Verwaltungsangestellte/r (m/w/d) mit Schwerpunkt Lehr- und Prüfungsadministration

Justus-Liebig-Universität Giessen; Gießen; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Universität in Hessen sucht eine/n Verwaltungsangestellte/n mit dem Schwerpunkt Lehr- und Prüfungsadministration. Zum Aufgabenbereich gehören die Geschäftsführung des Prüfungsausschusses und die Planung des Prüfungsplans für das Medizinstudium. Vorausgesetzt werden eine entsprechende Berufsausbildung oder ein Hochschulstudium sowie Kenntnisse der IT-Systeme und der rechtlichen Struktur des Medizinstudiums. Flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten werden geboten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs

Weiterbildungsangebote und Gesundheitsangebote

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Berufsausbildung oder einschlägiges Hochschulstudium, idealerweise im Fachbereichsmanagement.
• Kenntnisse über den rechtlichen Aufbau des Medizinstudiums sind erwünscht.
• Erfahrungen im Hochschul- und Wissenschaftsmanagement sind von Vorteil.

Aufgaben

• Leitung des Prüfungsausschusses und Unterstützung der Kommissionen.
• Planung des Prüfungsplans für den klinischen Abschnitt des Medizinstudiums.
• Administration der BAföG-Angelegenheiten der Studierenden.

Kenntnisse

Kenntnisse der IT-Systeme FlexNow, Stud.IP, ILIAS

Erfahrung in Microsoft Excel

Organisationsgeschick

Problemlösekompetenz

Zielgruppengerechte Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Berufsausbildung im Büro- und Verwaltungsbereich oder Hochschulstudium

Jobbeschreibung

Verwaltungsangestellte/r (m/w/d) mit Schwerpunkt Lehr- und Prüfungsadministration

Die Justus‑Liebig‑Universität Gießen (JLU) sucht einen unbefristeten Vollzeitmitarbeiter ab dem 01.04.2026. Die Stelle ist dem Referat 4 – Studium und Lehre im Dekanat des Fachbereichs Medizin zugeordnet. Bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 9b TV‑H.

Aufgaben

• Geschäftsführung des Prüfungsausschusses und organisatorische Unterstützung der Arbeit von Kommissionen des Fachbereichs (Mitwirkung an der Curriculumsentwicklung)
• Auf- und Vorbereitung von Prüfungsausschussbeschlüssen
• Planung und selbstständige Erstellung des Stunden‑, Klausuren‑ und Prüfungsplans für den klinischen Abschnitt des Medizinstudiums
• Unterstützung bei der Klausurerstellung und selbständige Auswertung mit dem im Fachbereich Medizin vorhandenen Prüfungsfragensystem
• Selbstständige Sicherung und Weiterentwicklung der Prozessqualität und des Qualitätsmanagements bei der Klausurerstellung zur Unterstützung der Kliniken, Abteilungen und Institute
• Zentrale Ansprechperson für Lehr‑ und Prüfungsverantwortliche, für prüfungsrechtliche und IT‑Fragen
• Administration der BAföG‑Angelegenheiten der Studierenden
• Vertretung und Unterstützung der Administration der digitalen Lehre

Profil

• Berufsausbildung aus dem Büro‑ und Verwaltungsbereich mit entsprechender Zusatzqualifikation (z. B. Studium, einschlägige Fachweiterbildung oder langjährige Berufserfahrung) oder einschlägiges Hochschulstudium
• Kenntnisse über den rechtlichen Aufbau und Organisation des Medizinstudiums sind erwünscht
• Gute Kenntnisse der an der JLU eingesetzten IT‑Systeme FlexNow, Stud.IP, ILIAS sowie des Klausurerstellungssystems IMS und der Auswertungssoftware KLAUS sind erwünscht
• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Excel und weiteren Office‑Programmen
• Schnelle Auffassungsgabe komplexer Sachverhalte, hohe Problemlösekompetenz und Organisationsgeschick
• Vorausgesetzt werden eine selbstständige, strukturierte und besonders verantwortungsvolle Arbeitsweise auch in Zeiten mit hoher Arbeitsbelastung sowie die Bereitschaft, sich ggf. in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten und sie zu übernehmen
• Zielgruppengerechte Kommunikationsfähigkeit, überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft und Belastbarkeit sowie die Bereitschaft bedarfsorientiert auch Termine in den Abendstunden wahrzunehmen
• Nach Möglichkeit Erfahrungen im Hochschul‑ und Wissenschaftsmanagement, idealerweise im Fachbereichsmanagement oder in einer anderen Rolle im Mehr‑Lagen­system einer Universität / Hochschule / Forschungseinrichtung

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
• Die kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (LandesTicket Hessen)
• Mehr als 100 Seminare, Workshops und E‑Learning‑Angebote pro Jahr zur persönlichen Weiterbildung sowie vielfältige Gesundheits‑ und Sportangebote
• Eine Vergütung nach TV‑H, betriebliche Altersvorsorge, Kinderzulage sowie Sonderzahlungen
• Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Zertifikat „audit familiengerechte Hochschule“)

Die JLU begrüßt qualifizierte Bewerbungen unabhängig von biologischem und sozialem Geschlecht, Behinderung, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die JLU strebt gemäß dem Frauenförderplan einen höheren Frauenanteil an; deshalb bitten wir qualifizierte Frauen nachdrücklich, sich zu bewerben. Die JLU ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Eine Teilung der Stelle in zwei Halbtagsstellen ist nach dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz grundsätzlich möglich. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.