Gestionnaire de scolarité F/H - Masters en apprentissage

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybrid; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Panthéon-Sorbonne recherche un Gestionnaire de scolarité F/H pour les parcours Masters en apprentissage. Vous coordonnez le secrétariat de scolarité et assurez la mise en place des inscriptions, des emplois du temps et des jurys.

Vous veillez à la gestion des salles, des délibérations et des relevés de notes, et assurez le suivi des dossiers candidats via eCandidat et MonMaster. Vous travaillerez en interface avec les enseignants et le CFA.

Qualifications

• Maîtriser la réglementation relative à la gestion de scolarité dans l'enseignement supérieur et à l'apprentissage.
• Connaissance d APOGEE et de l'offre de formation de l'établissement.
• Bon sens de l'organisation et capacité à travailler dans un environnement international.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat de scolarité des parcours Masters apprentissage.
• Assurer les inscriptions pédagogiques, les emplois du temps et les jurys.
• Éditer les relevés de notes et les diplômes.
• Gérer les dossiers de candidature et les communications avec les candidats.

Job description

Gestionnaire de scolarité F/H - Masters en apprentissage

Offre d'emploi personnels

Descriptif de l'employeur

Avec près de 4500 étudiants, 85 enseignants chercheurs dont 16 professeurs d’université et 40 maîtres de conférence, plus de 400 intervenants professionnels et 36 diplômes reconnus par l’Etat en formation initiale et en alternance, l’EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national.

Descriptif du poste

Gestion de Scolarité de parcours Masters en apprentissage

• Gérer le secrétariat de scolarité des parcours Masters apprentissage
• Assurer la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (inscriptions pédagogiques, préparation des emplois du temps des cours et examens, organisation des jurys, délibérations, édition des PV)
• Veiller à la bonne gestion des réservations et changements de salles et des absences
• Délivrer les relevés de notes et les diplômes aux étudiants
• Gérer la procédure de sélection des candidats : réception et vérification des dossiers de candidature ; élaboration des supports de travail pour la commission de sélection, organisation des RV pour les entretiens ; suivi, évolution des états et communication des résultats aux candidats (processus sur eCandidat et MonMaster)
• Préparer les documents d’information pour les étudiants ;
• Accueillir les étudiants : information, communication, délivrance de documents ;
• Assurer les relations avec les enseignants : préparation des plannings, reproduction des sujets d’examen et des supports de cours, gestion logistique, remises des notes, saisie des notes, rattrapages de cours…
• Assurer les relations avec le service du planning et la bibliothèque le cas échéant ;

Relations avec les entreprises et le CFA

Accompagner les étudiants dans leur recherche de contrat d’apprentissage ;

• Assurer la gestion administrative des contrats d’apprentissage et de professionnalisation ainsi que la relation avec les entreprises ;
• Assurer la relation avec le CFA (feuilles des présences des étudiants) ;

Interface avec les entreprises pour les apprentis (suivi de l’assiduité des étudiants, organisation des rencontres avec les maîtres d’apprentissage)

Intégration et accompagnement du quotidien de la formation:

• Organisation d’une journée d’intégration pour les étudiants ; des réunions de rentrée;
• Organisation logistique et administrative des séminaires internationaux, accompagnement de groupes d’apprentis à l’étranger ;

Profil recherché

Connaissances pratiques et théoriques

• Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de scolarité dans l’enseignement supérieur et à l’apprentissage ;
• Connaissance APOGEE
• Maîtriser l’offre de formation de l’établissement ;
• Evoluer dans un environnement international. (anglais et langues étrangères souhaitées)

Connaissances techniques et méthodologiques

• Savoir organiser et planifier ses activités en fonction des priorités ;
• Savoir expliquer la règlementation applicable à ses collaborateurs et aux usagers ;
• Savoir rédiger et mettre en forme des documents ;
• Savoir interagir avec des acteurs privés et publics.

Attitudes et comportements attendus

• Être rigoureux, dynamique, réactif et méthodique ;
• Grande rigueur et excellente capacité d’organisation ;
• Avoir le sens du service public ;
• Savoir prendre des initiatives, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service ;
• Savoir travailler dans l’urgence ;
• Faire preuve de disponibilité, d'esprit d’équipe, de rigueur et d'autonomie
• Être apte à la flexibilité et l’innovation
• Rendre compte de son activité ;
• Gérer la confidentialité des informations et des données ;
• Proposer des pistes d’améliorations.

Plus d'information

Niveau d'étude

Aucun

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels