Johdon assistentti / toimistokoordinaattori

WasaGroup Oy; Helsinki; On-site; EUR 30,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Etätyömahdollisuus

Kattavat henkilöstöedut

Job summary

WasaGroup Oy:n Helsingissä sijaitsevassa toimistossa haetaan johtajan assistenttia ja toimistokoordinaattoria. Rooli rakentuu johdon tukemisesta, sisäisestä viestinnästä sekä tapahtumien järjestämisestä. Työ sisältää myös toimiston arjen sujuvuuden varmistamisen, yhteyshenkilönä toimimisen sekä HR-tehtäviin liittyviä avustavia tehtäviä.

Työaika on kokoaikainen ja vakituinen, ja tehtävä mahdollistaa yhden etätyöpäivän viikossa. Palkka on 2 700–3 700 euroa kuukaudessa sekä kattavat henkilöstöedut.

Qualifications

• Toivomme aiempaa kokemusta johdon assistentin, executive assistantin tai vastaavan koordinoivan roolin tehtävistä.
• Vahvat vuorovaikutustaidot ja erinomainen kirjallinen ilmaisu suomeksi ja englanniksi.
• HallitsetMicrosoft 365 -työkalut ja pystyt työskentelemään itseohjautuvasti.

Responsibilities

• Tukee konsernin johtoa ja hoitaa sisäistä viestintää.
• Koordinoi kalentereita, kokouksia, matkajärjestelyjä sekä muita käytännön kokonaisuuksia.
• Valmistelee esitysmateriaaleja ja tukee johtoryhmätyöskentelyä.

Skills

Executive support

Calendar management

Event planning

Internal communications

Finnish & English

MS 365

Tools

Microsoft 365

Job description

Pidätkö langat käsissäsi ja nautit monipuolisista työtehtävistä? Etsimme Helsingin toimistollemme johdon assistenttia / toimistokoordinaattoria, joka viihtyy johdon tukena, innostuu viestinnästä ja tapahtumista sekä huolehtii arjen sujuvuudesta. Tule osaksi WasaGroupin asiantuntevaa ja rentoa työyhteisöä!

WasaGroup toteuttaa asiakkailleen kiinteistöjä Wasa360-palvelumallilla, jossa WasaGroup huolehtii kiinteistökehityshankkeen kaikista vaiheista aina tontin hankinnasta, rahoituksesta ja kiinteistön suunnittelusta rakennuttamiseen sekä käytön aikaiseen kiinteistön ylläpitoon asti. Meillä yhdistyvät vahva asiantuntijuus ja aito yhteistyön henki. Työskentelemme asiantuntevasti mutta rennosti – ja juuri siksi meillä viihdytään. Toimipisteemme sijaitsevat Vaasassa ja Helsingissä.

Mitä tehtäviisi kuuluu?

Johdon assistenttina ja toimistokoordinaattorina olet keskeisessä roolissa tukemassa konsernin johtoa, tekemässä sisäistä viestintää sekä huolehdit toimiston sujuvasta arjesta. Olet henkilö, joka pitää langat käsissään, ennakoi tulevia tarpeita ja huolehtii siitä, että asiat etenevät suunnitellusti.

Johdon työn koordinointi

• toimit toimitusjohtajan ja johdon tukena päivittäisessä työssä
• koordinoit kalentereita, kokouksia, matkajärjestelyjä ja muita käytännön kokonaisuuksia
• valmistelet esitysmateriaaleja ja muuta johdon työskentelyä tukevaa aineistoa
• osallistut johtoryhmätyöskentelyn koordinointiin ja sovittujen asioiden seurantaan
• ennakoit tarpeita ja huolehdit asioiden etenemisestä aktiivisella otteella.

Sisäinen viestintä ja henkilöstökokemus

• vastaat konsernin sisäisen viestinnän koordinoinnista
• toimit intranetin päätoimittajana
• tuotat, kokoat ja julkaiset henkilöstölle suunnattua sisältöä
• osallistut työnantajakuvan ja yhteisöllisyyden kehittämiseen.

Tapahtumat ja sidosryhmätilaisuudet

• suunnittelet ja koordinoit asiakas- ja henkilöstötapahtumia
• vastaat tapahtumien käytännön järjestelyistä yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa
• huolehdit onnistuneesta osallistujakokemuksesta ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen.

Toimiston ja tukipalveluiden koordinointi

• vastaat Helsingin toimiston sujuvasta arjesta
• koordinoit toimiston palveluita, hankintoja ja käytännön järjestelyjä
• toimit yhteyshenkilönä yhteistyökumppaneille ja palveluntarjoajille
• osallistut toimiston toimintatapojen kehittämiseen.

Muut tehtävät

• koordinoit asiakaspalautteiden käsittelyä ja seurantaa
• laskujen tarkistusta ja muita taloushallinnollisia avustavia tehtäviä
• osallistut avustaviin HR-tehtäviin
• mahdollisuus ulottaa tehtäviäsi myös sosiaalisen median puolelle
• hyödynnät tekoälytyökaluja oman työsi tukena ja toimintatapojen kehittämisessä.

Millaista osaajaa etsimme?

Etsimme tehtävään oma-aloitteista ja järjestelmällistä tekijää, joka viihtyy monipuolisessa roolissa lähellä liiketoiminnan johtoa. Sinulla on kyky pitää useita lankoja käsissäsi samanaikaisesti, priorisoida muuttuvissa tilanteissa ja varmistaa, että sovitut asiat etenevät suunnitellusti.

Toivomme, että sinulla on aiempaa kokemusta esimerkiksi johdon assistentin, executive assistantin, toimistopäällikön tai muun vastaavan koordinoivan roolin tehtävistä. Olet luonteeltasi ennakoiva ja ratkaisuhakuinen: et jää odottamaan ohjeita, vaan tunnistat tarpeita, tartut niihin aktiivisesti ja viet asioita määrätietoisesti eteenpäin.

Tehtävässä menestyminen edellyttää erinomaisia vuorovaikutustaitoja, hyvää kirjallista ilmaisukykyä sekä kykyä toimia luotettavasti myös luottamuksellisten asioiden parissa. Työskentelet sujuvasti niin suomeksi kuin englanniksi ja hallitset Microsoft 365 -ympäristön työkalut. Arvostamme lisäksi kokemusta sisäisestä viestinnästä, tapahtumien järjestämisestä sekä kiinnostusta uusien työkalujen ja tekoälyn hyödyntämiseen osana päivittäistä työtä.

Mitä tarjoamme sinulle?

Tarjoamme sinulle monipuolisen ja vastuullisen tehtävän, jossa pääset työskentelemään tiiviisti ylimmän johdon tukena. Roolissa yhdistyvät viestintä, tapahtumien koordinointi, johdon tukeminen sekä toimiston toiminnan kehittäminen tavalla, joka tekee työstä vaihtelevaa ja merkityksellistä. Saat ympärillesi ammattitaitoisen ja aikaansaavan työyhteisön, jossa töitä tehdään kunnianhimoisesti, ilman turhaa hierarkiaa.

Työ on kokoaikainen ja vakituinen. Työskentelet viihtyisissä toimitiloissamme Helsingin Ruoholahdessa. Tehtävä mahdollistaa yhden etätyöpäivän viikossa. Tarjoamme kattavat henkilöstöedut sekä palkkauksen 2 700-3 700 euroa kuukaudessa osaamisesi ja kokemuksesi mukaan.

Haastattelut järjestetään nopeasti hakuajan päätyttyä. Työt alkavat mahdollisimman pian sopivan henkilön löydyttyä.