Teamassistenz Organisationsmanagement Ablagenmanagement (m/w/d)

Dorfner GmbH; Würzburg; On-site; EUR 21,000 - 29,000; Part time

Benefits offered by this job

Attraktive Vergütung

Eigenverantwortliches Arbeiten

Corporate Benefits

30 Tage Jahresurlaub

Job summary

Dorfner GmbH in Würzburg sucht eine engagierte kaufmännische Kraft zur Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung. Sie strukturieren digitale Ablage-, Dokumentationssysteme, bearbeiten E-Mails und Dokumente und arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Erfahrung im Büroalltag sowie sichere MS-Office-Kenntnisse mit. Die Stelle ist Teilzeit (20 Stunden/Woche) von Montag bis Freitag.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im administrativen Umfeld von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute MS-Office/365 Kenntnisse
• Freude an Ordnung und Transparenz in Dokumentenprozessen
• Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Responsibilities

• Strukturierung, Pflege und Weiterentwicklung digitaler Ablage- und Dokumentationssysteme
• Verwaltung und systematische Ablage von E-Mails, Dokumenten und Informationen
• Sicherstellung einer transparenten, einheitlichen und nachvollziehbaren Dokumentenorganisation
• Aufbereitung, Zusammenstellung und Pflege von Informationen für Unternehmensbereiche
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Mitarbeit an der Optimierung interner Organisations- und Verwaltungsprozesse
• Enge Zusammenarbeit mit der zweiten Teamassistenz im Rahmen gegenseitiger Vertretung

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Deutsch C1

Education

Kaufmännische Ausbildung / Büromanagement-Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

Ihre Arbeitszeit

• Montag bis Freitag je 4 Stunden
• Teilzeit 20 Stunden pro Woche

Ihre Aufgaben

• Strukturierung, Pflege und Weiterentwicklung unserer digitalen Ablage- und Dokumentationssysteme
• Verwaltung und systematische Ablage von E-Mails, Dokumenten und sonstigen Informationen
• Sicherstellung einer transparenten, einheitlichen und nachvollziehbaren Dokumentenorganisation
• Aufbereitung, Zusammenstellung und Pflege von Informationen für verschiedene Unternehmensbereiche
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Mitarbeit an der Optimierung interner Organisations- und Verwaltungsprozesse
• Enge Zusammenarbeit mit der zweiten Teamassistenz im Rahmen einer gegenseitigen Vertretung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Umfeld
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Strukturierungsvermögen
• Selbstständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Integrität sowie ein verantwortungsvoller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office- bzw. Microsoft-365-Anwendungen
• Freude daran, Ordnung und Transparenz in Informations- und Dokumentationsprozesse zu bringen
• Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1-Level)

Unser Angebot

• Attraktive Vergütung
• Verantwortungsvolle Tätigkeit mit abwechslungsreichen Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung
• Raum für eigenverantwortliches Arbeiten und Mitgestaltung von Arbeitsabläufen
• Monatliche Rabatte über Corporate Benefits in verschiedenen Onlineshops
• 30 Tage Jahresurlaub