficulté (recherche, validation de projet).

Suivi pédagogique :

Collaboration avec les enseignants tuteurs pour le suivi des étudiants en stage

Gestion des litiges (ruptures de convention, problèmes en entreprise).

Relations avec les entreprises

Prospection et partenariats :

Développement et maintien d’un réseau d’entreprises partenaires (secteurs public et privé).

Organisation d’événements (forums, job datings) pour faciliter les rencontres étudiants-entreprises.

Rédaction de supports (newsletters, guides) à destination des entreprises et des étudiants.

Représentation de l’EMS lors de salons ou événements externes.

Reporting et amélioration continue

Statistiques et bilans :

Collecte et analyse des données (taux de placement, satisfaction des étudiants/entreprises).

Rédaction de rapports pour la direction (bilan annuel, préconisations).

Veille :

Suivi des évolutions législatives (loi sur les stages, rémunération, etc.).

Profil recherché

Savoirs :

Expérience :

Expérience souhaitée en gestion administrative, idéalement dans l’enseignement supérieur.

Connaissance des procédures universitaires et du monde de l’entreprise.

Connaissances techniques :

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et idéalement du logiciel de gestion des stages PStage.

Notions de droit du travail et de la réglementation des stages en France.

Savoir-faire :

Organisation : Capacité à gérer des dossiers multiples avec rigueur et respect des délais.

Relationnel : Aisance à l’oral et à l’écrit, sens du dialogue avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, entreprises).

Autonomie : Prise d’initiative et résolution de problèmes.

Savoir-être :

Pédagogie : Capacité à expliquer des procédures complexes de manière claire.

Adaptabilité : Réactivité face aux demandes urgentes ou aux changements réglementaires.

Éthique : Respect de la confidentialité des données (RGPD).

Plus d'information

Expérience

Niveau d'étude

Aucun

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels