Toimitusjohtajan avustaja

Appmore; Espoo; Hybrid; EUR 26,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Partial remote work

Competitive salary

Job summary

Appmore Ltd tarjoaa toimitusjohtajan avustajan monipuolisen ja vastuullisen roolin Espoossa, jossa tuetaan taloushallintoa, hallintoa ja sisäistä koordinointia. Rooli edellyttää järjestelmällisyyttä, oma-aloitteisuutta ja luottamuksellisuutta sekä sujuvaa suomen ja englannin kielen osaamista.

Aloitus: sopimuksen mukaan; palkka 2700 €/kk; työnkuva sisältää kalenterin ja sähköpostin hallintaa, raportointia sekä monia hallinnollisia tehtäviä.

Responsibilities

• Allekirjoituspalvelunhallinta
• Sähköpostin ja kalenterinhallinta
• Tilinpäätökseen, kassavirran seurantaan ja budjetointiin liittyvät valmistelu- ja koordinointitehtävät
• Konsernin sisäisten asioiden muistioiden päivitys ja tehtävien koordinointi
• Sääntöjen, toimintatapojen ja playbookien dokumentointi ja ylläpito
• Auditointien valmistelu ja käytännön koordinointi
• Osto- ja myyntilaskuihin liittyvien tehtävien hoitaminen
• Toiminnanohjausjärjestelmän tehtävien hallinta ja seuranta sekä sähköpostien käsittely
• Yrityksen tapahtumien koordinointi
• Johtoryhmän kokousten valmistelu, materiaalien kokoaminen ja muistioiden laatiminen
• Salassapitosopimusten alustava tarkistaminen ja hallinnointi
• Hallitusmuistioiden ja ja muiden kokouksien valmistelu ja koordinointi
• Oppimisympäristöön sisällön päivitys
• Raporttien, seurantojen ja analyysien laatiminen Excelillä
• Muut toimitusjohtajaa avustavat tehtävät
• Sujuvaa Office-työkalujen hallintaa, erityisesti Outlookin, Wordin, Excelin ja PowerPointin käyttöä
• Hyvää taloushallinnon perusteiden ymmärtystä sekä kykyä käsitellä laskutukseen, kassavirtaan ja budjetointiin liittyviä aineistoja
• Erittäin hyviä organisointi-, priorisointi- ja ajanhallintataitoja
• Huolellista, oma-aloitteista ja ratkaisukeskeistä työotetta
• Kykyä käsitellä luottamuksellisia tietoja hienotunteisesti
• Valmiutta omaksua uusia järjestelmiä
• Selkeää kirjallista ja suullista viestintää suomeksi ja englanniksi
• Kykyä työskennellä itsenäisesti, joustavasti ja yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa
• Soveltuvaa kokemusta johdon assistentin, henkilökohtaisen avustajan, taloushallinnon tai muun vastaavan tukiroolin tehtävistä
• Kokemusta tilinpäätös- tai auditointiprosesseista
• Kokemusta johtoryhmä- tai hallitustyöskentelyn tukemisesta
• Toiminnanohjausjärjestelmän taloushallinnon järjestelmien tai LMS-ympäristöjen tuntemusta
• Kokemusta sopimusten, erityisesti salassapitosopimusten, käsittelystä
• Kokemusta kasvuyrityksestä tai kansainvälisestä toimintaympäristöstä

Job description

Appmorella haluamme helpottaa asiakkaidemme työtä, jotta he voivat vaikuttaa myönteisesti yhteiskuntaamme. Autamme asiakkaitamme saamaan enemmän hyötyä ServiceNow- ja Microsoft-teknologioista haastamalla vakiintuneita toimintatapoja. Toimimme ketterästi, mutkattomasti ja suoraan. Tehtävämme on poistaa asiakkaidemme työtehtävistä turhaa monimutkaisuutta, automatisoida rutiineja ja vapauttaa aikaa olennaiseen.

Etsimme nyt toimitusjohtajan avustajaa monipuoliseen ja vastuulliseen tehtävään. Työskentelet läheisesti toimitusjohtajan ja johtoryhmän kanssa sekä tuet koko organisaation tehokasta toimintaa ja missiomme toteutumista.

