Teamassistenz (m/w/d)

Universität Rostock; Rostock; Vor Ort; EUR 33.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine deutsche Hochschule in Rostock sucht eine Teamassistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Physikalischen Chemie. Ihre Aufgaben umfassen das Führen des Vorzimmers, administrative Aufgaben, und die Planung von Veranstaltungen. Die Position erfordert eine abgeschlossene Berufsausbildung und Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch. Flexibilität und gute MS-Office-Kenntnisse sind von Vorteil. Wir bieten eine unbefristete Vollzeitstelle in einer modernen und familienfreundlichen Hochschule.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Büromanagement oder vergleichbarer Abschluss.
• Erste Berufserfahrungen in einer Assistenzposition sind wünschenswert.
• Gute MS-Office-Kenntnisse sind erforderlich.
• Routinierte EDV-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Wünschenswert sind Typo3 Kenntnisse.

Aufgaben

• Führen des Vorzimmers der Bereichsleitung Physikalische Chemie.
• Verwaltungsaufgaben, wie Aktenpflege und Terminvergabe.
• Finanztechnisches und verwaltungsrechtliches Koordinieren von Beschaffungen.
• Planen und Erstellen von Anträgen für Dienstreisen.
• Kalkulieren für die Einstellung von Hilfskräften.
• Planen und Durchführen von Veranstaltungen.
• Sitzungsprotokolle anfertigen.
• Pflegen der Internetpräsenz mit Typo3.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke in Deutsch

Kommunikationsstärke in Englisch

MS-Office-Kenntnisse

EDV-Kenntnisse

Belastbarkeit

Flexibilität

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Termintreue

Eigeninitiative

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Berufsausbildung im Büromanagement

Verwaltungsfachangestellte/r

Tools

Typo3

Jobbeschreibung

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.

An der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät, Institut für Chemie, Arbeitsgruppe für Physikalische Chemie besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

Teamassistenz (m/w/d)

Startdatumzum nächstmöglichen Zeitpunkt

ArbeitszeitVollzeit

EntgeltEntgeltgruppe 6 TV-L

StandortCampus Südstadt, Rostock

AusschreibungsnummerN 139/2025

Befristungunbefristet

Bewerbungsfrist07.01.2026

FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG:

Personalservice:

Georgios Agrofilax
Tel.-Nr.: 0381/498-1282
E-Mail: [e-mail]

Fachbereich:

Prof. Ralf Ludwig
Tel.-Nr.: 0381/498-6517
E-Mail: [e-mail]

DAS SIND IHRE AUFGABEN:

• Führen des Vorzimmers der Bereichsleitung Physikalische Chemie sowie Betreuen und Unterstützen aller im Bereich befindlichen Lehrstühle mit allen administrativen und bereichsbezogenen Sekretariatsaufgaben (deutsch und englisch in Wort und Schrift)
• Verwaltungsaufgaben (Ablegen und Verwalten von Akten, allgemeiner Schriftverkehr, Terminvergabe, Führen Dienstkalender etc.)
• finanztechnisches und verwaltungsrechtliches Koordinieren von Beschaffungsvorgängen und Bearbeiten von Rechnungen
• Planen und Erstellen von Anträgen für Dienstreisen
• Kalkulieren und Vorbereiten der Unterlagen für die Einstellung von studentischen Hilfskräften, wissenschaftlichen sowie wissenschaftsunterstützenden Personal
• Planen, Durchführen und Nachbereiten von Veranstaltungen
• Begleiten und Protokollieren von Sitzungen (deutsch und englisch)
• Pflegen der Internetpräsenz (TypO3) und Erfassen sowie Beschaffen von Hard- und Softwareprodukten

DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss; alternativ sollten Sie uns darlegen, dass Sie über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen in den oben genannten Bereichen verfügen
• wünschenswert sind erste Berufserfahrungen in einer Assistenzposition
• vorausgesetzt werden Kommunikationsstärke in deutsch und englisch (mündlich und schriftlich)
• gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint...)
• routinierte EDV-Kenntnisse (Outlook, Sharepoint...) sind vorhanden
• wünschenswert sind Typo3 Kenntnisse zur Pflege der Internetpräsenz
• Belastbarkeit, Flexibilität und gute Kommunikationsfähigkeit zeichnen Sie aus
• Sie sind sehr gut organisiert, serviceorientiert und haben die Fähigkeit zur proaktiven Aufgabensteuerung
• Ihre Stärken sind zudem Termintreue, Freundlichkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit

WIR ALS ARBEITGEBER:

Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.

WEITERE HINWEISE:

Die tarifliche Erfahrungsstufe legen wir unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell fest.

Sofern Sie diese Stelle in Teilzeit ausüben möchten, ist dies unter Berücksichtigung der dienstlichen Anforderungen grundsätzlich möglich.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 07.01.2026. Wir können nur Bewerbungen berücksichtigen, die über unsere Homepage eingehen. Dazu senden Sie uns bitte Ihre Unterlagen über den Button „Online-Bewerbung“ am Ende eines Stellenangebots zu. E‑Mail‑Bewerbungen können wir leider nicht akzeptieren.

Bewerbungsunterlagen, die unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.

Bewerbungs- und Fahrkosten können wir leider nicht übernehmen.

Werden Sie Teil des Teams

Möchten Sie mehr über das Arbeitsumfeld wissen? Hier erhalten Sie einen Überblick über die Arbeitsgruppen: https://www.chemie.uni-rostock.de/arbeitsgruppen/physikalische-chemie/physikalische-chemie

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Kontakt

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Tel.: [phone] - 0

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Universitätsplatz 1
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