Abteilungsassistenz (m/w/x)

SII Group; Gaimersheim; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibles Arbeiten

Modernes Setup

Kultur, die trägt

Individuelle Entwicklung

Zuschüsse zur Altersvorsorge

Hansefit-Sportkooperation

Job summary

Die SII Group sucht eine Abteilungsassistenz (m/w/x) am Standort Gaimersheim in einer internen, unbefristeten Festanstellung. Zu Ihren Aufgaben gehören die eigenverantwortliche Unterstützung der Abteilungsleiter, Koordination interner Abläufe und Office-Management inklusive Besucherkoordination sowie Reiseplanung.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bringen mehrjährige Assistenz-Erfahrung mit, kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch und arbeiten strukturiert

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion wünschenswert.
• Sehr gute Kenntnisse in MS 365 und professionelle Kommunikation.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Unterstützung unserer Abteilungsleiter in organisatorischen, administrativen und koordinativen Themen.
• Steuerung administrativer Prozesse innerhalb der Abteilungen und Koordination interner Abläufe.
• Organisation eines professionellen Office Managements inklusive Besucherkoordination, Bestellwesen, Raummanagement und Verpflegungsorganisation.
• Verantwortung für das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender sowie die Planung und Organisation von Dienstreisen.
• Selbstständige Erstellung von Korrespondenz, Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Managementunterlagen.
• Koordination und Nachverfolgung der Rechnungsstellung in enger Abstimmung mit unserem Backoffice.

Skills

Organisationsgeschick

Kommunikation

Microsoft 365

Office Management

Deutsch verhandlungs­sicher

Englisch

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

Im heutigen, dynamischen Umfeld technologischen Wandels sind intelligenteIT-, Software- und Systemlösungen von zentraler Bedeutung – in komplexen, sicherheitskritischen und regulierten Technologiefeldern wie Automotive, Defence und der Luft- und Raumfahrt.

Wir vereinen Expertise in Embedded Software, moderner Softwareentwicklung, Cloud-Architekturen, Data & AI Engineering sowie ganzheitlichem Systems Engineering. So entstehen vernetzte Plattformen, smarte Datenanalysen und hochverfügbare Architekturen für komplexe, sicherheitskritische Anwendungen.

Unterstütze komplexe Projekte mit Struktur, Überblick und Organisationstalent

Mit deiner strukturierten Arbeitsweise, deinem Organisationsgeschick und deinem Verständnis für effiziente Prozesse übernimmst du Verantwortung für das operative Management administrativer Abläufe und leistest einen wichtigen Beitrag zum Erfolg unserer Abteilungen.

Werde jetzt Teil unseres Teams – in einer internen und unbefristeten Festanstellung als Abteilungsassistenz (m/w/x) mit folgenden Aufgaben am Standort Gaimersheim:

• Eigenverantwortliche Unterstützung unserer Abteilungsleiter in organisatorischen, administrativen und koordinativen Themen
• Steuerung administrativer Prozesse innerhalb der Abteilungen und Koordination interner Abläufe
• Organisation eines professionellen Office Managements inklusive Besucherkoordination, Bestellwesen, Raummanagement und Verpflegungsorganisation
• Verantwortung für das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender sowie die Planung und Organisation von Dienstreisen
• Selbstständige Erstellung von Korrespondenz, Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Managementunterlagen
• Vorbereitung von Angebotsvorlagen, Nachverfolgung von Beauftragungszeiträumen sowie Prüfung projektbezogener Unterlagen und Abnahmeprotokolle
• Koordination und Nachverfolgung der Rechnungsstellung in enger Abstimmung mit unserem Backoffice
• Unterstützung der Abteilungsleiter bei organisatorischen Sonderthemen sowie der Planung, Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise als Abteilungsassistenz oder Management Assistenz
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Sicheres und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-365-Anwendungen
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen sowie daran, Prozesse aktiv mitzugestalten und kontinuierlich zu verbessern
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Deine Benefits

• Flexibles Arbeiten: 30 Urlaubstage, mobile Work & flexible Zeiten – für echte Vereinbarkeit
• Modernes Setup: Cloudbasiertes Arbeiten mit Microsoft 365 für effizientes, kollaboratives Arbeiten
• Kultur, die trägt: Offene Kommunikation, klare Verantwortung und Vertrauen auf allen Ebenen
• Individuelle Entwicklung: Förderung deiner Stärken – persönlich und fachlich
• Finanzielle Extras: Zuschüsse zur Altersvorsorge, Kinderbetreuung & Mobilität (Deutschland-Ticket)
• Gesundheit & Balance: Hansefit-Sportkooperation & JobRad-Leasing

Für deine Fragen steht dir Niclas Kießling gerne zur Verfügung.

Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.