Sekretär*in / Direktionsassistenz (m/w/d)

Universitätsklinikum Freiburg; Deutschland; Remote; EUR 42,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

VBL

Job Ticket BW

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

Universitätsklinikum Freiburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Sekretär*in/ Direktionsassistenz (m/w/d) zur Übernahme des Chefsekretariats und der Verwaltung der Arbeitsgruppe. Die Position bietet Einblicke in Budget- und Drittmittelprozesse sowie vielfältige administrative Aufgaben in einem universitären Umfeld.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Verwaltungserfahrung und arbeiten strukturiert, serviceorientiert sowie teamfähig.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Erfahrung im Verwaltungsbereich.
• Strukturierte, selbstständige, serviceorientierte Arbeitsweise.
• Freundliches Auftreten, Teamfähigkeit und Engagement.
• Englischkenntnisse in Wort und Schrift vorteilhaft.
• Routinierter Umgang mit gängigen Office-Programmen; SAP/HISinOne-Kenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Führung des Chefsekretariats.
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung (Controlling).
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten (Terminkoordination, Korrespondenz, Reisen, Büroorganisation).
• Personalangelegenheiten, Einarbeitung von Mitarbeitern und Vertragsverlängerungen.
• Bestell- und Abrechnungswesen; administrative Betreuung der Mitarbeitenden der Arbeitsgruppe.
• Planung und Organisation von Veranstaltungen.

Skills

Chefsekretariat führen

Strukturierte Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

HISinOne

Office-Apps

Apple-Ökosystem

Job description

Das Institut für Physiologie II, Direktor: Prof. Dr. B. Fakler, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine\\*n# Sekretär\\*in / Direktionsassistenz (m/w/d)### Wir bieten Ihnen:* eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und interessante Tätigkeit in einem kollegialen Umfeld* gute Weiterbildungsmöglichkeiten* betriebliche Altersvorsorge (VBL)* Job Ticket BW* die Vergütung erfolgt nach TV-L in einer Spanne von E8 bis E9B### Einblick in Ihre Aufgaben:* Führen eines Chefsekretariats* Haushalts- und Drittmittelverwaltung (Controlling) des Institut für Physiologie II* allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten wie Terminkoordination, internationale Korrespondenz, Dienstreisen, Büroorganisation* Personalangelegenheiten, Vorbereitung von Personaleinstellungen sowie Vertragsverlängerungen* Bestell- und Abrechnungswesen* administrative Betreuung der Mitarbeiter\\*innen der Arbeitsgruppe* Planung und Organisation von Veranstaltungen### Ihre Qualifikation:* Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen bzw. Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation* strukturierte, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise* freundliches und sicheres Auftreten* Teamfähigkeit und hohes Engagement* interkulturelle Kompetenz* Kenntnis der Verwaltungsabläufe an einer Universität sowie Sprachkenntnisse Englisch (in Wort und Schrift) sind von Vorteil* routinierter Umgang mit den gängigen Office-Programmen (und dem Apple Ökosystem)* idealerweise verfügen Sie bereits über gute Kenntnisse von SAP, HISinOne bzw. bringen die Bereitschaft mit, sich zügig in die Programme einzuarbeiten### Interesse? Dann senden Sie uns Ihre Unterlagen!### Fragen? Dann rufen Sie uns an:Martina Meßmer0761 203-5176Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar,soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte Bewerber\\*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.