Standortassistenz (m/w/d)

KIRCHNER ENGINEERING CONSULTANTS GMBH; Minden; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

KIRCHNER ENGINEERING CONSULTANTS GMBH in Minden sucht eine motivierte Persönlichkeit für die Teilzeitstelle im kaufmännischen Projektbereich sowie im Office Management. Die Rolle umfasst die Bearbeitung von Rechnungen, die Organisation von Terminen und die Unterstützung interner Projekte zur Prozessgestaltung.

Der ideale Kandidat hat eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, starke Kommunikationsfähigkeiten und einen sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Excel. Die Position ist ab Juli 2026 zu besetzen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Kaufmännisches Grundverständnis sowie Erfahrung mit administrativen Abläufen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.

Aufgaben

• Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie Unterstützung im Zahlungsverkehr.
• Organisation und Koordination von Besprechungen, Terminen, Veranstaltungen.
• Unterstützung von internen Projekten zur Prozess- und Organisationsgestaltung.

Kenntnisse

MS Office

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Fachbereiche: Verwaltung
Standorte: Minden
Voll-/Teilzeit:Teilzeit
Startzeitpunkt: Ab Juli 2026

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine motivierte und zuverlässige Persönlichkeit, die sich im kaufmännischen Projektbereich ebenso wohlfühlt wie im Office Management. In dieser vielseitigen Rolle hast du die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und unsere internen Projekte sowie die Weiterentwicklung unserer Organisation aktiv mitzugestalten.

Deine Aufgaben

• Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen, sowie Unterstützung im Zahlungsverkehr.
• Telefon- und E-Mail-Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartnern:innen.
• Pflege und Aktualisierung projektbezogener Daten in unseren ERP- und Verwaltungssystemen.
• Mitwirkung bei der Erstellung von Angeboten, Abrechnungen und projektrelevanten Übersichten.
• Unterstützung von internen Projekten zur Prozess- und Organisationsgestaltung im Unternehmen.
• Sicherstellung eines professionellen Büro- und Verwaltungsablaufs.
• Organisation und Koordination von Besprechungen, Terminen, Veranstaltungen und Besucherempfängen.
• Erstellung von Auswertungen, Listen und Berichten.
• Organisation und Protokollführung von Teambesprechungen
• Ansprechpartner:in für interne und externe Kommunikation inkl. Telefonzentrale, E-Mail-Postfach und Postbearbeitung.
• Unterstützung beim On- und Offboarding neuer Mitarbeitender:innen sowie bei Reise- und Buchungsprozessen.
• Pflege zentraler Listen, Datenbanken und interner Tools.
• Funktion als Key-User:in für interne Systeme und Prozesse.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Kaufmännisches Grundverständnis sowie Erfahrung mit administrativen Abläufen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
• Erfahrung mit ERP-Systemen von Vorteil.
• Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung.
• Zuverlässigkeit, Flexibilität, Diskretion und Teamgeist.