Assistenz der Bereichsleitung (all gender)

ALTEN Germany; Kassel; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zukunftsorientierter Arbeitsplatz

Attraktive Vergütung

Mobiles Arbeiten

Individuelle Weiterbildungen

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Zusammenfassung

ALTEN Germany in Kassel sucht eine Fachkraft für das Sekretariat, um alle Vorgänge im Sekretariatsbereich zu organisieren und den Vorgesetzten bei administrativen Aufgaben zu unterstützen. Wichtige Anforderungen umfassen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, fundierte Erfahrung im Sekretariat und gute Kenntnisse in SAP. Mobiles Arbeiten ist nach Absprache möglich, und es werden individuelle Weiterbildungen angeboten. Die Stelle bietet einen zukunftsorientierten Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag.

Qualifikationen

• Fundierte Erfahrung im Sekretariat erforderlich.
• Zusatzqualifikation im Bereich Assistenz oder einem Fachgebiet von Vorteil.
• Erfahrung in der Unterstützung bzw. Abwicklung von Projekten.

Aufgaben

• Organisieren des Sekretariats und Überwachung von Vorgängen.
• Unterstützen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Verwalten und Beschaffen von Büromaterial.

Kenntnisse

Erfahrung im Sekretariat

SAP-Kenntnisse

MS Office Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Aufgaben

• organisierst das Sekretariat und koordinierst sowie überwachst alle Vorgänge im Sekretariatsbereich
• unterstützt deinen Vorgesetzten (all gender) bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
• verwaltest und beschaffst Büromaterial und -ausstattung und organisierst Umzüge oder innerbetriebliche Transporte
• bearbeitest Urlaubsanträge und Krankmeldungen
• bearbeitest Dienstreiseanträge, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
• bereitest Konferenzen, Workshops und Besprechungen (intern und extern) administrativ und inhaltlich vor und planst diese
• organisierst Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen etc.) und übernimmst die Betreuung und Bewirtung von Gästen
• erstellst Präsentationen, Berichte und Übersichten - teilweise nach Vorgabe
• erledigst anfallende Korrespondenz und nimmst Telefonate in Deutsch und Englisch entgegen und leitest sie weiter - teilweise nach Vorgabe
• sichtest und bereitest die Eingangs- und Ausgangspost auf und verteilst sie nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
• verwaltest die Sekretariatsablage und führst Protokoll in Besprechungen
• erstellst Vorgaben für die Sekretärinnen im zugeordneten Bereich
• unterstützt deinen Vorgesetzten (all gender) fachlich und entlastest sie/ihn im Tagesgeschäft
• unterstützt deinen Vorgesetzten (all gender) im Rahmen von Projekten oder bei der Abwicklung interner Kleinprojekte nach Abstimmung
• führst Recherchen durch, bewertest und bereitest Inhalte auf und bereitest Entscheidungen vor

Qualifikationen

• hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• bringst fundierte Erfahrung im Sekretariat mit
• verfügst über eine Zusatzqualifikation im Bereich Assistenz oder in einem Fachgebiet des zugeordneten organisatorischen Bereichs
• hast Erfahrung in der Unterstützung bzw. Abwicklung von Projekten
• verfügst über gute SAP-Kenntnisse
• hast sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
• verfügst über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Leistungen

• Zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• Attraktive Vergütung
• Mobiles Arbeiten nach Absprache
• Individuelle interne und externe Weiterbildungen
• Flexible Arbeitszeitgestaltung mit Gleitzeitkontenregelung