Assistenz (m/w/d)

foerder-landschaftsarchitekten; Essen; Hybrid; EUR 30,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Teilzeitoption

Fortbildungsmöglichkeiten

Fahrtkostenbeteiligung

Kicker-Tisch

Team-Events

Job summary

foerder-landschaftsarchitekten sucht eine Assistenz der Geschäftsführung und Büroorganisation. Du bist die erste Ansprechpartnerin für Termine, Korrespondenz und Unterlagen der Geschäftsführung und verantwortest den laufenden Betrieb unserer Standorte in Essen und Köln.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, betreust Empfang, Ablage und Personalverwaltung. Die Stelle ist unbefristet mit flexiblen Arbeitszeiten; Teilzeitoptionen und eine leistungsgerechte Bezahlung sind gegeben.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Eigeninitiative und Engagement.

Responsibilities

• Vorbereitung von Terminen und Regelrunden der Geschäftsführung.
• Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen und Gesellschafter-/Gremienterminen.
• Korrespondenz mit Auftraggebern, Behörden und Partnern.
• Empfang, Organisation der Büroablage und Archivierung.
• Personalakten, Urlaubsplanung und Zeugniserstellung.
• Onboarding neuer Mitarbeitender und Organisation von Weiterbildungen.
• Schnittstelle zum externen IT-Dienstleister.
• Planung und Organisation von Teamveranstaltungen und Firmenfesten.

Skills

Microsoft Office

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Wir sind ein etabliertes, kreatives und leidenschaftliches Landschaftsarchitekturbüro aus dem Herzen des Ruhrgebiets und des Rheinlands. Unser Arbeitsspektrum umfasst die Planung von Parkanlagen, Stadträumen, Wohnumfeldern und vielem mehr.
Unser Büro wächst und wir haben unsere Geschäftsführung erweitert. Deshalb suchen wir eine/n Assistenz der Geschäftsführung und Büroorganisation. In Deiner Position arbeitest Du der Geschäftsführung direkt zu und verantwortest den laufenden Betrieb unserer Standorte in Essen und Köln. Du bist die erste Adresse für Termine, Korrespondenz und Unterlagen der Geschäftsführung — und die Person, bei der alles zusammenläuft, was die Büroorganisation betrifft. Der Sitz ist Essen; Köln wird mitbetreut.

In unserem Team ist jede/r willkommen, unabhängig von Nationalität, Herkunft oder Geschlecht. Wir sehen diese Vielfalt als Chance für jede/n persönlich, für unser Büro und unsere Projekte. Gemeinsame Werte wie Empathie, Wertschätzung und Hilfsbereitschaft sind für uns genauso, wie eine offene und vertrauliche Kommunikation, grundlegender Bestandteil der täglichen Arbeit.

Unsere tägliche Arbeit im Büro wird durch gemeinsame Mittagspausen und Kicker-Partien sowie regelmäßige Teamevents, Ausflüge, Feste und Weiterbildungsveranstaltungen ergänzt.

Sei dabei und lass uns gemeinsam die Welt von morgen gestalten. Wir freuen uns auf Dich!

Die Geschäftsführung ist arbeitsfähig

• Vorbereitung von Terminen, Fristen und Regelrunden der Geschäftsführer
• Vorbereitung von Gesellschafter- und Gremienterminen, Reisekostenabrechnungen
• Organisatorische Unterstützung der GeschäftsführungKorrespondenz mit Auftraggebern, Behörden, Planungspartnern und Firmen — eigenständig formuliert

Der Bürobetrieb läuft — in Essen und Köln

• Empfang, Telefonzentrale, Post in beide Richtungen
• Unterstützung bei der digitalen und analogen Ablage sowie der Archivierung Einkauf für beide Standorte, Angebote einholen und vergleichen
• Unterstützung in Mietangelegenheiten
• Schnittstelle zu unserem externen IT-Dienstleister

Die Personalverwaltung ist organisiert

• Personalakten, Urlaubsplanung, Krankmeldungen
• Arbeitsverträge, Ergänzungsvereinbarungen, Zeugnisse vorbereiten
• Onboarding neuer Mitarbeitender, Begleitung von Austritten
• Fortbildungen anmelden und nachhalten, Meldungen an das Lohnbüro
• Organisation von Jahres- und Entwicklungsgesprächen

Das Team wird zusammengehalten

• Unterstützung bei der Organisation von Teamveranstaltungen, Exkursionen, Weihnachtsfeier, gemeinsame Essen — standortübergreifend gedacht
• Geburtstage, Hochzeiten, Firmenjubiläen der Mitarbeitenden im Blick haben

Die Schnittstelle zum kaufmännischen Büromanagement

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und des kaufmännischen Büromanagements und kommunikative Schnittstelle in diesem Bereich.
• Unterstützung des Büromanagements in Vertretungsfällen bei Rechnungsstellung, Buchhaltung, Kommunikation mit Steuerberatung.

Was Dich auszeichnet:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in der Architekturbrache ist wünschenswert aber keine Voraussetzung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Eigeninitiative und Engagement
• Lösungsorientiertes und offenes Denken und Handeln
• Motivation zur gemeinsamen Weiterentwicklung unseres Büros

Was wir Dir bieten:

• Ein unbefristetes Anstellungsverhältnis mit flexiblen Arbeitszeiten bei leistungsgerechter Bezahlung
• Teilzeitoption
• Abwechslungsreiche und spannende Aufgaben in einem netten, hilfsbereiten und kommunikativen Team
• Gute Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zeit- und Kostenbudget für regelmäßige Fortbildungen
• Ein verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit viel Gestaltungspotential
• Selbstbestimmte und selbstorganisierte Arbeitsweise
• Einen modernen und klimatisierten Arbeitsplatz mit optimaler technischer Ausstattung im Herzen des Ruhrgebiets, in Essen-Rüttenscheid
• Fahrtkostenbeteiligung
• Abwechslungsreiche Firmen- und Teamevents
• Einen Kicker-Tisch der auf Dich und Deine Fähigkeiten wartet

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.