Teamassistenz (m/w/d) Berlin

Isg PM; Berlin; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

20 Tage Workation in Europa

30 Tage Urlaub

Zusätzliche freie Tage an 24./31. Dez.

Buddy Onboarding

Deutschlandticket-Erstattung

Firmenfitness mit Wellpass

Mitarbeitervergünstigungen

Job summary

Die IPA Solutions Group GmbH (ISG) sucht am Standort Berlin eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) zur Unterstützung von organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Aufgaben. Du sorgst für reibungslose Abläufe und trägst zu effizienteren Prozessen im Team bei.

Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit und hast idealerweise Erfahrung in Teamassistenz oder Büroorganisation. Sicherer Umgang mit MS-Office, gute Deutschkenntnisse und eine strukturierte Arbeitsweise runden

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder Verwaltung, oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Teamassistenz, Büroorganisation oder kaufmännischer Verwaltung.
• Grundlegendes Verständnis für kaufmännische Abläufe sowie erste Erfahrungen in vorbereitender Buchhaltung und Rechnungsverwaltung; DATEV wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
• Gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Responsibilities

• Teamorganisation: Unterstützung des Teams bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Allgemeine Verwaltung: Unterlagen bearbeiten, Stammdaten pflegen, interne Übersichten führen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Prüfung, Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen und Belegen vorbereiten.
• Rechnungsverwaltung: Eingangs- und Ausgangsrechnungen bearbeiten und dokumentieren.
• Termin- und Besprechungsmanagement: Termine koordinieren und Besprechungen vorbereiten bzw. nachbereiten.
• Dokumentenmanagement: Dokumente, Präsentationen und Tabellen erstellen und strukturierte digitale Ablage sicherstellen.
• Büroorganisation: Büromaterialien verwalten und interne Abläufe optimieren.
• Korrespondenz und Kommunikation: Anfragen bearbeiten und Informationsfluss sicherstellen.

Skills

Teamassistenz

Büroorganisation

Verwaltungsunterstützung

Organisationsgeschick

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

DATEV

MS Office

Job description

Analytische Kompetenz, dynamische Umsetzung.

Gestalte die Zukunft mit uns und werde Teil unseres engagierten Teams. Starte Deine Karriere jetzt bei der ISG.

Die IPA Solutions Group GmbH (ISG) unterstützt als Ingenieurdienstleister bundesweit Auftraggeber:innen bei der Abwicklung komplexer Infrastruktur- und Hochbauprojekte, die mit alternativen Projektabwicklungsmodellen wie der Integrierten Projektabwicklung (IPA) realisiert werden. Dabei setzen wir auf individuelle Lösungen, Effizienz und Zuverlässigkeit.

Unbefristet in Vollzeit: ab Februar Ort: Berlin Job-ID: B-TA-0926

Du bist ein Organisationstalent, arbeitest gerne mit Menschen zusammen und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Berlin suchen wir eine engagierte, zuverlässige und strukturierte Teamassistenz (m/w/d), die uns im Arbeitsalltag bei organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Aufgaben unterstützt.

In dieser Position bist du eine wichtige Anlaufstelle für unsere Kolleginnen und Kollegen. Du sorgst für reibungslose Abläufe, übernimmst allgemeine Verwaltungsaufgaben und unterstützt bei kaufmännischen Prozessen. Damit trägst du dazu bei, dass sich unser Team auf seine fachlichen Aufgaben konzentrieren kann.

Deine Aufgaben – das erwartet dich

• Teamorganisation: Du unterstützt unser Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgst für einen strukturierten Arbeitsalltag.
• Allgemeine Verwaltung: Du bearbeitest und verwaltest Unterlagen, pflegst Stammdaten und interne Übersichten und unterstützt bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du unterstützt bei der Prüfung, Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen und Belegen und bereitest buchhalterische Unterlagen für die weitere Bearbeitung vor.
• Rechnungsverwaltung: Du unterstützt bei der Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen und sorgst für eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation.
• Termin- und Besprechungsmanagement: Du koordinierst Termine, organisierst interne und externe Besprechungen und kümmerst dich um deren organisatorische Vorbereitung und Nachbereitung.
• Dokumentenmanagement: Du erstellst, bearbeitest und formatierst Dokumente, Präsentationen und Tabellen und sorgst für eine strukturierte digitale Ablage.
• Büroorganisation: Du koordinierst Bestellungen, verwaltest Büromaterialien und unterstützt bei der Organisation und Weiterentwicklung interner Büroabläufe.
• Korrespondenz und Kommunikation: Du bearbeitest allgemeine Anfragen, unterstützt bei der schriftlichen Kommunikation und sorgst für einen zuverlässigen Informationsfluss innerhalb des Teams.
• Daten- und Ablageverwaltung: Du pflegst interne Verzeichnisse, Kontaktlisten und digitale Ablagestrukturen und stellst sicher, dass Informationen und Dokumente aktuell und zugänglich bleiben.
• Onboarding und Teamaktivitäten: Du unterstützt bei der organisatorischen Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen sowie bei der Planung und Durchführung interner Teamaktivitäten.

Dein Profil – das bringst du mit

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder Verwaltung, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise hast du bereits Berufserfahrung in der Teamassistenz, Büroorganisation oder kaufmännischen Verwaltung gesammelt.
• Du bringst ein grundlegendes Verständnis für kaufmännische Abläufe sowie idealerweise erste Erfahrungen in der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsverwaltung mit.
• Kenntnisse im Umgang mit DATEV sind wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung.
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und sorgfältig und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du bringst Organisationstalent, Eigeninitiative und eine ausgeprägte Serviceorientierung mit.
• Du kommunizierst freundlich, professionell und verbindlich und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.
• Flexibilität, die zu Deinem Leben passt: Profitiere von flexiblen Arbeitszeiten in Voll-& Teilzeit, die Dich dabei unterstützen, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen, der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und 20 Tagen Workation in Europa (EWR) pro Jahr, 30 Tagen Urlaub und zwei zusätzlich freien Tagen am 24. und 31 Dezember.
• Persönliche Begleitung: In den ersten Wochen begleitet Dich ein Buddy für ein optimales Onboarding bei uns.
• Eine Vergütung, die wertschätzt: Deine Arbeit wird mit einer attraktiven Vergütung belohnt. Du profitierst auch von unseren Sozialleistungen und Mitarbeitervergünstigungen.
• Mobilität: 100%-tige Erstattung des Deutschlandtickets.
• Fitness & Wellness: Firmenfitness mit Wellpass.
• Persönliche Entwicklung: Bei uns kannst Du Deine Ideen einbringen und verwirklichen.
• Eine Kultur, die verbindet: Erlebe eine offene und partnerschaftliche Unternehmenskultur, in der Deine Meinung zählt und Deine Entwicklung im Mittelpunkt steht.
• Ein inspirierendes Team: Freue Dich auf vielseitige Aufgaben in einem Team, das Expertise und Teamgeist großschreibt.