Office Manager (m/w/d)

Arbeitsagentur; Freiburg im Breisgau; Hybrid; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Vertrag

Mobiles Arbeiten

Moderne Arbeitsmittel

Weiterbildung

Betriebliche Altersvorsorge

Sport- und Gesundheitszuschuss

Modernes Büro & Verkehrsanbindung

Deutschlandticket

Job summary

Little Bird Group sucht am Standort Freiburg eine(n) Office Manager (m/w/d) mit Organisationstalent und kaufmännischem Verständnis. Du bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftsführung und externe Partner und schaffst verlässliche Strukturen für einen reibungslosen Büroalltag.

Zu deinen Aufgaben gehören Standortmanagement, vorbereitende Buchhaltung (DATEV wünschenswert), Vertrags- und Dienstleistermanagement sowie Organisations- und Koordinationsaufgaben.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Office-Management- oder kaufmännische Administrationserfahrung.
• Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung (DATEV vorteilhaft).
• Vertrags- und Lieferantenkenntnisse; Organisationskompetenz.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und eigenverantwortliche Arbeitsweise.

Responsibilities

• Standortmanagement, Büroorganisation und Koordination mit Partnern.
• Vorbereitende Buchhaltung, Belegorganisation und Abstimmung.
• Vertrags- und Dienstleistermanagement; Versicherungen & Verwaltung.
• Organisation von Reisen, Meetings, Events und Onboarding.
• Aufbau einer offenen, wertschätzenden Bürokultur.

Skills

Organisationstalent

Empathie

Kommunikationsstärke

DATEV Kenntnisse

Vertragsverwaltung

Eigeninitiative

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

Buchhaltungssoftware

Job description

Wir schwärmen aus: für die Zukunft der frühen Bildung

Die Little Bird Group vereint vier etablierte Softwareunternehmen: LITTLE BIRD, InstiKom mit KIKOM, Stay Informed und Kita-Planer. Gemeinsam entwickeln wir digitale Lösungen, die Kommunen, Träger, Einrichtungen und Familien von der Platzsuche und -vergabe über die Verwaltung bis zur täglichen Kommunikation und Organisation begleiten. Rund 30.000 Einrichtungen und mehr als eine Million App-Nutzer vertrauen bereits auf unsere Lösungen für Kindertagespflege, Krippe, Kita, Hort und Grundschule.

Für unseren Standort in Freiburg suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisationstalent mit Empathie verbindet. Als Office Manager (m/w/d) sorgst Du dafür, dass unser Büro organisatorisch reibungslos funktioniert, kaufmännische Prozesse zuverlässig laufen und unser Standort ein Ort ist, an dem Menschen gerne zusammenarbeiten.

Deine Mission

Du bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftsführung und externe Partner. Mit Deiner strukturierten Arbeitsweise, Deinem kaufmännischen Verständnis und Deinem Gespür für Menschen schaffst Du verlässliche Strukturen und trägst aktiv zu einer positiven Bürokultur bei.

Das erwartet Dich

• Standortmanagement & Büroorganisation Du verantwortest den organisatorischen Betrieb unseres Standorts Freiburg. Dabei koordinierst Du die Büroorganisation, arbeitest mit Hausverwaltung, Lieferanten und Dienstleistern zusammen und sorgst dafür, dass der Büroalltag zuverlässig und effizient funktioniert.
• Finance & vorbereitende Buchhaltung Du unterstützt unsere Finanzprozesse durch eine sorgfältige vorbereitende Buchhaltung. Dazu gehören die Erfassung und Organisation von Belegen, die Unterstützung der Kreditorenbuchhaltung einschließlich der Prüfung und Abstimmung relevanter Geschäftsvorfälle sowie die Vorbereitung aller Unterlagen für unser Steuerbüro. Außerdem wirkst Du bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen mit.
• Vertrags- & Dienstleistermanagement Du verwaltest Verträge, koordinierst externe Dienstleister und Lieferanten und kümmerst Dich um organisatorische Themen wie Versicherungen, Hausverwaltung sowie weitere administrative Aufgaben rund um den Standort.
• Organisation & Koordination Du planst und organisierst Dienstreisen, Meetings und Veranstaltungen, entwickelst interne Abläufe weiter und erkennst Optimierungspotenziale. Mit Deinem Organisationstalent sorgst Du dafür, dass Prozesse effizient und zuverlässig funktionieren.
• Menschen & Standortkultur Du bist erste Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden vor Ort und hast ein offenes Ohr für ihre Anliegen. Du unterstützt neue Kolleg:innen beim Onboarding, förderst den persönlichen Austausch im Team und schaffst Gelegenheiten, bei denen Menschen gerne zusammenkommen. Mit Deinem Feingefühl trägst Du zu einer offenen, wertschätzenden und lebendigen Bürokultur bei.

Das bringst Du idealerweise mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der kaufmännischen Administration oder einer vergleichbaren Position.
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung sowie idealerweise im Umgang mit DATEV oder vergleichbaren Buchhaltungssystemen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerberatungen sowie bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen ist von Vorteil.
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Verträgen, Lieferanten und administrativen Prozessen.
• Empathie, Kommunikationsstärke und Freude daran, Menschen zusammenzubringen.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität.

So arbeiten wir

Diese Rolle lebt von persönlichem Austausch. Du bist nah an den Menschen und dort, wo Deine Unterstützung gebraucht wird. Gleichzeitig genießt Du viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.

Gestaltung einer verlässlichen Anlaufstelle für Mitarbeitende und externe Partner

Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen

Aktive Mitgestaltung einer offenen und wertschätzenden Bürokultur

Das erwartet Dich bei uns

• Eine vielseitige Schlüsselrolle mit hoher Eigenverantwortung und direktem Draht zur Geschäftsführung.
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld aus Finance, Office Management und Standortorganisation.
• Viel Gestaltungsspielraum, um Prozesse und unseren Standort aktiv weiterzuentwickeln.

Darüber hinaus bieten wir Dir

• Unbefristeten Arbeitsvertrag
• Mobiles Arbeiten
• Moderne Arbeitsmittel
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Zuschuss zu Sport- und Gesundheitsangeboten
• Modernes Büro mit sehr guter Verkehrsanbindung
• Deutschlandticket bzw. Mobilitätszuschuss

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!