Sekretär (m/w/d)

I.K.Hofmann - experts; Bremen; On-site; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Übertarifliche Bezahlung

Flexible Arbeitszeiten

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 Urlaubstage

Gute Balance Büropräsenz/Mobiles

Übernahmechance durch Kunden

Mitarbeiter werben Mitarbeiter Prämie

Weihnachts- und Urlaubsgeld

Job summary

I. K. Hofmann GmbH sucht in Bremen eine Sekretärin/einen Sekretär (m/w/d) mit mehrjähriger Sekretariatserfahrung.

Sie koordinieren Vorgänge, unterstützen die Führungskraft administrativ und beschaffen Büro- material. Reiseorganisatio n, Budget-überblick und externe Besprechungen fallen ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich. Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, beherrschen SAP und MS Office sicher und verfügen über gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar.

Responsibilities

• Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat.
• Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Verwaltung von Büromaterial und Organisation von Umzügen oder Transporten
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Dienstreiseanträge, -genehmigungen und Abrechnungen in SAP
• Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops und Reisen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Sortierung und Weiterleitung von E-Mails
• Protokollführung in Besprechungen

Skills

Sekretariatserfahrung

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

MS Office

Job description

Einfach exzellente Aussichten! Wir sind eine Marke der I. K. Hofmann GmbH und bieten die besten Jobs für Fach- und Führungskräfte bei renommierten Unternehmen.

Für unseren Kunden, einem führenden Technologieunternehmen der Rüstungs- und Sicherheitsindustrie in Bremen, suchen wir einen Sekretär (m/w/d).

Was erwartet Sie?

• Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
• Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
• Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe
• Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe
• Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
• Verwaltung der Sekretariatsablage
• Protokollführung in Besprechungen
• Erstellung von Vorgaben für einen/ die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z.B. Ablagestruktur)

Was bringen Sie mit?

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
• Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute SAP Kenntnisse
• Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
• Hohes Organisationsgeschick auch unter hoher Belastung
• Zielorientierte und selbständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative

Was bieten wir Ihnen?

• Übertarifliche Bezahlung
• Flexible Arbeitszeiten
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Urlaubstage
• Gute Balance zwischen Büropräsenz und mobilem Arbeiten
• Übernahmechance durch Kunden
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter Prämie
• Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Vergünstigungen über corporate benefits Germany GmbH
• Persönliche Betreuung