Team Assistant – HR & Finance

Jobtailor; Berlin; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor in Berlin sucht eine engagierte Unterstützung im HR-Administrationsteam. Sie pflegen Personal- und Stammdaten, unterstützen vorbereitende Buchhaltung und das Dokumentenmanagement.

Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und proaktiv, kommunizieren klar auf Deutsch und nutzen MS Office, insbesondere Excel. Onboarding und Offboarding gehören zum Alltag, ebenso die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Qualifikationen

• Kaufmännischer Hintergrund durch Ausbildung oder praktische Erfahrung.
• Idealerweise erste Erfahrungen in HR-Administration.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturiertes, sorgfältiges und zuverlässiges Arbeiten.
• Eigeninitiative, proaktives Mitwirken und Ideenbeitrag.
• Souveräner Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und Freude an administrativen Aufgaben.

Aufgaben

• Support in HR-Administration und vorbereitender Buchhaltung.
• Pflege von Personal- und Stammdaten sowie Verwaltungsakten.
• Vorbereitung eingehender Rechnungen und Dokumentenmanagement.
• Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen und Prüfung von Kreditkartenabrechnungen.
• Administrative Unterstützung bei Onboarding/Offboarding.
• Pflege Urlaubs- und Krankmeldungen.
• Ansprechpartner für Mitarbeitende bei administrativen Fragen.
• Kommunikation mit externen Partnern wie Krankenkassen.
• Unterstützung allgemeiner administrativer Prozesse im Tagesgeschäft der Agentur.

Kenntnisse

Sehr gute Deutschkenntnisse

Organisationsfähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten

Eigeninitiative

Proaktives Beitragen

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung/Lehre oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

Excel

Jobbeschreibung

Responsibilities

• Support in HR administration and preparatory accounting
• Maintain employee and master data as well as administrative records
• Preparation of incoming invoices and support in document management
• Support with travel expense reports and review of credit card statements
• Administrative support for onboarding and offboarding processes
• Maintain vacation and sick leave records
• Point of contact for employees regarding administrative queries
• Communication with external partners such as health insurance providers or service providers
• Support general administrative and organizational processes in day-to-day agency operations

Requirements

• Commercial background through formal training or practical professional experience
• Ideally, initial experience in HR administration and knowledge of preparatory accounting
• Very good German language skills, both written and spoken
• Structured, careful and reliable way of workingStrong organizational skills and a pragmatic, hands‑on approach
• Self‑initiative and willingness to engage proactively and contribute ideas
• Confident use of common Office applications, particularly Excel
• Strong communication skills and enjoyment of administrative and organizational tasks