Tehtäväkuvaus

Henkilökohtaisena avustajana tuet toimitusjohtajaa taloushallintoon, hallintoon, johtamiseen ja sisäiseen koordinointiin liittyvissä tehtävissä. Rooli edellyttää järjestelmällisyyttä, oma-aloitteisuutta, luottamuksellisuutta ja kykyä viedä useita kokonaisuuksia eteenpäin samanaikaisesti.

Tehtäviisi kuuluu muun muassa:

Allekirjoituspalvelunhallinta

Sähköpostin ja kalenterinhallinta

Tilinpäätökseen, kassavirran seurantaan ja budjetointiin liittyvät valmistelu- ja koordinointitehtävät

Konsernin sisäisten asioiden (intercompany) muistioiden päivitys ja tehtävien koordinointi

Sääntöjen, toimintatapojen ja playbookien dokumentointi ja ylläpito

Auditointien valmistelu ja käytännön koordinointi

Osto- ja myyntilaskuihin liittyvien tehtävien hoitaminen

Toiminnanohjausjärjestelmän tehtävien hallinta ja seuranta sekä sähköpostien käsittely

Yrityksen tapahtumien koordinointi

Johtoryhmän kokousten valmistelu, materiaalien kokoaminen ja muistioiden laatiminen

Salassapitosopimusten (NDA) alustava tarkistaminen ja hallinnointi

Hallitusmuistioiden ja ja muiden kokouksien valmistelu ja koordinointi

Oppimisympäristöön (LMS) sisällön päivitys

Raporttien, seurantojen ja analyysien laatiminen Excelillä

Muut toimitusjohtajaa avustavat tehtävät

Sujuvaa Office-työkalujen hallintaa, erityisesti Outlookin, Wordin, Excelin ja PowerPointin käyttöä

Hyvää taloushallinnon perusteiden ymmärrystä sekä kykyä käsitellä laskutukseen, kassavirtaan ja budjetointiin liittyviä aineistoja

Erittäin hyviä organisointi-, priorisointi- ja ajanhallintataitoja

Huolellista, oma-aloitteista ja ratkaisukeskeistä työotetta

Kykyä käsitellä luottamuksellisia tietoja hienotunteisesti

Valmiutta omaksua uusia järjestelmiä

Selkeää kirjallista ja suullista viestintää suomeksi ja englanniksi

Kykyä työskennellä itsenäisesti, joustavasti ja yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa

Plussaa on, jos sinulla on:

Soveltuvaa kokemusta johdon assistentin, henkilökohtaisen avustajan, taloushallinnon tai muun vastaavan tukiroolin tehtävistä

Kokemusta tilinpäätös- tai auditointiprosesseista

Kokemusta johtoryhmä- tai hallitustyöskentelyn tukemisesta

Toiminnanohjausjärjestelmän, taloushallinnon järjestelmien tai LMS-ympäristöjen tuntemusta

Kokemusta sopimusten, erityisesti salassapitosopimusten, käsittelystä

Kokemusta kasvuyrityksestä tai kansainvälisestä toimintaympäristöstä

Mitä tarjoamme?

Keskeisen ja vastuullisen roolin toimitusjohtajan ja johtoryhmän tukena

Monipuolisen tehtäväkentän, jossa pääset kehittämään yrityksen toimintatapoja

Mahdollisuuden kasvaa ja kehittyä kansainvälistyvässä yrityksessä

Rennon, osaavan ja välittävän työyhteisön

Mahdollisuuden osittaiseen etätyöhön

Laadukkaat työvälineet ja kilpailukykyisen palkan

Aloitus, työsuhteen muoto ja toimipaikka

Aloitusajankohta:Sopimuksen mukaan

Palkka: 2700€ / kuukaudessa.

Työsuhde: Tehtävä alkaa kolmen kuukauden kokeilujaksolla (5 päivää viikossa, 37,5h per viikko), sillä rooli on organisaatiossamme uusi. Kokeilujakson jälkeen solmitaan vakituinen työsopimus, mikäli yhteistyötä päätetään jatkaa.

Toimipaikka: Espoo, osittain myös etätyötä

Lisätietoja: [e-mail]