Teamassistenz im Vorstandssekretariat (m/w/d)

Drk Berlin; Berlin; On-site; EUR 30,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

Unbefristetes Arbeitsverhältnis (nach

Zuschuss zum JobTicket oder JobRad

32 Tage Urlaub pro Jahr

30-Stunden-Woche

DRK Benefits

Job summary

Der DRK Landesverband Berliner Rotes Kreuz e.V. sucht eine Teamassistenz (m/w/d) im Vorstandssekretariat in Teilzeit (30 Stunden pro Woche).

Sie unterstützen die Vorstandsassistenz und Referenten bei organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben und tragen zu einem reibungslosen Büroalltag bei. Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und diskret, bringen Berufserfahrung im Sekretariat oder der Verwaltung mit und verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie MS-Office-Kenntnisse

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung.
• Berufserfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine sichere schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Kenntnisse in Büroorganisation, Dokumentenverwaltung und idealerweise in der Digitalisierung von Akten.
• Sicherer Umgang mit Telefon, E-Mail und digitalen Kommunikationsmitteln.

Responsibilities

• Organisation und Koordination: Sie organisieren den Büroalltag und stellen effiziente administrative Abläufe sicher.
• Kommunikation und Korrespondenz: Sie bearbeiten die telefonische und schriftliche Kommunikation sowie den Post- und E-Mail-Verkehr.
• Dokumentenmanagement: Sie erstellen, bearbeiten, pflegen und archivieren Dokumente und unterstützen bei der Digitalisierung von Akten.
• Sitzungsmanagement: Sie unterstützen bei der Organisation von Besprechungen und Sitzungen, sowie der Erstellung der Unterlagen und Protokollen.
• Termin- und Fristenmanagement: Sie überwachen Termine, Fristen und Wiedervorlagen und behalten anstehende Aufgaben zuverlässig im Blick.

Skills

MS Office

Deutschkenntnisse

Sekretariats-Erfahrung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Teamassistenz im Vorstandssekretariat (m/w/d)

Der DRK Landesverband Berliner Rotes Kreuz e. V. ist Spitzenverband der Freien Wohlfahrtspflege und Nationale Hilfsgesellschaft und mit all seinen Gliederungen Teil der weltweiten Rotkreuz- und Rothalbmond-Bewegung. Als einer von 19 Landesverbänden des Deutschen Roten Kreuzes (DRK) übernehmen wir koordinierende Aufgaben für das DRK im Land Berlin und fungieren als Dachorganisation für die DRK-Gliederungen in der Bundeshauptstadt. Wir bieten ein breites Spektrum an Hilfen und Dienstleistungen für Kinder und Familien, Senioren, Menschen mit Migrationshintergrund, Menschen mit Beeinträchtigungen und Bedürftige. Unsere Arbeit orientiert sich an den sieben Rotkreuzgrundsätzen und den DRK-Leitlinien.

Teamassistenz Vorstandssekretariat (m/w/d) in Teilzeit

30 Stunden pro Woche | Ab sofort

Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten gerne strukturiert und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick, kommunizieren sicher, handeln verantwortungsbewusst und legen großen Wert auf Diskretion und Zuverlässigkeit - Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen!

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) für das Vorstandssekretariat mit 30 Wochenstunden. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Vorstandsassistenz und Referenten bei organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben und tragen zu einem reibungslosen Büroalltag bei.

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll

• Organisation und Koordination: Sie organisieren den Büroalltag und stellen effiziente administrative Abläufe sicher.
• Kommunikation und Korrespondenz: Sie bearbeiten die telefonische und schriftliche Kommunikation sowie den Post- und E-Mail-Verkehr.
• Dokumentenmanagement: Sie erstellen, bearbeiten, pflegen und archivieren Dokumente und unterstützen bei der Digitalisierung von Akten.
• Sitzungsmanagement: Sie unterstützen bei der Organisation von Besprechungen und Sitzungen, sowie der Erstellung der Unterlagen und Protokollen.
• Termin- und Fristenmanagement: Sie überwachen Termine, Fristen und Wiedervorlagen und behalten anstehende Aufgaben zuverlässig im Blick.
• Administrative Unterstützung: Sie unterstützen die Vorstandsassistenz und Referenten bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben.
• Empfang und Betreuung: Sie empfangen und betreuen Besucherinnen und Besucher freundlich und professionell.
• Allgemeine Büroorganisation: Sie pflegen Daten und Unterlagen, koordinieren organisatorische Belange und kümmern sich um die Beschaffung von Büromaterial.

Ihr Profil – das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung
• Berufserfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine sichere schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Kenntnisse in Büroorganisation, Dokumentenverwaltung und idealerweise in der Digitalisierung von Akten
• Grundkenntnisse in kaufmännischen und administrativen Abläufen
• Sicherer Umgang mit Telefon, E-Mail und digitalen Kommunikationsmitteln

Ihre persönlichen Stärken

• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenständig.
• Sie sind zuverlässig, verantwortungsbewusst und diskret.
• Sie verfügen über ein freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten.
• Sie arbeiten gerne im Team und bringen Eigeninitiative mit.
• Sie behalten auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick und setzen die richtigen Prioritäten.
• Sie koordinieren mehrere Aufgaben parallel und erledigen diese termingerecht.

Erfahrungen mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen sowie in der Organisation von Sitzungen oder Veranstaltungen sind von Vorteil.

Kontakt

DRK Landesverband Berliner Rotes Kreuz e.V.

Personalabteilung

Bachestraße 11

12161 Berlin

Unser Angebot:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis nach einer Probezeit von 6 Monaten
• Zuschuss zum JobTicket oder JobRad
• 32 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5 Tage Woche
• 30 Stunden Woche
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