Teamassistenz (m/w/d) Standort Dortmund

STAR Specialists; Nordrhein-Westfalen; On-site; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Job summary

STAR Specialists sucht eine engagierte Assistenz, die das operative Tagesgeschäft verschiedener Fachbereiche unterstützt und Termine eigenständig plant. Sie koordinieren Besprechungen, bereiten Veranstaltungen vor und kümmern sich um Bürobedarf, Reisedispositionen sowie die Pflege von Intranet-Seiten.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und idealerweise erste Erfahrungen in Teamassistenz/Büroorganisation, sichere Kommunikation und MS-Office-Kenntnisse.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise erste Berufserfahrung in Teamassistenz, Büroorganisation oder administrativen Unterstützung.
• Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit.
• Versierter Umgang mit MS Office Anwendungen.
• Erste Kenntnisse in SAP sind von Vorteil.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Eigeninitiative
• Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen

Responsibilities

• Administrative Unterstützung verschiedener Fachbereiche im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständige Planung, Abstimmung und Koordination von Terminen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung interner und externer Besprechungen
• Planung und Durchführung organisatorischer Aufgaben rund um Veranstaltungen und Workshops
• Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien
• Pflege und Aktualisierung der fachbereichsspezifischen Intranetseiten
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
• Mitwirkung bei der Erfassung und Erstellung von IT-Anforderungen
• Administrative Begleitung von Bestellvorgängen, Rechnungsbearbeitung, Vertragsangelegenheiten und Freigabeprozessen
• Verwaltung, Aktualisierung und Ablage von Dokumenten in verschiedenen Systemen, unter anderem findus
• Übernahme von Vertretungsaufgaben innerhalb der Teamassistenz bei Urlaubsabwesenheiten

Skills

Teamfähigkeit

Kooperationsbereitschaft

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Eigeninitiative

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

SAP

Job description

• Administrative und organisatorische Unterstützung verschiedener Fachbereiche im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständige Planung, Abstimmung und Koordination von Terminen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung interner und externer Besprechungen
• Planung und Durchführung organisatorischer Aufgaben rund um Veranstaltungen und Workshops
• Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien
• Pflege und Aktualisierung der fachbereichsspezifischen Intranetseiten
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
• Mitwirkung bei der Erfassung und Erstellung von IT-Anforderungen
• Administrative Begleitung von Bestellvorgängen, Rechnungsbearbeitung, Vertragsangelegenheiten und Freigabeprozessen
• Verwaltung, Aktualisierung und Ablage von Dokumenten in verschiedenen Systemen, unter anderem findus
• Übernahme von Vertretungsaufgaben innerhalb der Teamassistenz bei Urlaubsabwesenheiten

Zuständigkeiten

• Administrative und organisatorische Unterstützung verschiedener Fachbereiche im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständige Planung, Abstimmung und Koordination von Terminen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung interner und externer Besprechungen
• Planung und Durchführung organisatorischer Aufgaben rund um Veranstaltungen und Workshops
• Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien
• Pflege und Aktualisierung der fachbereichsspezifischen Intranetseiten
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
• Mitwirkung bei der Erfassung und Erstellung von IT-Anforderungen
• Administrative Begleitung von Bestellvorgängen, Rechnungsbearbeitung, Vertragsangelegenheiten und Freigabeprozessen
• Verwaltung, Aktualisierung und Ablage von Dokumenten in verschiedenen Systemen, unter anderem findus
• Übernahme von Vertretungsaufgaben innerhalb der Teamassistenz bei Urlaubsabwesenheiten

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung in der Teamassistenz, Büroorganisation oder administrativen Unterstützung
• Sicheres und freundliches Auftreten sowie eine ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Versierter Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen
• Erste Kenntnisse in SAP sind von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigeninitiative
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Engagement und eine hohe Serviceorientierung
• Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen