Responsable des conventions de stage (F/H) - CDD 12 mois

CentraleSupélec International Affairs; Gif-sur-Yvette; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Centre de formation et de gestion des stages au sein de CentraleSupélec, basé à Gif-sur-Yvette, recrute un Responsable des conventions de stage. Vous piloterez le processus administratif, accompagnerez les étudiants et assurerez la relation avec les entreprises partenaires.

Poste en CDI temporaire de 12 mois, interaction avec les équipes pédagogiques et RH, et forte activité pendant les pics académiques. Maîtrise des outils numériques et anglais B2/C1 souhaitée.

Qualifications

• Dôtée d’une formation supérieure en gestion administrative ou équivalent et 3–5 ans d’expérience pertinente.
• Connaissance de la réglementation des stages et des contrats en enseignement supérieur.
• Maîtrise des outils bureautiques et des plateformes de gestion de la scolarité et de signature électronique.

Responsibilities

• Gérer administrativement les conventions de stage et piloter leur signature.
• Vérifier la conformité des dossiers et des conventions avec la réglementation en vigueur.
• Assurer la relation avec les entreprises, les étudiants et les tuteurs académiques.
• Coordonner les circuits de signature et gérer les avenants et modifications des conventions.
• Former et encadrer l’équipe dédiée et suivre les performances.
• Participer à l’évolution des outils de gestion et à la digitalisation des processus.

Skills

Sens du service

Rigueur

Pédagogie

Discrétion

Education

BTS ou BUT (Licence) spécialisation gestion administrative

Tools

Pack Office

Google Workspace

Pegase/Apogée

Signature électronique

Job description

Venez rejoindre une institution dynamique, multiculturelle et tournée vers l'innovation !

Mission

Le Bureau de la Formation en Entreprise, au sein de la Direction des Formations de CentraleSupélec accompagne chaque année plusieurs milliers d’étudiants dans leurs parcours de stages obligatoires et optionnels. Avec plus de 5 000 conventions de stage à traiter annuellement, la gestion administrative et le suivi pédagogique représentent un enjeu majeur pour garantir la qualité de l'expérience étudiante et le respect des obligations légales et réglementaires.

Pour cela, nous recherchons un(e) Responsable des conventions de stage dont le poste s’inscrira dans une démarche d’amélioration continue des processus administratifs et de renforcement de l’accompagnement des étudiants dans leur insertion professionnelle.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

• Gestion administrative des conventions de stage
• Piloter l'ensemble du processus de signature des conventions de stage
• Vérifier la conformité des dossiers et des conventions avec la réglementation en vigueur
• Assurer la relation avec les entreprises, les étudiants et les tuteurs académiques
• Coordonner les circuits de signature (étudiants, entreprises, établissement)
• Gérer les avenants et modifications de conventions
• Editer une partie des conventions de stage
• Archiver et assurer la traçabilité des documents
• Coordination d'équipe
• Encadrer et animer une équipe dédiée à la gestion des conventions de stage
• Répartir les tâches et organiser le travail en fonction des pics d'activité
• Assurer le suivi de l'activité et des objectifs de l'équipe
• Former et accompagner les membres de l'équipe
• Conduire les entretiens individuels et évaluer les performances
• Favoriser la cohésion d'équipe et la qualité de vie au travail
• Organiser des réunions d'équipe régulières et des points de coordination
• Optimisation et amélioration des processus
• Contribuer à la digitalisation et à l'automatisation des processus
• Proposer des améliorations pour fluidifier les circuits de validation
• Participer à l'évolution des outils de gestion (logiciels, plateformes)
• Élaborer et mettre à jour les procédures et guides utilisateurs
• Communication et conseil
• Informer et conseiller les étudiants sur les aspects administratifs et réglementaires des stages
• Assurer une interface avec les services RH des entreprises partenaires
• Collaborer avec les équipes pédagogiques et les responsables de formation
• Participer aux réunions d'information et sessions de préparation aux stages
• Rendre compte de l’activité à la direction des formations

Particularités Du Poste

• Pics d'activité importants en fonction du calendrier académique (rentrées, périodes de stages)
• Nécessité d'une grande disponibilité pendant les périodes de forte activité
• Interaction quotidienne avec de multiples interlocuteurs (étudiants, entreprises, équipes pédagogiques)
• Évolution possible vers des fonctions de coordination ou de responsabilité de service

Profil

Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT (Licence) avec une spécialisation dans la gestion administrative ou en gestion des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie (3 à 5 ans) dans le domaine de la gestion administrative, pédagogique ou de la scolarité, au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Vous disposez d’une solide connaissance de la réglementation des stages, des contrats.

Vous maitrisez les outils bureautiques (Pack Office, Google Workspace), logiciels de gestion de la scolarité (type Pégase, Apogée) et plateformes de gestion (type signature électronique) tout en ayant une aisance avec les outils numériques et une appétence pour la digitalisation.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, tout en étant autonome et force de proposition.

Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuves de discrétion, de pédagogie et de patience dans l’accompagnement des étudiants.

Vous avez le respect de la confidentialité ainsi que le sens du service.

Une pratique professionnelle de l’anglais (B2/C1) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Une bonne connaissance de l’écosystème de l’enseignement supérieur et de la recherche serait un atout.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay, le poste est à pourvoir dès que possible , pour un contrat à durée déterminée de 12 mois, par voie statutaire (cat. A) ou contractuel de droit public.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Compétences

• Sens du service
• Rigueur
• Pédagogie
• Discrétion