Gestionnaire de scolarité F/H (80%)

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Panthéon-Sorbonne recrute un(e) gestionnaire de scolarité des Licences en alternance au sein du Bureau des Licences de l’EMS. Vous serez chargé(e) d’assurer l’inscription pédagogique, l’organisation des emplois du temps et des jurys, la délibération et l’édition des PV, ainsi que la délivrance des relevés de notes et diplômes.

Vous gérerez la procédure de sélection des candidats sur eCandidat, préparerez les documents d’information et assurerez l’accueil des étudiants, les relations avec les

Qualifications

• Connaissance des procédures de gestion de scolarité dans l’enseignement supérieur et en apprentissage.
• Maîtrise d’APOGEE.
• Maîtrise de l’offre de formation de l’établissement et compréhension des environnements internationaux.
• Anglais et langues étrangères souhaités.

Responsabilités

• Gérer l’inscriptions pédagogiques et le suivi des emplois du temps et examens.
• Organiser les jurys, les délibérations et l’édition des PV.
• Délivrer les relevés de notes et les diplômes aux étudiants.
• Gérer la procédure de sélection des candidats (eCandidat) et la communication des résultats.
• Préparer les documents d’information pour les étudiants et accueillir ces derniers.
• Entretenir les relations avec les enseignants et les services (planning, supports de cours, notes).
• Suivre les absences des étudiants et les relations avec le CFA et les entreprises.

Connaissances

Rigueur et organisation

Gestion de scolarité

Communication

Anglais/ langues étrangères

Formation

Formation dans l’enseignement supérieur et apprentissage

Outils

APOGEE

Description du poste

Avec près de 4500 étudiants, 85 enseignants chercheurs dont 16 professeurs d’université et 40 maîtres de conférence, plus de 400 intervenants professionnels et 36 diplômes reconnus par l’Etat en formation initiale et en alternance, l’EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national.

Descriptif du poste

Au sein du Bureau des Licences de l'EMS et sous la responsabilité de la Coordinatrice des Licences, le/la gestionnaire de scolarité des Licences en alternance assurera les missions suivantes:

Gestion administrative des Licences en alternance (Licence 3 Gestion parc. Stratégie et économie d’entreprise et Licence 3 Ressources humaines)

Assurer la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (inscriptions pédagogiques, préparation des emplois du temps des cours et examens, organisation des jurys, délibérations, édition des PV) ;

Veiller à la bonne gestion des réservations et changements de salles et des absences ;

Délivrer les relevés de notes et les diplômes aux étudiants ;

Gérer la procédure de sélection des candidats : réception et vérification des dossiers de candidature ; suivi, évolution des états et communication des résultats aux candidats (processus sur eCandidat) ;

Préparer les documents d’information pour les étudiants ;

Accueillir les étudiants : information, communication, délivrance de documents ;

Assurer les relations avec les enseignants : préparation des plannings, reproduction des sujets d’examen et des supports de cours, gestion logistique, remises des notes, saisie des notes, rattrapages de cours… ;

Assurer les relations avec le service du planning le cas échéant ;

Suivi des absences des étudiants

Relations avec les entreprises et le CFA

Suivi des contrats d’apprentissage :

• Accompagner les étudiants dans leur recherche de contrat d’apprentissage ;
• Assurer la gestion administrative des contrats d’apprentissage et de professionnalisation ainsi que la relation avec les entreprises ;
• Assurer la relation avec le CFA (feuilles des présences des étudiants) ;
• Interface avec les entreprises pour les apprentis (suivi de l’assiduité des étudiants, organisation des rencontres avec les maîtres d’apprentissage)

Profil recherché

Connaissances pratiques et théoriques

• Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de scolarité dans l’enseignement supérieur et à l’apprentissage ;
• Connaissance APOGEE
• Maîtriser l’offre de formation de l’établissement ;
• Evoluer dans un environnement international. (anglais et langues étrangères souhaitées)

Connaissances techniques et méthodologiques

• Savoir organiser et planifier ses activités en fonction des priorités ;
• Savoir expliquer la règlementation applicable à ses collaborateurs et aux usagers ;
• Savoir rédiger et mettre en forme des documents ;
• Savoir interagir avec des acteurs privés et publics.

Attitudes et comportements attendus

• Être rigoureux, dynamique, réactif et méthodique ;
• Grande rigueur et excellente capacité d’organisation ;
• Avoir le sens du service public ;
• Savoir prendre des initiatives, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service ;
• Savoir travailler dans l’urgence ;
• Faire preuve de disponibilité, d'esprit d’équipe, de rigueur et d'autonomie
• Être apte à la flexibilité et l’innovation
• Rendre compte de son activité ;
• Gérer la confidentialité des informations et des données ;
• Proposer des pistes d’améliorations.

Autonomie : Capacité à prendre des initiatives dans le cadre des missions.

Esprit d’équipe : Collaboration avec les collègues du Bureau des Licences et les autres services.

Polyvalence : Aptitude à gérer à la fois des tâches administratives, logistiques et relationnelles.