Teamassistent/in Architekturbüro

omlor-weigert architekten und generalplaner gmbH; Regensburg; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Festanstellung

Vielseitiges Aufgabenfeld

Modernes Arbeitsumfeld

Job summary

omlor-weigert architekten und generalplaner gmbh in Regensburg sucht eine engagierte Teamassistenz/Office Managerin (m/w/d) in Vollzeit. Sie organisieren den Büroalltag, betreuen das Planungsteam und sorgen für ein reibungsloses Arbeitsumfeld.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Verwaltung, IT-Ansprechpartner, Onboarding, Organisation von Teamevents und Unterstützung bei Bauprojekten. Deutschkenntnisse auf hohem Niveau sind erforderlich.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Teamgeist.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint).
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation des Büroalltags (Postlauf, Telefonzentrale, Büromaterial).
• Pflege der Gemeinschaftsbereiche, Besprechungsräume und Teamevents.
• First-Level-IT-Fragen betreuen (Drucker, Telefonanlage, Zugänge).
• Auszubildende im administrativen Bereich betreuen und anleiten.
• Onboarding neuer Mitarbeitender unterstützen und Arbeitsplatz vorbereiten.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Hands-on

Deutschkenntnisse gut

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Unternehmensbeschreibung

omlor-weigert architekten und generalplaner gmbh ist ein etabliertes Architekturbüro mit Sitz in Regensburg, das umfassende Planungsleistungen aus einer Hand anbietet. Das Unternehmen realisiert vielfältige Großprojekte im Hochbau und legt Wert auf funktionale und zugleich gestalterisch hochwertige Lösungen. Ein interdisziplinäres Team arbeitet eng zusammen, um Bauvorhaben für renommierte Kunden aus Industrie und Gewerbe effizient und qualitätsbewusst umzusetzen. Mitarbeitende profitieren von einer professionellen Arbeitsumgebung mit klaren Strukturen und der Möglichkeit, sich in anspruchsvollen Projekten aktiv einzubringen.

Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) in Vollzeit – Regensburg

Für unser Architekturbüro in Regensburg suchen wir ab sofort Verstärkung im Office Management.

Sie sind die gute Seele unseres Büros, halten unserem Planungsteam den Rücken frei und sorgen mit Anpackmentalität und Organisationstalent für ein wohlfühlendes und reibungsloses Arbeitsumfeld.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation des Büroalltags (Postlauf, Telefonzentrale, Verwaltung von Büromaterial, Getränken und Teambedarf)
• Sorge für eine ordentliche und einladende Büroumgebung (Pflege der
• Gemeinschaftsbereiche, Pflanzen und Besprechungsräume).
• Ansprechperson für First-Level-IT-Fragen (Druckerprobleme, Telefonanlage, Verwaltung von Zugängen/Handyverträgen)
• Betreuung und Anleitung von Auszubildenden im administrativen Bereich.
• Herzliches Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Arbeitsplatzvorbereitung, Einweisung)
• Organisation von Teamevents, Büroausflügen, Weihnachtsaktionen sowie kleinen Aufmerksamkeit im Team.

Projekt- & Kaufmännische Assistenz:

• Vorbereitung von Honorar- und Nachtragsangeboten, Rechnungsstellung und Vorbereitung von Zahlungsplänen.
• Vorbereitung für Preisspiegeln, Erstellen von Mittelabflussplänen
• Unterstützung bei Bauanträgen (Online-Einreichung, Dokumentenverwaltung) und Einholen von Subunternehmer-Zuarbeiten
• Prüfen von Bestellungen, Kreditkartenabrechnungen und Nachhalten von Fristen.
• Ausbildung & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung im Bereich Office Management oder Assistenz – idealerweise im Umfeld von Architektur, Bauwesen oder Planung – ist von Vorteil.
• Software & IT-Affinität: Routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie Grundverständnis für digitale Plattformen und Bürotechnik.
• Persönlichkeit & Arbeitsweise: Hands‑on‑Mentalität, Organisationstalent und Freude daran, sowohl bei administrativen als auch bei praktischen Aufgaben im Büro mit anzupacken.
• Kommunikation: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Teamgeist sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten.

Das bieten wir Ihnen

• Eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit an unserem Standort in Regensburg.
• Ein abwechslungsreiches, vielseitiges Aufgabenfeld, in dem kein Tag dem anderen gleicht.
• Ein modernes Arbeitsumfeld in einem kreativen und kollegialen Team.

Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und eine strukturierte Einarbeitung