Office Manager / Operations Coordinator

Laitila Arkkitehdit Oy; Helsinki, Kotka; Hybrid; EUR 39,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Lounasetu

Kulttuuri- ja liikuntaetu

Puhelinetu

Hybridityö

Job summary

Laitila Arkkitehdit Oy hakee Office Manageria / Operations Coordinatoria vastaamaan toimiston arjen ja taloushallinnon rutiineista. Tehtävässä vastaat projektiseurannasta, laskutuksesta ja sopimuskäytännöistä sekä työskentelet johdon ja suunnittelijoiden luotettavana tukena.

Toimi hybridinä Helsingin Lassilassa tai Kotkassa, palkka 3 500–4 200 €/kk sopimuksen ja kokemuksen mukaan, luontoisedut. Eduksi katsotaan tradenomin tutkinto sekä Netvisor/HubSpot-osaaminen.

Qualifications

• Taloushallinto ja projektiseuranta tehtäviin liittyy oleellinen osa arkea.
• Myynnin ja johdon tuen järjestäminen sekä sopimusten hallinta HubSpot-ympäristössä.

Responsibilities

• Taloushallinto ja projektiseuranta: Ostolaskujen käsittely, tilanneseuranta ja myyntilaskut Netvisorin ja Finago PSA:n avulla.
• Myynnin ja johdon tuki: Tarjousten ja sopimusten valmistelu sekä asiakastietojen hallinta HubSpotissa.
• Toimiston arjen hallinta: tarvikkeiden hankinta, tapahtuma- ja kokousjärjestelyt sekä matkajärjestelyt.
• Prosessien kehittäminen: Hallinnon toimintatapojen ja rutiinien jatkuva parantaminen.
• Vahvaa kokemusta: Näyttöä vastaavista talous- ja toimistohallinnon tehtävistä.
• Soveltuvaa koulutusta: Tradenomin tutkinto tai vastaava käytännön osaaminen.
• Järjestelmäosaamista: Netvisor, Finago PSA, HubSpot ja M365/Google Workspace; suunnittelualan ohjelmistot etu.
• Työskentelyotetta: Itsenäistä, tarkkaa ja huolellista, kiireen keskellä toimimista.
• Kielitaitoa: Sujuvaa suomen ja englannin kielen taito.

Skills

Taloushallinto

Projektiseuranta

Toimiston hallinta

Myynnin tuki

Prosessien kehittäminen

Kielitaito: suomi & englanti

Education

Tradenomin tutkinto

Tools

Netvisor

Finago PSA

HubSpot

M365/Google Workspace

Job description

Työpaikkakunta: Helsinki tai Kotka (Hybridi)

Työsuhde: Kokoaikainen, vakituinen

Aloitus: Heti / Sopimuksen mukaan

Etsitkö avainroolia kasvavassa asiantuntijayrityksessä?

Laitila Arkkitehdit suunnittelee kestävää tulevaisuutta, monipuolisia tiloja ja vaativia infrastruktuurihankkeita. Olemme reilun parinkymmenen alan ammattilaisen tiimi, ja vahvan kasvun myötä tavoitteenamme on rekrytoida lähiaikoina useita uusia asiantuntijoita.

Varmistaaksemme toimintamme sujuvuuden ja skaalautuvuuden etsimme nyt kokenutta, oma-aloitteista ja tarkkaa Office Manageria / Operations Coordinatoria vastaamaan toimistomme arjen ja taloushallinnon rutiineista.

Tässä roolissa otat kokonaisvaltaisen vastuun hallinnollisista ja taloudellisista prosesseistamme. Toimit johdon ja suunnittelijoidemme luotettavana oikeana kätenä varmistaen, että projektiseuranta, laskutus ja sopimuskäytännöt pyörivät saumattomasti.

Keskeiset vastuualueesi

• Taloushallinto ja projektiseuranta: Ostolaskujen käsittely, alihankintalaskujen ja projektien tilanneseuranta sekä myyntilaskujen valmistelu (Netvisor & Finago PSA).
• Myynnin ja johdon tuki: Tarjousten ja sopimusten valmistelu sekä asiakastietojen ja prosessien hallinta (HubSpot).
• Toimiston arjen hallinta: Yleisen sujuvuuden varmistaminen, tarvikehankinnat sekä tapahtuma-, kokous- ja matkajärjestelyt.
• Prosessien kehittäminen: Kasvavan toimiston hallinnollisten toimintatapojen ja arjen rutiinien jatkuva parantaminen.
• Vahvaa kokemusta: Näyttöä vastaavista talous- ja toimistohallinnon tehtävistä esimerkiksi suunnittelu- tai projektiorganisaatiosta, tilitoimistosta tai muusta asiantuntijayrityksestä.
• Soveltuvaa koulutusta: Esimerkiksi tradenomin tutkintoa tai vastaavaa vahvaa käytännön osaamista.
• Järjestelmäosaamista: Rutiinia toiminnanohjaus- ja talousjärjestelmistä (Netvisor, Finago PSA tai vastaavat), CRM-työkaluista (HubSpot) sekä M365 / Google Workspace -ympäristöstä. Suunnittelualan ohjelmistojen tuntemus on etu.
• Työskentelyotetta: Itsenäistä, tarkkaa ja huolellista otetta. Pidät langat käsissäsi kiireen keskellä ja tartut toimeen oma-aloitteisesti.
• Kielitaitoa: Sujuvaa suomen ja englannin kielen taitoa.

Mitä tarjoamme sinulle

Tarjoamme keskeisen ja arvostetun roolin vakavaraisessa ja kasvavassa suunnittelutoimistossa, jossa pääset aidosti vaikuttamaan toimintatapoihimme ja kehittämään rooliasi yrityksen kasvun mukana.

Palkkaus: 3 500 – 4 200 €/kk (sopimuksen ja kokemuksen mukaan) + luontoisedut

Ateriaetu: Lounasetu luontoisetuna palkan päälle
Hyvinvointi: 400 €/v kulttuuri- ja liikuntaetu
Työvälineet: Puhelinetu
Työmuoto: Joustava hybridityö (toimipiste valittavissa: Helsingin Lassila tai Kotka)