Teamassistenz Organisationsmanagement Ablagenmanagement (m/w/d)

UKW Service GmbH; Würzburg; On-site; EUR 17,000 - 25,000; Part time

Benefits offered by this job

Attraktive Vergütung

Eigenverantwortliches Arbeiten

30 Tage Jahresurlaub

Corporate Benefits Rabatte

Job summary

UKW Service GmbH im Universitätsklinikurm Würzburg sucht eine Teamassistenz Organisationsmanagement Ablagenmanagement (m/w/d) in Würzburg, Teilzeit, ab sofort. Die Aufgaben umfassen die strukturierte Verwaltung digitaler Ablage- und Dokumentationssysteme sowie die Unterstützung bei internen Prozessen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, verfügen über Organisationstalent, Diskretion und fundierte MS-Office-Kenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Umfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten
• Sorgfältige, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise

Responsibilities

• Strukturierung, Pflege und Weiterentwicklung unserer digitalen Ablage- und Dokumentationssysteme
• Verwaltung und systematische Ablage von E-Mails, Dokumenten und Informationen
• Sicherstellung einer transparenten, einheitlichen und nachvollziehbaren Dokumentenorganisation
• Aufbereitung, Zusammenstellung und Pflege von Informationen für verschiedene Unternehmensbereiche
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Mitarbeit an der Optimierung interner Organisations- und Verwaltungprozesse
• Enge Zusammenarbeit mit der zweiten Teamassistenz im Rahmen einer gegenseitigen Vertretung

Skills

Organisationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Diskretion

MS Office / Microsoft 365

Education

Kaufmännische Ausbildung / Büromanagement-Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Zusammenarbeit auf neuer Ebene: Die Servicegesellschaft UKW Service GmbH – ein Gemeinschaftsunternehmen der Dorfner Gruppe und des Universitätsklinikums Würzburg – vereint die Kompetenzen von Dienstleister und Auftraggeber in idealer Weise. Die Dorfner Gruppe, die 1949 gegründet heute zu den TOP 20 Facility-Service-Unternehmen in der Bundesrepublik zählt, bringt jahrzehntelange Erfahrung in der Gebäudedienstleistung, tiefgehendes Fachwissen und Qualitätsbewusstsein in die Partnerschaft ein. Werden Sie jetzt ein Teil dieser leistungsfähigen Kooperation.

Für unser Unternehmen UKW Service GmbH im Universitätsklinikum Würzburg suchen wir eine/n Teamassistenz Organisationsmanagement Ablagenmanagement (m/w/d) in 97080 Würzburg, Teilzeit, ab sofort

Stellen-ID: 143123

Ihre Arbeitszeit in Teilzeit

• Montag bis Freitag je 4 Stunden
• Teilzeit 20 Stunden pro Woche

Ihre Aufgaben

• Strukturierung, Pflege und Weiterentwicklung unserer digitalen Ablage- und Dokumentationssysteme
• Verwaltung und systematische Ablage von E-Mails, Dokumenten und sonstigen Informationen
• Sicherstellung einer transparenten, einheitlichen und nachvollziehbaren Dokumentenorganisation
• Aufbereitung, Zusammenstellung und Pflege von Informationen für verschiedene Unternehmensbereiche
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Mitarbeit an der Optimierung interner Organisations- und Verwaltungsprozesse
• Enge Zusammenarbeit mit der zweiten Teamassistenz im Rahmen einer gegenseitigen Vertretung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Umfeld
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Strukturierungsvermögen
• Selbstständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Integrität sowie ein verantwortungsvoller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office- bzw. Microsoft-365-Anwendungen
• Freude daran, Ordnung und Transparenz in Informations- und Dokumentationsprozesse zu bringen
• Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1-Level)

Unser Angebot

• Attraktive Vergütung
• Verantwortungsvolle Tätigkeit mit abwechslungsreichen Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung
• Raum für eigenverantwortliches Arbeiten und Mitgestaltung von Arbeitsabläufen
• Monatliche Rabatte über Corporate Benefits in verschiedenen Onlineshops
• 30 Tage Jahresurlaub