Executive Assistant @ A.Ahlström

Minjon Oy; Helsinki; Hybrid; EUR 58,000 - 87,000; Full time

Job summary

A.Ahlström Oy etsii kokenutta johtamisen assistenttia tukemaan toimitusjohtajaa sekä hallituksen puheenjohtajaa. Tehtävä on kokoaikainen, vakituinen ja Helsingissä Eteläesplanadi 14, mutta etätyömahdollisuus on säännöllisesti tarjolla.

Rooliin kuuluu kalenterinhallinta, matkajärjestelyt, hallitus- sekä corporate governance -asioiden avustaminen sekä yhteistyö sidosryhmien kanssa. Arvostamme oma-aloitteisuutta, luottamuksellisuutta ja erinomaisia vuorovaikutustaitoja suomeksi ja englanniksi.

Qualifications

• Useamman vuoden kokemus johdon assistenttinä tai vaativassa assistenttitehtävässä.
• Erinomainen kalenterin ja matkojen koordinointi sekä kansainvälinen kokemus.
• Korkea luottamuksellisuus ja oma-aloitteinen ongelmanratkaisu.
• Suomen ja englannin erinomainen suullinen ja kirjallinen viestintä.

Responsibilities

• Tukee toimitusjohtajaa ja hallituksen puheenjohtajaa päivittäisissä tehtävissä.
• Koordinoi kokousten, matkojen ja hallituksen vuosikellon järjestelyt sekä materiaalit.
• Kehittää hallinnollisia prosesseja ja toimii yhteyshenkilönä sisäisiin sidosryhmiin.
• Valmistelee yhtiökokouksen järjestelyt ja juridiset tehtävät sekä yhteydenpidon hallituksen jäseniin.

Skills

Kalenterin koordinointi

Hallitustuki

Ongelmanratkaisu

MS Office

Luottamuksellisuus

Suomi & englanti

Ruotsin taito (etu)

Joustavuus aikatauluihin

Education

Vastaava koulutustausta

Tools

Sähköinen hallinto-ohjelmisto

Job description

Hei sinä kokenut ja positiivisella otteella työskentelevä johdon assistentti!

Motivoidutko mahdollisuudesta työskennellä läheisesti toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan kanssa sekä varmistaa heidän työarkensa sujuvuus? Nautitko vastuullisesta ja itsenäisestä roolista, jossa kalenterit, matkat, hallituksen vuosikello ja lukuisat käytännön kokonaisuudet pysyvät hallinnassa?

Jos vastasit **KYLLÄ**, jatka lukemista, sillä tämä tehtävä voi olla juuri sinua varten!

**Etsimme nyt A.Ahlström Oy:lle** kokenutta johdon assistenttia Executive Assistant -positioon. Tässä tehtävässä toimit toimitusjohtajan läheisenä työparina ja tuet myös hallituksen puheenjohtajaa. Tehtävässä olet keskeisessä roolissa johdon arjen, hallitustyöskentelyn ja yhtiön hallinnollisten kokonaisuuksien sujuvuuden varmistamisessa. Tehtävä on kokoaikainen ja vakituinen. A.Ahlströmin toimisto sijaitsee Helsingin ydinkeskustassa, osoitteessa Eteläesplanadi 14 ja sinulla on myös säännöllisesti mahdollisuus työskennellä etänä.

**A.Ahlström** on suomalainen, perheomisteinen omistusyhtiö. Yhtiö sijoittaa teollisuuteen, kiinteistöihin ja metsään, ja kuuluu Suomen suurimpiin ja merkittävimpiin omistusyhtiöihin. A.Ahlströmillä on yli 175-vuotinen toimintahistoria, ja he uskovat toiminnassaan kestävän kehityksen voimaan, vastuulliseen toimintaan ja perinteiden vaalimiseen.

