Teamassistenz Verwaltung & Office Management (m/w/d)

GFBI GmbH; Koblenz; On-site; EUR 33,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Vergütung

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Betriebliche Altersvorsorge

Jobticket/Zuschuss

Strukturierte Einarbeitung

Entwicklungsmöglichkeiten

Teamkultur

Sinnstiftende Arbeit

Job summary

GFBI Gesellschaft zur Förderung Beruflicher Integration GmbH in Koblenz sucht zum 01.01.2027 eine engagierte Teamassistenz. Sie sind zentrale Anlaufstelle, empfangen Gäste, vertreten die Organisation am Telefon und sorgen für reibungslose Abläufe.

Zu Ihren Aufgaben gehört das Termin- und Fristenmanagement in Outlook, die Organisation interner Veranstaltungen sowie das Beschaffen von Büromaterial und die Koordination von Verträgen und Standorten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Büromanagement/Verwaltung.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Teamassistenz/Sekretariat/Office Management.
• Souveränes Auftreten, Organisationsstärke und Serviceorientierung.

Responsibilities

• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anliegen; Repräsentation am Telefon/Empfang.
• Post- und Schriftverkehr, Standortkommunikation.
• Empfang von Gästen, Geschäftspartnern und Bewerbenden.
• Termin- und Fristenmanagement in Outlook; Koordination von Besprechungen und Gremien.
• Planung/Organisation interner Veranstaltungen und Workshops; Teilnehmerverwaltung und Zertifikate.
• Beschaffung von Büromaterial und Verpflegung für Verwaltung und Standorte.
• Unterstützung bei Standortplanung, Vertragsmanagement und Ausschreibungen.
• Unterstützung von Personal, Finanzen und Marketing.

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Selbstständigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Teamassistenz

Führerschein Klasse B

Education

Kaufmann/Kaufrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

Die GFBI Gesellschaft zur Förderung Beruflicher Integration GmbH begleitet seit über 20 Jahren Menschen auf ihrem Weg in Ausbildung und Arbeit. Mit rund 160 Mitarbeitenden an etwa 20 Standorten gestalten wir soziale und berufsintegrative Angebote, die nachhaltig wirken.

Herzstück unserer Organisation ist unser Verwaltungsteam in Koblenz. Die elf Kolleginnen und Kollegen sorgen dafür, dass an allen Standorten die Rahmenbedingungen stimmen. Zur Verstärkung dieses Teams suchen wir zum 01.01.2027 eine engagierte Teamassistenz, die Verantwortung übernimmt, Abläufe souverän koordiniert und als zentrale Schnittstelle zwischen Verwaltung, Standorten und externen Partnern agiert.

Ihre Aufgaben

Zentrale Anlaufstelle und Kommunikation

• Sie sind erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen und repräsentieren die GFBI am Telefon und am Empfang.

• Sie verantworten den Post- und Schriftverkehr sowie die Kommunikation mit unseren Standorten.

• Sie empfangen und betreuen Gäste, Geschäftspartner und Bewerbende professionell und zugewandt.
  

Organisation und Veranstaltungsmanagement

• Sie steuern das Termin- und Fristenmanagement in Outlook und koordinieren Besprechungen und Gremien.

• Sie planen und organisieren interne Veranstaltungen sowie unsere interne Workshop-Reihe, von der Teilnehmendenverwaltung über die Programmübersicht bis zur Erstellung der Zertifikate.

• Sie verantworten die Beschaffung von Büromaterial und Verpflegung für die Verwaltung und alle Projektstandorte.
  

Standort- und Vertragsmanagement

• Sie wirken bei der Planung und Umsetzung der Ausstattung sowie der technischen Einrichtung neuer Standorte mit und stimmen sich dabei eng mit internen und externen Partnern ab.

• Sie überwachen und koordinieren Miet-, Leasing-, Telekommunikations- und Dienstleistungsverträge aller Standorte.

• Sie holen Angebote ein, begleiten die jährlichen internen Ausschreibungen und verwalten die Jobtickets.

• Sie führen die zentrale Schlüsselverwaltung und halten die Standortübersicht aktuell.
  

Personal, Finanzen und Marketing

• Sie unterstützen den Personalbereich, unter anderem bei der Verwaltung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und Weiterbildungsnachweisen sowie bei der Bewerbendenkorrespondenz.

• Sie prüfen Lieferscheine und Rechnungen und arbeiten der Buchhaltung zu.

• Sie betreuen die Bestellung von Werbe- und Druckmaterialien und pflegen unser Google-Unternehmensprofil sowie Inhalte unserer Webseiten.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Hotelkauffrau/-kaufmann oder Hotelfachfrau/-fachmann oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der Teamassistenz, im Sekretariat oder im Office Management

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, auch bei hohem Aufkommen Prioritäten zu setzen

• Souveränes, freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung

• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen

• Führerschein Klasse B

• Wünschenswert: Erfahrung im sozialen Bereich oder bei einem Bildungsträger
  

Unser Angebot

• Attraktive Vergütung: 3.000 bis 4.000 € brutto monatlich, abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

• Sicherheit: Ein unbefristeter Arbeitsvertrag bei einem Träger, der seit über 20 Jahren fest in der Region verankert ist.

• Betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen Sie beim Aufbau Ihrer Altersvorsorge.

• Mobilität: Wir bezuschussen Ihre Fahrtkosten bzw. Ihr Jobticket.

• Strukturierte Einarbeitung: Wir nehmen uns Zeit für Ihren Start und begleiten Sie in allen Aufgabenbereichen.

• Entwicklung: Fachliche und persönliche Weiterbildungen, auch über unsere interne Workshop-Reihe.

• Teamkultur: Ein engagiertes Verwaltungsteam mit elf Kolleginnen und Kollegen, kurzen Entscheidungswegen und offener Kommunikation.

• Arbeit mit Sinn: Ihre Arbeit trägt unmittelbar dazu bei, dass Menschen ihren Weg in Ausbildung und Arbeit finden.
  

Ihre Bewerbung

Wir begrüßen alle Bewerbungen, unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion, Behinderung oder Identität.