Teamassistenz Office & Administration (m/w/d)

Last Mile Semiconductor; Dresden; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Altersvorsorge

Berufsunfähigkeitsversicherung Zuschüs

Jobticket oder JobRad

Fitnessstudio im Gebäude

Job summary

Last Mile Semiconductor GmbH in Dresden sucht eine organisierte Office-Managerin bzw. einen Office-Manager zur Strukturierung des Büroalltags. Sie koordinieren Inventar, Post, Besucher und Büro-Services und unterstützen Einkauf, Finance und HR.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige relevante Erfahrung, beherrschen MS-Office/Gmail und haben sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sowie Englisch (C1). Die Position bietet langfristige Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung im Office Management/Administration.
• Sicherer Umgang mit MS-Office und Gmail; Interesse an digitalen Prozessen/ERP-Systemen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse C2 bzw. muttersprachliche Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse C1.

Responsibilities

• Inventarverwaltung inkl. Tag-Nummern; Abgleich und Pflege im ERP-System.
• Postfachverwaltung sowie Empfang und Versand von Post und Paketen.
• Registrierung von Besucherinnen und Besuchern.
• Koordination von Reinigung, Reparaturen und Büroerweiterungen.
• Verwaltung der Office-Dienstleister; Organisation von Firmenveranstaltungen.
• Fuhrparkmanagement.
• Bestellung von Klein- und Büromaterial; Verhandlung von Rahmenkonditionen.
• Verwaltung von Mobilfunkverträgen.
• Rechnerische Prüfung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Eingangsrechnungen.
• Veranstaltung von Onboarding/Offboarding; Unterstützung bei Relocation.

Skills

Office Management

MS Office

Deutsch C2

Englisch C1

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Gmail

ERP-Systeme

Job description

Die Last Mile Semiconductor GmbH, ein Dresdner Deep-Tech-Start-up, entwickelt die nächste Generation energieeffizienter Wireless-Connectivity-Lösungen auf Basis des neuen Standards DECT NR+. Damit unsere Teams sich auf Entwicklung und Forschung konzentrieren können, brauchen wir eine Person, die den organisatorischen Alltag zuverlässig strukturiert, den Überblick behält und dort Ordnung schafft, wo es gerade Baustellen gibt.

Deine Aufgaben

Office-Betrieb

• Kennzeichnung, Mitarbeiterzuordnung und Verwaltung sämtlichen Inventars (Tag-Nummern) inklusive Abgleich und Pflege im ERP-System
• Verwaltung des Postfachs sowie Empfang und Versand von Post und Paketen
• Registrierung von Besucher:innen
• Koordination der Reinigung, Organisation von Reparaturen und Unterstützung bei Büroerweiterungen und -modernisierungen
• Verwaltung der Dienstleister im Office-Management
• Organisation von Firmenveranstaltungen
• Fuhrparkmanagement

Einkauf

• Bestellung von Klein- und Büromaterial, Büroausstattung sowie direkten und indirekten Waren (Katalogware)
• Verhandlung von Rahmenkonditionen für Katalogbestellungen
• Bestellung und Verwaltung von Mobilfunkverträgen

Finance-Unterstützung

• Rechnerische Prüfung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Eingangsrechnungen
• Verwaltung und Abrechnung von Kreditkarten, Reisekosten und Spesen

HR-Unterstützung

• Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden inklusive Dokumentation und Administration
• Koordination und Verwaltung von Mitarbeiterangeboten (Jobticket, JobRad etc.)
• Unterstützung bei Relocation (Wohnen, Visa u. a.) und Permanent Stays unserer internationalen Mitarbeitenden

Dein Profil

Fachlich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Administration, im Sekretariat oder im Empfang
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen und Gmail sowie Interesse an digitalen Prozessen und ERP-Systemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse auf C2-Niveau oder muttersprachliche Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse auf mindestens C1-Niveau in Wort und Schrift

Persönlich

• Sehr strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise: Du bringst Ordnung in komplexe Abläufe und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
• Proaktiv: Du gehst eigenständig auf Team und Management zu, hakst nach und sprichst auch unbequeme Themen an, bevor sie eskalieren
• Souveränes, verbindliches und selbstbewusstes Auftreten sowie die Fähigkeit, Zusagen zuverlässig einzuhalten
• Allrounder-Mentalität mit Ownership-Verständnis: Du denkst mit und voraus und setzt Prioritäten eigenverantwortlich
• Diskretion und ein serviceorientierter Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen

Wir bieten dir

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit großem Gestaltungsspielraum
• Ein Umfeld, in dem Mitdenken, Gestalten und Proaktivität ausdrücklich erwünscht sind
• Kurze Entscheidungswege, pragmatische Lösungen
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit hoher Eigenverantwortung und langfristiger Perspektive
• Individuelle Weiterentwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten in einem wachsenden Deep-Tech-Unternehmen
• Starke Sozialleistungen: Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung mit Zuschüssen zwischen 100 und 200 € monatlich
• Attraktive Benefits: kostenloses Jobticket oder JobRad sowie kostenfreies Training im Fitnessstudio im Gebäude
• Moderner Arbeitsplatz in Dresden

Skills zu dieser Stellenanzeige: Assistenz, Buchhaltung, Verwaltung, finance, BWL, operator, Koordinator, administration, Steuer, coordinator, kaufmännische-ausbildung, Eingangsrechnungen, HR, Personalreferent, Personalassistenz, Sekretariat, Betriebswirt, Kauffrau und Assistent