Teamassistenz (m/w/d)

IABG; Koblenz; Vor Ort; EUR 38.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

IABG sucht eine/n administrative/n Allrounder/in in Koblenz, der/die die Niederlassung organisatorisch unterstützt und das Team vor Ort entlastet. Zu den Aufgaben zählen Korrespondenzführung, Dokumentenmanagement und Terminplanung.

Sie bringen idealerweise ein abgeschlossenes kaufmännisches oder wirtschaftsrelevantes Studium mit, verfügen über Organisationstalent, Zuverlässigkeit und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse und arbeiten eigenverantwortlich.

Qualifikationen

• Erfüllung eines kaufmännischen oder wissenschaftlichen Hintergrunds, idealerweise mit Praxis in Verwaltung
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein in sensiblen Abläufen

Aufgaben

• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie Entlastung der Niederlassungsleitung und des Teams vor Ort
• Pflege der Korrespondenz im behördlichen Umfeld sowie Vorbereitung, Registrierung, Versand und Archivierung der Kundenkorrespondenz
• Dokumentenverwaltung und Verteilung
• Organisation und Koordination von Terminen sowie Pflege relevanter Kontakte
• Organisation von Kundenveranstaltungen und internen Projekten
• Planung von Dienstreisen und Erstellung von Reisekostenabrechnungen
• Vertretung für andere Abteilungen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Kenntnisse

Verantwortungsbewusstsein

Diskretion

Zuverlässigkeit

Termintreue

Organisationstalent

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium der Politikwissenschaften, Sozialwissenschaften oder vergleichbar

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

SAP

Jobbeschreibung

Beschreibung der Stelle: Sie halten die Fäden in der Hand, organisieren und betreuen gerne, Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Ihr Team und sorgen dafür, dass alles rundläuft? Sie lieben es, Abläufe zu strukturieren und Dinge am Laufen zu halten? Dann erwartet Sie bei uns ein moderner Arbeitsplatz in modernen Räumen mit viel Freiheit zur eigenverantwortlichen Gestaltung.

Der Geschäftsbereich Defence & Security ist in besonderer Weise den Streitkräften verpflichtet und ein anerkannter technischer Dienstleister auf nationaler und internationaler Ebene bei der Konzeption von Lösungen, der Begleitung von Analyse, Entwicklungs- und Realisierungsvorhaben und der Bereitstellung von Serviceleistungen.

Tätigkeit:

• Unterstützung bei der Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben sowie eigenverantwortliche Entlastung der Niederlassungsleitung und des Teams vor Ort
• Führen der Korrespondenz der Niederlassung im behördlichen Umfeld sowie Vorbereitung, Registrierung, Versand und Archivierung der Kundenkorrespondenz
• Selbständige und sorgfältige Dokumentenverwaltung und -verteilung
• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination von Terminen, Pflege relevanter Kontakte und Register
• Organisation von Kundenveranstaltungen, Übernahme eigener, interner Projekte
• Planung von Dienstreisen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
• Vertretung für andere Abteilungen im Urlaubs- und Krankheitsfall

Voraussetzungen:

• Abgeschlossenes Studium der Politikwissenschaften, Sozialwissenschaften oder vergleichbar oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Auch unter Termindruck ist es Ihnen wichtig dass Ihre Arbeiten eine hohe Qualität haben
• Anwenderkenntnisse in MS-Office und SAP sind wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Ziele:

Durch den perspektivischen Ausbau unserer Beratungs- und Analysekompetenzen leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur Weiterentwicklung unserer Leistungen, zur Zufriedenheit unserer Kunden und damit zum nachhaltigen Geschäftserfolg.