Lisätietoa A.Ahlströmistä löydät osoitteesta **https://aahlstrom.com.**

**Tässä tehtävässä** vastaat toimitusjohtajan päivittäisestä tuesta, johon kuuluvat muun muassa kalenterin ja sähköpostin hallinta, tapaamisten koordinointi, matkajärjestelyt sekä yhteydenpito sisäisiin sidosryhmiin ja portfolioyhtiöihin. Huolehdit myös hallituksen puheenjohtajan sekä hallituksen jäsenten kokous- ja matkajärjestelyistä. Toimit hallituksen keskeisenä yhteyshenkilönä ja koordinoit hallituksen vuosikelloa kokonaisuutena. Vastaat hallituksen ja valiokuntien kokousten käytännön järjestelyistä, agendojen ja hallitusmateriaalien koordinoinnista, yhteydenpidosta hallituksen jäseniin sekä hallituksen ja valiokuntien palkkioiden laskennasta ja niihin liittyvistä käytännön asioista. Lisäksi tuet lakiasiainjohtajaa erilaisissa corporate governance- ja yhtiöoikeudellisissa asioissa, kuten kaupparekisteri-ilmoituksissa, omiin osakkeisiin ja Euroclear-asioihin liittyvissä tehtävissä sekä varsinaisen yhtiökokouksen valmisteluissa ja järjestelyissä. Tehtävään kuuluu myös yhtiön yhteisten tapahtumien ja tilaisuuksien suunnittelua, järjestämistä ja koordinointia. Kyseessä on monipuolinen ja itsenäinen rooli, jossa päivät eivät aina mene alkuperäisen suunnitelman mukaan, joten tehtävä sopii henkilölle, joka pitää langat käsissään, osaa ennakoida ja saa asioita tapahtumaan myös muuttuvissa tilanteissa.

Saatat olla etsimämme henkilö, jos:

• sinulla on useamman vuoden kokemus johdon assistentin tai vastaavan vaativan assistenttitehtävän hoitamisesta sekä tehtävään soveltuva koulutus;
• olet erittäin taitava kalenterien, kokousten ja matkojen koordinoinnissa, myös kansainvälisessä toimintaympäristössä; sinulla on kokemusta hallitustyöskentelyn tukemisesta tai kiinnostusta ottaa siitä merkittävä vastuu;
• olet oma-aloitteinen ongelmanratkaisija ja osaat ennakoida asioita muutaman askeleen eteenpäin;
• hallitset MS Office -ohjelmat erinomaisesti ja omaksut nopeasti uusia järjestelmiä ja digitaalisia työkaluja;
• työskentelet järjestelmällisesti ja huolellisesti ja ymmärrät tehtävään kuuluvan luottamuksellisuuden;
• sinulla on erinomaiset vuorovaikutustaidot ja kommunikoit sujuvasti sekä suomeksi että englanniksi; ruotsin kielen taito katsotaan eduksi; ja
• viihdyt ympäristössä, jossa tilanteet ja aikataulut voivat muuttua nopeastikin.

Aikaisempi kokemus hallitusportaaleista sekä corporate governance -asioista katsotaan eduksi.

A.Ahlström tarjoaa sinulle:

• mielenkiintoisen ja vaihtelevan työn, jossa pääset hyödyntämään osaamistasi laajasti ja kehittämään toimintatapoja yhdessä johdon kanssa;
• merkityksellisen ja vastuullisen roolin, jossa varmistat johdon arjen sujuvuuden ja mahdollistat omalla työpanoksellasi keskittymisen olennaiseen;
• pitkät perinteet ja tulevaisuuteen suuntautuvan työantajan, jossa pääset osaksi 175-vuotista yritystarinaa, jossa yhdistyvät yrittäjähenkisyys, kunnianhimo ja vastuullisuus;
• tiiviin ja lämminhenkisen työyhteisön, jossa työpanostustasi arvostetaan ja jossa työskentelet asiantuntevien ihmisten kanssa ympäristössä, jossa yhteistyöllä ja luottamuksella on tärkeä rooli; ja
• kilpailukykyisen kuukausipalkan ja erinomaiset edut, joista kerromme mielellämme lisää haastattelun yhteydessä.

Osaamisalue: Hallinto- & toimistotehtävät