Executive Assistant @ A.Ahlström

Minjon Recruiting; Helsinki; Hybrid; EUR 47,000 - 87,000; Full time

Job summary

A.Ahlström on suomalainen, perheomisteinen omistusyhtiö, joka toimii teollisuuden, kiinteistöjen ja metsän alalla. Etsimme kokenutta executive assistenttia, joka tukee toimitusjohtajaa ja hallituksen puheenjohtajaa sekä hallinnon sujuvuutta.

Tehtävä on kokoaikainen ja hybrid-työskentelyä Helsingin ydinkeskustassa. Vastuisiin kuuluu kalenterointi, matkajärjestelyt, hallituksen kokousten käytännön järjestelyt sekä corporate governance -asioissa avustaminen.

Qualifications

• Useamman vuoden kokemus johdon assistenttinä tai vastaavassa roolissa.
• Soveltuva koulutus on eduksi.
• Erinomainen kalenterin, kokousten ja matkojen koordinointi yhdistettynä kansainväliseen toimintaympäristöön.
• Hallintotyön tuen osaaminen, hallitus- ja corporate governance -asioiden tuntemus katsotaan eduksi.
• Oma-aloitteinen ongelmanratkaisija; osaat ennakoida ja toimia joustavasti.
• Hyväksyt luottamuksellisuuden ja yksityisyyden vaatimukset.

Responsibilities

• Toimit toimitusjohtajan päivittäisen tuen keskeisenä yhteyshenkilönä ja koordinoin hallituksen ja johtoryhmän kalentereita.
• Koordinoi matkajärjestelyt, sähköpostin hallinnan sekä tapaamisten aikataulut.
• Tukee hallituksen kokousten käytännön järjestelyitä ja hallitusmateriaalien valmistelua.
• Osallistuu yhtiön hallinnollisiin toteutuksiin ja ylläpitää luottamuksellisia käytäntöjä.
• Kehittää ja koordinoi tilaisuuksien ja tapahtumien järjestelyä sekä alihankkijoiden yhteyksiä.

Skills

Kalenterin hallinta

Kokemus kansainvälisessä ympäristössä

Projektin hallinta

Kommunikointitaidot (suomi & englanti)

Taitava erillishenkilönä toimimiseen

Education

Johtamisen assistentti-/vastaava koulutus

Tools

MS Office

Job description

Hei sinä kokenut ja positiivisella otteella työskentelevä johdon assistentti!

Motivoidutko mahdollisuudesta työskennellä läheisesti toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan kanssa sekä varmistaa heidän työarkensa sujuvuus? Nautitko vastuullisesta ja itsenäisestä roolista, jossa kalenterit, matkat, hallituksen vuosikello ja lukuisat käytännön kokonaisuudet pysyvät hallinnassa?

Jos vastasit KYLLÄ, jatka lukemista, sillä tämä tehtävä voi olla juuri sinua varten!

Etsimme nyt A.Ahlström Oy:lle

kokenutta johdon assistenttia Executive Assistant -positioon. Tässä tehtävässä toimit toimitusjohtajan läheisenä työparina ja tuet myös hallituksen puheenjohtajaa. Tehtävässä olet keskeisessä roolissa johdon arjen, hallitustyöskentelyn ja yhtiön hallinnollisten kokonaisuuksien sujuvuuden varmistamisessa. Tehtävä on kokoaikainen ja vakituinen. A.Ahlströmin toimisto sijaitsee Helsingin ydinkeskustassa, osoitteessa Eteläesplanadi 14 ja sinulla on myös säännöllisesti mahdollisuus työskennellä etänä.

A.Ahlström on suomalainen, perheomisteinen omistusyhtiö. Yhtiö sijoittaa teollisuuteen, kiinteistöihin ja metsään, ja kuuluu Suomen suurimpiin ja merkittävimpiin omistusyhtiöihin. A.Ahlströmillä on yli 175-vuotinen toimintahistoria, ja he uskovat toiminnassaan kestävän kehityksen voimaan, vastuulliseen toimintaan ja perinteiden vaalimiseen.

Lisätietoa A.Ahlströmistä löydät täältä.

