Management Team Assistant – Organization & Administration

Jobtailor; Norderstedt; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor in Schleswig-Holstein sucht eine erfahrene Assistenz/Office-Managerin zur Organisation administrativer Prozesse im Managementumfeld. Sie planen Geschäftsreisen, koordinieren Meetings und unterstützen Backoffice sowie Geschäftsführung.

Sie arbeiten selbstständig, zuverlässig und flexibel, verfügen über starke Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse von Vorteil. Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Präsentationen sowie die Pflege vertraulicher Informationen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in Assistenz, Verwaltung, Büromanagement oder Office-Management.
• Gute organisatorische und Koordinationsfähigkeiten; Überblick über mehrere Aufgaben.
• Selbstständige, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise.
• Aufgaben priorisieren und Nachverfolgung offener Punkte sicherstellen.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse vorteilhaft.
• Flexibilität in Arbeitszeiten in Abstimmung mit dem Management.

Aufgaben

• Koordination und Organisation administrativer Prozesse im Managementumfeld.
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen).
• Termin- und Meetingkoordination intern und extern.
• Vorbereitung und logistische Unterstützung von Terminen und Reisen.
• Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Angelegenheiten.
• Enge Zusammenarbeit mit Backoffice und Geschäftsführung.
• Vorbereitung von Präsentationen, Dokumenten und Berichten.
• Koordination interner Informationen und Ansprechpartner.
• Unterstützung bei kurzfristigen organisatorischen Anfragen.

Kenntnisse

Organisation

Koordination

Zeitmanagement

Diskretion

Kommunikation

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Digitale Anwendungen

Jobbeschreibung

Responsibilities

• Coordination and organization of administrative processes within the management environment
• Planning and booking business travel including flights, hotels and rental cars
• Scheduling and coordinating internal and external meetings
• Preparation and logistical support for appointments and business trips
• Tracking tasks, deadlines and outstanding organizational matters
• Close collaboration with our back office and executive management
• Preparation and compilation of presentations, documents and reports
• Coordination of internal information and points of contact
• Support with short-term organizational issues and special assignments

Requirements

• A commercial vocational qualification or an equivalent qualification
• Experience in assistance, administration, office organization or office management
• Strong organizational and coordination skills; able to maintain an overview across multiple tasks
• Independent, reliable and proactive working style
• Ability to prioritise tasks and consistently follow up on outstanding items
• Responsible and discreet handling of confidential information
• Confident use of MS Office and digital applications
• Excellent German language skills; English skills are an advantage
• Some flexibility in working hours in coordination with management

Core Competencies

Demonstrates strong organizational and coordination skills, with a focus on administrative processes, task prioritization, and effective communication. Proficient in managing business travel arrangements and preparing presentations while maintaining confidentiality and discretion.

Certifications & Qualifications

• Commercial Vocational Qualification