Personal Assistant – Executive Assistant

Jobtailor; Köln; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor in Köln sucht eine zuverlässige Assistenz zur Unterstützung im Personal- und Büroalltag. Du planst und buchst Reisen, organisierst Termine, kalendarische Abläufe und koordinierst tägliche Aufgaben im Büro.

Zu deinen Aufgaben gehören auch Unterstützung im Rechnungswesen, Recruitingprozesse und die Erstellung sowie Formatierung von Vorschlägen. Du arbeitest eigenverantwortlich, bist proaktiv, kommunikationsstark und passt gut ins Team.

Qualifikationen

• Sehr zuverlässig und strukturiert.
• Schnelle Verfügbarkeit und Reaktionsfähigkeit.
• Eigenständiges Arbeiten und Proaktivität.
• Verantwortungsbewusstsein sowie effiziente Problemlösung.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Standort Köln oder Umgebung für gelegentlichen Vor-Ort-Einsatz.

Aufgaben

• Persönliche Assistenz inkl. Kalender- und Aufgabenmanagement.
• Planung und Buchung von Reisen (Flüge, Unterkunft, Reisen).
• Organisation von Terminen, Kalender und Arbeitsabläufen.
• Besorgungen und kleine organisatorische Aufgaben in Köln.
• Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben, die Zeit beanspruchen.
• Agentur- und Geschäftssupport (ca. 50%).
• Unterstützung im Rechnungswesen (Belege sammeln, vorbereiten).
• Mitwirkung im Recruiting-Prozess (Koordination, Vorauswahl, Kommunikation).
• Vorbereitung und Formatierung von Vorschlägen.
• Allgemeine organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft der Agentur.

Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Proaktive Arbeitsweise

Verantwortungsbewusstsein

Kommunikativ

Deutschkenntnisse

Standort Köln

Jobbeschreibung

Responsibilities

• Personal assistance (approx. 50%)
• Planning and booking flights, accommodation and travel
• Organizing appointments, calendar and workflows
• Errands and small organizational tasks in Cologne
• Support with everyday matters that take time but do not require my full attention
• Agency & business support (approx. 50%)
• Support with accounting (e.g., collecting, preparing and organizing receipts)
• Support with recruitment processes (e.g., coordination, pre-selection, communication)
• Preparing and formatting proposals
• General organizational support in day-to-day agency operations

Requirements

• You are extremely reliable and structured
• Quick availability and responsiveness
• You think proactively and take on tasks independently
• You enjoy taking responsibility and solving things efficiently
• You are communicative and organized
• You are located in Cologne or the surrounding area to occasionally handle on-site tasks
• A good personal fit between us
• Very good German skills (spoken & written)

Core Competencies

Demonstrates strong organizational and personal assistance capabilities, with a focus on proactive problem‑solving and efficient task management. Proficient in supporting agency operations, including accounting and recruitment processes, while maintaining excellent communication skills in German.