Tässä tehtävässä

vastaat toimitusjohtajan päivittäisestä tuesta, johon kuuluvat muun muassa kalenterin ja sähköpostin hallinta, tapaamisten koordinointi, matkajärjestelyt sekä yhteydenpito sisäisiin sidosryhmiin ja portfolioyhtiöihin. Huolehdit myös hallituksen puheenjohtajan sekä hallituksen jäsenten kokous- ja matkajärjestelyistä. Toimit hallituksen keskeisenä yhteyshenkilönä ja koordinoit hallituksen vuosikelloa kokonaisuutena. Vastaat hallituksen ja valiokuntien kokousten käytännön järjestelyistä, agendojen ja hallitusmateriaalien koordinoinnista, yhteydenpidosta hallituksen jäseniin sekä hallituksen ja valiokuntien palkkioiden laskennasta ja niihin liittyvistä käytännön asioista. Lisäksi tuet lakiasiainjohtajaa erilaisissa corporate governance- ja yhtiöoikeudellisissa asioissa, kuten kaupparekisteri-ilmoituksissa, omiin osakkeisiin ja Euroclear-asioihin liittyvissä tehtävissä sekä varsinaisen yhtiökokouksen valmisteluissa ja järjestelyissä. Tehtävään kuuluu myös yhtiön yhteisten tapahtumien ja tilaisuuksien suunnittelua, järjestämistä ja koordinointia. Kyseessä on monipuolinen ja itsenäinen rooli, jossa päivät eivät aina mene alkuperäisen suunnitelman mukaan, joten tehtävä sopii henkilölle, joka pitää langat käsissään, osaa ennakoida ja saa asioita tapahtumaan myös muuttuvissa tilanteissa.

Saatat olla etsimämme henkilö, jos:

• sinulla on useamman vuoden kokemus johdon assistentin tai vastaavan vaativan assistenttitehtävän hoitamisesta sekä tehtävään soveltuva koulutus;
• olet erittäin taitava kalenterien, kokousten ja matkojen koordinoinnissa, myös kansainvälisessä toimintaympäristössä;
• sinulla on kokemusta hallitustyöskentelyn tukemisesta tai kiinnostusta ottaa siitä merkittävä vastuu;
• olet oma-aloitteinen ongelmanratkaisija ja osaat ennakoida asioita muutaman askeleen eteenpäin;
• hallitset MS Office -ohjelmat erinomaisesti ja omaksut nopeasti uusia järjestelmiä ja digitaalisia työkaluja;
• työskentelet järjestelmällisesti ja huolellisesti ja ymmärrät tehtävään kuuluvan luottamuksellisuuden;
• sinulla on erinomaiset vuorovaikutustaidot ja kommunikoit sujuvasti sekä suomeksi että englanniksi; ruotsin kielen taito katsotaan eduksi; ja
• viihdyt ympäristössä, jossa tilanteet ja aikataulut voivat muuttua nopeastikin.
• Aikaisempi kokemus hallitusportaaleista sekä corporate governance -asioista katsotaan eduksi.

A.Ahlström tarjoaa sinulle:

• mielenkiintoisen ja vaihtelevan työn, jossa pääset hyödyntämään osaamistasi laajasti ja kehittämään toimintatapoja yhdessä johdon kanssa;
• merkityksellisen ja vastuullisen roolin, jossa varmistat johdon arjen sujuvuuden ja mahdollistat omalla työpanoksellasi keskittymisen olennaiseen;
• pitkät perinteet ja tulevaisuuteen suuntautuvan työantajan, jossa pääset osaksi 175-vuotista yritystarinaa, jossa yhdistyvät yrittäjähenkisyys, kunnianhimo ja vastuullisuus;
• tiiviin ja lämminhenkisen työyhteisön, jossa työpanostustasi arvostetaan ja jossa työskentelet asiantuntevien ihmisten kanssa ympäristössä, jossa yhteistyöllä ja luottamuksella on tärkeä rooli; ja
• kilpailukykyisen kuukausipalkan ja erinomaiset edut, joista kerromme mielellämme lisää haastattelun yhteydessä.