Teamassistenz mit Verwaltungsaufgaben/in (w/m/d)

Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern; Rostock; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterbildung

Flexible Arbeitszeiten

Vereinbarkeit von Beruf und Privat- &家

Home-Office möglich

Dienstradleasing

Jahressonderzahlung/ Betriebliche Vors

Familienbüro

Mitarbeiterparkplatz

30 Tage Jahresurlaub

Job summary

Universität Rostock sucht eine/n Verwaltungsmitarbeiter/in in der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät, Institut für Chemie, Arbeitsgruppe Organische Chemie. Sie arbeiten an der Organisation der Abteilung, fungieren als zentrale Anlaufstelle und unterstützen bei Vorbereitungen von Lehre, Prüfungen und Gästebetreuung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Budgetüberblick, Beschaffung und Dienstreisen, sowie die Pflege von Webseiten und die Erstellung von Informationsmaterialien.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Gute Deutschkenntnisse sowie die Fähigkeit, sich auch auf Englisch verständigen zu können.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Bereitschaft, universitätsspezifische Verwaltungsprogramme zu nutzen.

Responsibilities

• Administrative Abläufe für Abteilung Organische Chemie organisieren und koordieren.
• Zentrale Anlaufstelle für Professorinnen, Mitarbeitende, Studierende sowie interne/externe Ansprechpersonen.
• Termine und Besprechungen koordinieren und Lehrveranstaltungen/Lehrmittel vorbereiten.
• Budget, Beschaffung, Dienstreisen organisieren und Drittmittelprojekte administrativ unterstützen.
• Webseiten der Abteilung und Professuren pflegen und Informationsmaterialien gestalten.
• Fristen und Abläufe im Blick behalten, Prioritäten setzen.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Verwaltungssoftware

Education

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung

Tools

Office-Anwendungen

Job description

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer. An der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät, Institut für Chemie, Arbeitsgruppe für Organische Chemie besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

• Sie organisieren und koordinieren die administrativen Abläufe für Abteilung Organische Chemie und sorgen dafür, dass im Arbeitsalltag alles gut ineinandergreift
• Sie sind eine zentrale Anlaufstelle für Professorinnen und Professoren, Mitarbeitende, Studierende sowie interne und externe Ansprechpersonen und gestalten den Informationsfluss innerhalb der Abteilung aktiv mit
• Sie koordinieren Termine und Besprechungen und begleiten organisatorisch die Vorbereitung von Lehrveranstaltungen, Prüfungen und die Betreuung von Gästen
• Sie behalten das Sekretariatsbudget im Blick, organisieren Beschaffungsvorgänge und Dienstreisen und unterstützen bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten
• Sie pflegen und aktualisieren die Webseiten der Abteilung und ihrer Professuren und gestalten Informations- und Werbematerialien, beispielsweise für Veranstaltungen und die Gewinnung von Studierenden
• Sie behalten Fristen und Abläufe im Blick, setzen Prioritäten

• eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation
• gute Deutschkenntnisse sowie die Fähigkeit, sich auch auf Englisch verständigen zu können
• einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in universitätsspezifischen Verwaltungsprogrammen und digitale Prozesse einzuarbeiten

• die Möglichkeit zur Weiterbildung
• flexible Arbeitszeiten
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• die Möglichkeit, auch von zu Hause zu arbeiten
• Möglichkeit zum Dienstradleasing
• Jahressonderzahlung/ Betriebliche Altersvorsorge
• Familienbüro
• Mitarbeiterparkplatz
• 30 Tage Jahresurlaub