Teamassistenz mit Verwaltungsaufgaben/in (m/w/d)

Universität Rostock Zentr.UniVerwaltung Land MV; Rostock; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeit

30 Tage Urlaub

Jahresbonus / Betriebliche Altersvorso

Familienbüro

Gesundheitsmanagement & Hochschulsport

Welcome Center

Weiterbildungsmöglichkeiten

Mensa – Mitarbeitenden Tarif

Mobiles Arbeiten

Job summary

Universität Rostock sucht eine Teamassistenz mit Verwaltungsaufgaben (m/w/d) am Standort Rostock-Südstadt. Die Stelle ist unbefristet, Vollzeit (40 Std./Woche) und zahlt nach TV-L Entgeltgruppe 6.

Starttermin: 01.01.2027. Aufgaben umfassen Organisation, Anlaufstelle für Ansprechpartner, Koordination von Terminen, Budgetüberblick, Beschaffung, Reiseorganisation sowie Webseitenpflege.

Qualifications

• Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung absolviert.
• Sichere Deutschkenntnisse; Englischgrundkenntnisse von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; digitales Verwaltungsumfeld willkommen.

Responsibilities

• Sie organisieren und koordinieren die administrativen Abläufe für die Abteilung Organische Chemie und sorgen für reibungslose Abläufe.
• Zentrale Anlaufstelle für Professorinnen/Professoren, Mitarbeitende, Studierende sowie interne/externe Ansprechpartner; Informationsfluss mitgestalten.
• Termine und Besprechungen koordinieren; Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Gästebetreuung organisatorisch begleiten.
• Sekretariatsbudget im Blick behalten, Beschaffung, Dienstreisen organisieren; Unterstützung bei Drittmittelprojekten.
• Webseitenpflegen und Informationsmaterialien gestalten; Veranstaltungen und Studierendengewinnung unterstützen.
• Fristen und Abläufe im Blick behalten, Prioritäten setzen, Organisation weiterentwickeln.

Skills

Organisation

Teamassistenz

Büroorganisation

Terminkoordination

Kundenkontakt

Verwaltungsprozesse

Drittmittelunterstützung

Education

kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung

Tools

MS Office

Job description

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer. An der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät, Institut für Chemie, Arbeitsgruppe für Organische Chemie besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

Teamassistenz mit Verwaltungsaufgaben/in (m/w/d) | Universität Rostock | 3405

Startdatum: zum 01.01.2027

Arbeitszeit: Vollzeit mit 40 Stunden

Entgelt: Entgeltgruppe 6 TV-L

Standort: Campus Südstadt, Rostock

Ausschreibungsnummer: N 98/2026

Befristung: unbefristet

Bewerbungsfrist: 14.11.2026

DAS SIND IHRE AUFGABEN:

• Sie organisieren und koordinieren die administrativen Abläufe für Abteilung Organische Chemie und sorgen dafür, dass im Arbeitsalltag alles gut ineinandergreift
• Sie sind eine zentrale Anlaufstelle für Professorinnen und Professoren, Mitarbeitende, Studierende sowie interne und externe Ansprechpersonen und gestalten den Informationsfluss innerhalb der Abteilung aktiv mit
• Sie koordinieren Termine und Besprechungen und begleiten organisatorisch die Vorbereitung von Lehrveranstaltungen, Prüfungen und die Betreuung von Gästen
• Sie behalten das Sekretariatsbudget im Blick, organisieren Beschaffungsvorgänge und Dienstreisen und unterstützen bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten
• Sie pflegen und aktualisieren die Webseiten der Abteilung und ihrer Professuren und gestalten Informations- und Werbematerialien, beispielsweise für Veranstaltungen und die Gewinnung von Studierenden
• Sie behalten Fristen und Abläufe im Blick, setzen Prioritäten und entwickeln die Organisation des Arbeitsalltags gemeinsam mit den Beteiligten weiter

DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:

• eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation
• gute Deutschkenntnisse sowie die Fähigkeit, sich auch auf Englisch verständigen zu können
• einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in universitätsspezifischen Verwaltungsprogrammen und digitale Prozesse einzuarbeiten
• idealweise Erfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Tätigkeit
• eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben zu koordinieren, Prioritäten zu setzen und Fristen im Blick zu behalten
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Personengruppen sowie ein freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten
• Interesse an Haushalts-, Beschaffungs- und Reisekostenangelegenheiten sowie an der administrativen Unterstützung von Drittmittelprojekten
• Interesse an der Pflege von Webseiten und an der Gestaltung von Informations- und Werbematerialien

Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.

WIR BIETEN IHNEN:

• Flexible Arbeitszeit
• 30 Tage
• Jahresurlaub
• Jahressonderzahlung/ Betriebliche Altersvorsorge
• Familienbüro
• Gesundheitsmanagement & Hochschulsport
• Welcome Center
• Weiterbildungsmöglichkeiten (IT, Sprachen, berufliche Weiterbildung)
• Fahrradleasing
• Mensa - Mitarbeitendentarif
• 24.12. & 31.12. arbeitsfrei
• Mobiles Arbeiten